Questions et réponses sur la déclaration des numéros de sécurité sociale à votre compagnie d’assurance maladie

Résumé:

Dans cet article, nous discuterons de l’importance de signaler votre numéro de sécurité sociale (SSN) à votre compagnie d’assurance maladie. Nous couvrirons les raisons pour lesquelles un SSN est requis, le processus d’obtention d’un SSN et les instructions pour les étudiants et les universitaires de candidature à un SSN avec un emploi sur le campus. De plus, nous fournirons des réponses aux questions fréquemment posées liées aux SSN et à l’assurance maladie.

Numéro de sécurité sociale (SSN)

U.S. La loi fédérale exige que toutes les personnes employées dans le U.S. Pour avoir un numéro d’identification fiscale: un numéro de sécurité sociale (SSN) ou un numéro d’identification individuel des contribuables (ITIN). Parmi les deux types de numéros d’identification fiscale, le SSN est le plus courant. Les SSN sont utilisés pour identifier les employés et les salaires fiscaux et ne sont émis qu’à des fins d’emploi. Veuillez noter que la Social Security Administration ne publiera pas de SSN dans le but d’ouvrir un compte bancaire ou d’obtenir un permis de conduire ou un téléphone.

Important: un SSN n’est pas tenu de commencer l’emploi, mais doit être obtenu immédiatement après avoir été embauché. Vous avez besoin d’un emploi ou d’une offre d’emploi pour demander un SSN, et pendant que vous attendez votre numéro de sécurité sociale, votre employeur peut utiliser la lettre que vous recevez de la Social Security Administration indiquant que vous avez demandé un SSN.

Veuillez noter que pour l’emploi des étudiants F-1 non basés sur les vélos (Emploi CPT et sur le campus), la Social Security Administration ne traitera pas de demande de SSN si elle est plus de 30 jours avant la date de début prévue de l’emploi; Dans le cas de l’emploi F-1 basé sur EAD, la date de début de l’emploi sur la carte EAD doit déjà avoir été contactée avant que la Social Security Administration traite la demande de SSN.

Remarque: pour ces étudiants et universitaires (E.g., étudiants parrainés et étudiants athlètes) qui reçoivent des bourses, des subventions ou des allocations imposables.S. sources mais ne sont pas employés dans le u.S., Vous devez demander le numéro d’identification individuel des contribuables (ITIN) qui est détaillé plus loin dans cette page.

Instructions pour les étudiants / universitaires postulent pour un SSN avec un emploi sur le campus

Étape 1: Vérifiez l’emploi (étudiants F-1 et J-1 uniquement)

Les étudiants F-1 et J-1 doivent que leur service d’employage remplisse un formulaire de vérification des étudiants SSN et le porter aux services internationaux des étudiants et des boursiers pour vérification. La Social Security Administration oblige les titulaires de visas étudiants F-1 et J-1 pour soumettre la preuve de l’emploi sur le campus avec vérification d’un conseiller des services internationaux d’étudiants et d’érudits. Pour être éligible pour demander un numéro de sécurité sociale, vous devez être employé ou avoir une promesse d’emploi d’un service sur le campus, qui est montré par le formulaire de vérification des étudiants SSN.

1. Tout d’abord, votre service d’accueil doit remplir le formulaire de vérification des étudiants SSN et l’imprimer sur son papier à en-tête de département.
2. Deuxièmement, vous devez avoir le formulaire de vérification de l’emploi des étudiants SSN vérifié par les services internationaux des étudiants et des érudits.

Remarque: J-1 Research Scholars, professeurs J-1, chercheurs à court terme J-1, spécialistes J-1, H-1BS, TNS, O-1s et tous les autres détenteurs de visas dont la classification permet au travail ne nécessite pas une lettre de vérification de l’emploi de l’UA ou un formulaire de vérification de l’emploi des étudiants SSN pour demander un numéro de sécurité sociale pour l’emploi.

Étape 2: Période d’attente complète de la sécurité sociale

Avant de pouvoir soumettre une demande à la Social Security Administration pour un SSN, votre dossier F-1 ou J-1 SEVIS doit avoir été enregistré / validé au moins 2 jours avant la date de demande SSN.

Donc, si vous êtes un nouvel étudiant ou érudit et que vous venez d’arriver, vous devez d’abord effectuer l’enregistrement et l’orientation avec les ISS et devrez attendre jusqu’à 2 jours après la fin de l’enregistrement et de l’orientation.

Étape 3: Demandez le SSN dans les bureaux de la Social Security Administration

À compter du 7 avril 2022, le Tuscaloosa Social Security Administration Office ne vous oblige plus à demander un rendez-vous à l’avance pour demander un SSN.

Vous pouvez postuler directement dans les bureaux de la Social Security Administration (Blvd University 2005., Suite 1200, Tuscaloosa, AL 35401).

Les bureaux de la SSA sont ouverts du lundi au vendredi (sauf les vacances fédérales), de 9 h à 16 h.

Pour demander un SSN, veuillez présenter les documents suivants:

• Un formulaire SS-5 complet (assurez-vous de fournir une adresse postale valide sur l’application SSN);
• Votre passeport original et valide;
• Visa le plus récent, même s’il est expiré;
• Enregistrement actuel I-94 (plus d’informations peuvent être trouvées sur: www.CBP.Gov / i94);
• Les professeurs, le personnel et les universitaires dans d’autres statuts de visa devraient prendre le document qui prouve leur statut (E.g., Formulaire DS-2019 pour les chercheurs J-1; Avis d’approbation I-797 H-1B / O-1; TN I-94; Carte EAD; ou d’autres preuves d’éligibilité et de statut de travail)
• Les étudiants internationaux F-1 et J-1 devraient prendre leurs derniers I-20 (étudiants F-1) ou former DS-2019 (étudiants J-1).

Questions et réponses sur la déclaration des numéros de sécurité sociale à votre compagnie d’assurance maladie

A4: Les informations reçues par l’Internal Revenue Service seront utilisées pour vérifier les informations sur la déclaration de revenus des particuliers. Si les informations que vous fournissez sur votre déclaration de revenus ne peuvent pas être vérifiées, vous pouvez recevoir une demande de l’Internal Revenue Service. Vous pouvez également recevoir un avis de l’Internal Revenue Service indiquant que vous êtes responsable d’un paiement individuel de responsabilité partagée.

Numéro de sécurité sociale (SSN)

U.S. La loi fédérale exige que toutes les personnes employées dans le U.S. Pour avoir un numéro d’identification fiscale: un numéro de sécurité sociale (SSN) ou un numéro d’identification individuel des contribuables (ITIN). Parmi les deux types de numéros d’identification fiscale, le SSN est le plus courant. SSN’S sont utilisés pour identifier les employés et les salaires d’impôt, et ne sont émis qu’aux fins d’emploi. Veuillez noter que la Social Security Administration ne publiera pas de SSN dans le but d’ouvrir un compte bancaire ou d’obtenir un chauffeur’S licence ou téléphone.

Important: un SSN n’est pas tenu de commencer l’emploi, mais doit être obtenu immédiatement après avoir été embauché. Vous avez besoin d’un emploi ou d’une offre d’emploi pour postuler pour un SSN, et après avoir postulé pour le SSN et pendant que vous attendez votre numéro de sécurité sociale, votre employeur peut utiliser la lettre que vous recevez de la Social Security Administration indiquant que vous avez demandé un SSN.

Veuillez noter que pour l’emploi des étudiants F-1 non basés sur les véhicules (Emploi CPT et sur le campus), la Social Security Administration ne traitera pas de demande de SSN si elle est plus de 30 jours avant la date de début prévue de l’emploi; Dans le cas de l’emploi F-1 basé sur EAD, la date de début de l’emploi sur la carte EAD doit déjà avoir été contactée avant que la Social Security Administration traite la demande de SSN.

Remarque: pour ces étudiants et universitaires (E.g. étudiants parrainés et étudiants athlètes) qui reçoivent des bourses, des subventions ou des allocations imposables.S. sources mais ne sont pas employés dans le u.S., Vous devez demander le numéro d’identification individuel des contribuables (ITIN) qui est détaillé plus loin dans cette page.

Instructions pour les étudiants / universitaires postulent pour un SSN avec un emploi sur le campus

Étape 1: Vérifiez l’emploi (Étudiants F-1 et J-1 uniquement)

Les étudiants F-1 et J-1 doivent que leur service d’employage remplisse un formulaire de vérification des étudiants SSN (formaté à l’ancien papier à en-tête UA et à New UA en tant que PDF et DOC) et l’amener à des services internationaux d’étudiants et de boursiers pour vérification. La Social Security Administration oblige les titulaires de visas étudiants F-1 et J-1 pour soumettre la preuve de l’emploi sur le campus avec vérification d’un conseiller des services internationaux d’étudiants et d’érudits. Pour être éligible pour demander un numéro de sécurité sociale, vous devez être employé ou avoir une promesse d’emploi d’un service sur le campus, qui est montré par le formulaire de vérification des étudiants SSN (formaté à l’ancien papier à en-tête UA et à New UA Letterhead comme PDF et DOC).

1. Tout d’abord, votre service d’accueil doit remplir le formulaire de vérification des étudiants SSN et l’imprimer sur son papier à en-tête de département.
2. Deuxièmement, vous devez avoir le formulaire de vérification de l’emploi des étudiants SSN vérifié par les services internationaux des étudiants et des érudits.

Remarque: J-1 Research Scholars, professeurs J-1, chercheurs à court terme J-1, spécialistes J-1, H-1BS, TNS, O-1s et tous les autres détenteurs de visas dont la classification permet au travail ne nécessite pas une lettre de vérification de l’emploi de l’UA ou un formulaire de vérification de l’emploi des étudiants SSN pour demander un numéro de sécurité sociale pour l’emploi.

Étape 2: Période d’attente complète de la sécurité sociale

Avant de pouvoir soumettre une demande à la Social Security Administration pour un SSN, votre dossier F-1 ou J-1 SEVIS doit avoir été enregistré / validé au moins 2 jours avant la date de demande SSN.

Donc, si vous êtes un nouvel étudiant ou un nouveau savant et que vous venez d’arriver, vous devez Tout d’abord d’enregistrement et d’orientation avec les ISS et devra attendre jusqu’à 2 jours après la fin de l’enregistrement et de l’orientation a été vérifiée avant de demander un SSN.

Étape 3: Demandez le SSN dans les bureaux de la Social Security Administration

Efficace 7 avril 2022, Le bureau de la Tuscaloosa Social Security Administration ne vous oblige plus à demander un rendez-vous à l’avance pour demander un SSN.

Vous pouvez postuler directement dans les bureaux de la Social Security Administration (Blvd University 2005., Suite 1200, Tuscaloosa, AL 35401).

Les bureaux de la SSA sont ouverts du lundi au vendredi (sauf les vacances fédérales), de 9 h à 16 h.

Pour demander un SSN, veuillez présenter les documents suivants:

• Complet Formulaire SS-5(assurez-vous de fournir une adresse postale valide sur l’application SSN);
• Votre original, valide passeport;
• Le plus récent Visa, même s’il a expiré;
• Enregistrement actuel I-94 (plus d’informations peuvent être trouvées sur: www.CBP.Gov / i94);
• Professeurs, personnel et universitaires dans d’autres visas, les statuts devraient prendre le document qui prouve que le statut (e.g.Formulaire DS-2019 pour les chercheurs J-1;Avis d’approbation I-797 H-1B / O-1; TN I-94; Carte EAD; ou d’autres preuves d’éligibilité et de statut de travail)
• Étudiants internationaux F-1 et J-1 devrait prendre votre plus récent I-20 (étudiants F-1) ouForme DS-2019 (étudiants J-1).
• Étudiants F-1 et J-1 Doit également prendre le formulaire de vérification de l’emploi des étudiants SSN rempli (formaté vers l’ancien papier à en-tête UA et le nouveau papier à en-tête UA comme PDF et DOC) Remarque: uniquement exigé des étudiants sur les titulaires de visas des visas F-1 et J-1 et J-1. Les érudits J-1 et ceux qui ont des permis de visa de travail ne nécessitent pas de lettre.

Aucune recette ou preuve d’entretien ne sera donnée lors de l’entretien express. Les demandes SSN seront traitées dans les 2 jours ouvrables et un reçu de confirmation sera envoyé par la poste. Les cartes de sécurité sociale devraient arriver environ 10 jours ouvrables après la date de l’entrevue (posté via USPS depuis Baltimore, MD).

Lettres de déni SSN: Pour les étudiants et les personnes à charge qui ne sont pas éligibles à un numéro de sécurité sociale mais qui ont besoin d’une lettre de déni SSN afin de demander un chauffeur de l’Alabama’S Licence, vous devez soumettre une demande de lettre de refus à la Social Security Administration en faisant ce qui suit:

1. Compléter un Demande de lettre de refus SSN
   • Assurez-vous de remplir complètement le formulaire, y compris votre adresse postale, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail afin qu’ils puissent vous répondre. Assurez-vous d’indiquer comment vous souhaitez que la SSA vous envoie la lettre (par e-mail ou par courrier postal USPS).
2. Inclure des copies / analyses des documents de support suivants:
   • Votre page d’informations principales de passeport;
   • Votre visa le plus récent (même s’il a expiré);
   • Votre F-1 / F-2 I-20 (pages 1 et 2 uniquement), J-1 / J-2 DS-2019 (page 1 uniquement), ou avis d’approbation I-797 montrant un autre statut de visa; et
   • Votre record d’arrivée / de départ de la I-94.
3. Envoyer le complet Demande de lettre de refus SSN et tous les documents de support au bureau de la SSA via un des méthodes suivantes:
   • FAX: 833-950-3497
   • E-MAIL:à.Al.tuscaloosa.629.efax @ ssa.gouvernement
   • COURRIER POSTAL:
     Demande de lettre de refus
     2005 University Blvd Ste 1200
     Tuscaloosa AL 35401

Emplacement du bureau de la SSA: Courthouse fédéral, Blvd universitaire 2005., Suite 1200, Tuscaloosa, AL 35401

Directions générales: Situé dans le bâtiment du palais de justice fédéral à l’intersection du 21 St Avenue and University Boulevard.

Carte du campus (a) au bâtiment fédéral (b): http: // binged.it / ygpxn7

• Local: 1-877-480-4988
• National: 1-800-772-1213
• Tty: 1-800-325-0778

Si vous n’êtes pas à Tuscaloosa, veuillez consulter votre bureau local le plus proche avec la Social Security Administration.

Étape 4: Soumettre la carte SSN au bureau des ressources humaines et des impôts

En environ deux à huit semaines à compter de votre demande, vous recevrez votre carte de sécurité sociale par la poste.

Veuillez soumettre 1 copie de votre carte de sécurité sociale au Centre de service du bureau de paie / HR, 1670 Ruby Tyler Parkway, Tuscaloosa, AL 35404 ET 1 copie (le courrier électronique est préféré) à l’International Tax Office à InternationalTax @ UA.EDU, 1015 Bâtiment des services d’approvisionnement, 1500 Flint River Drive, Tuscaloosa, AL 35404.*

* Si vous ne l’avez pas déjà fait, assurez-vous de terminer une analyse fiscale avec le bureau fiscal de l’UA. Pour plus d’informations sur l’analyse fiscale à UA, veuillez visiter https: // taxoffice.ua.edu / étranger-national-analysis /. Toutes les questions que vous pourriez avoir devraient être adressées à InternationalTax @ UA.édu. Assurez-vous d’inclure votre nom complet et CWID. Pendant les temps occupés, attendez-vous à une réponse dans les 2 jours ouvrables.

Numéro d’identification individuel des contribuables (ITIN)

Le numéro d’identification individuel des contribuables est un autre numéro d’impôt offert par l’Internal Revenue Service (IRS) aux personnes qui reçoivent des revenus par le biais de subventions et de bourses de U.S. sources mais qui ne sont pas employées et donc non éligibles à un numéro de sécurité sociale.

Tous les étudiants / boursiers qui ont reçu des revenus de sources américaines doivent produire des déclarations de revenus. Si vous n’êtes pas employé dans le U.S., le bureau de sécurité sociale à Tuscaloosa et dans d’autres villes du U.S. va nier votre demande de numéro de sécurité sociale. L’émission d’un SSN exige que vous soyez employé dans le U.S.

Si vous êtes un étudiant athlète ou un étudiant qui reçoit une subvention ou une bourse dans le U.S. ou si vous êtes un chercheur J-1 qui vous reçoit.S. Financement, et vous n’avez pas d’emploi sur le campus qui vous rendrait éligible à un numéro de sécurité sociale, vous pourriez être admissible à une demande de numéro d’identification fiscale individuelle ou ITIN.

Instructions d’application ITIN

L’UA Tax Office fournit une assistance avec le processus de demande ITIN. Pour des instructions pour compléter un paquet d’application ITIN, envoyez une demande de courrier électronique à InternationalTax @ UA.edu avec ligne d’objet “Application itin”. Assurez-vous d’inclure votre nom complet et CWID. Pendant les temps occupés, attendez-vous à une réponse dans les 2 jours ouvrables.

Taxes

Le bureau fiscal de l’UA fournit des informations fiscales et des ressources aux étudiants et universitaires internationaux. Veuillez visiter le site Web de l’impôt international au lien suivant: http: // taxoffice.ua.edu / tax international /.

Les services internationaux d’étudiants et de savants se spécialisent dans les questions d’immigration, et non les taxes. Si vous avez besoin d’informations supplémentaires ou avez des questions spécifiques, veuillez diriger vos demandes de renseignements auprès de l’UA Tax Office à InternationalTax @ UA.édu . Assurez-vous d’inclure votre nom complet et CWID lorsque vous envoyez un e-mail au bureau des impôts. Pendant les temps occupés, attendez-vous à une réponse dans les 2 jours ouvrables.

Escroqueries fiscales
Soyez conscient des escroqueries par e-mail de remboursement! L’IRS n’envoie pas de courriels non sollicités aux contribuables et ne demande pas ces informations personnelles et financières détaillées.

Si vous recevez un tel e-mail, vous ne devez pas l’ouvrir car il contient probablement une sorte de virus ou de logiciel malveillant. Les étudiants et universitaires internationaux ne devraient jamais fournir leur SSN / ITIN à quiconque via un e-mail.

Voir notre page d’informations sur l’escroquerie pour plus de ressources.

Remarque concernant le logiciel de déclaration d’impôt en ligne
Les étudiants internationaux ne devraient pas utiliser Turbo Tax, 1040.com ou d’autres logiciels de préparation des impôts similaires que vous voyez annoncés sur le Web pour déposer vos impôts fédéraux; ces services sont destinés à vous.S. Les citoyens seulement et n’utilisent pas les bons formulaires fiscaux fédéraux pour les non-résidents. Il existe très peu de logiciels en ligne qui peuvent aider à la préparation des taxes pour les non-résidents, dont une préparation d’impôt Glacier disponible via le bureau de l’impôt UA.

Statut de résidence – Alien résident VS. Alien non résident

• Déterminer le statut extraterrestre
• Fiscalité des extraterrestres non résidents
• Taxation des étrangers résidents
• Fiscalité des extraterrestres à double statut

Formulaires fiscaux fédéraux:
Téléchargez les formulaires nécessaires

• Formulaire 1040NR – Instructions
• Formulaire 1040nr
• Formulaire 1040NR-EZ
• Formulaire 1040nr-ez
• Formulaire 8843
• Formez W-7 (pour obtenir un numéro d’identification individuel des contribuables si vous n’avez pas déjà de numéro de sécurité sociale ou ITIN)
• Demande d’extension automatique du délai pour produire une déclaration de revenus fédérale

Formulaire IRS 8843 – (Déclaration pour les personnes exonérées et les individus souffrant d’une condition médicale)
Tous les étrangers non résidents doivent déposer le formulaire 8843 s’ils étaient:

• À l’intérieur du u.S. Au cours de la dernière année civile, et
• Dans F-1, F-2, J-1, J-2, M-1, M-2, Q-1 ou statut de visa Q-2

Les deux étudiants non résidents qui ont reçu un revenu et ceux qui n’ont reçu aucun revenu sont tenus de déposer ce formulaire.

Élève international.com a une ressource en ligne gratuite pour aider à terminer l’assistant de formulaire 8843 – 8843.

Informations sur la préparation du formulaire 8843 – Article 9: Lorsqu’on vous demande de fournir le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de l’institution académique que vous avez assistée, veuillez entrer:

Université de l’Alabama
Tuscaloosa, AL 35487
(205) 348-5402

Formulaires fiscaux supplémentaires
Aliens non résidents qui ont gagné ou reçu des revenus dans le U.S. (e.g., Le paiement pour l’emploi, les bourses, les allocations) peut être tenu de déposer des formulaires d’impôt sur le revenu supplémentaires.

Numéro d’identification fiscale:
En général, les personnes non résidents peuvent demander un numéro de sécurité sociale (SSN) ou un numéro d’identification individuel des contribuables (ITIN) pour une utilisation sur les documents liés à l’impôt sur le revenu (pas le formulaire IRS 8843).

• Numéros d’identification des contribuables (Tin’s) pour les étudiants et universitaires étrangers
• Application pour le numéro d’identification des contribuables individuels de l’IRS (formulaire W-7)

Ressources d’impôt sur le revenu:

• Page d’accueil de l’IRS
• Étudiants et universitaires internationaux Ressources IRS

Publications de l’impôt sur le revenu:

• U.S. Guide fiscal pour les extraterrestres (publication 519)
• Retenue de taxe sur les étrangers non résidents et les entités étrangères (publication 515)
• U.S. Tadresses fiscales (publication 901)
• Avantages fiscaux pour l’éducation (publication 970)
• Exemptions, déductions standard et information de dépôt (publication 501)
• Employeur’S Guide fiscal (publication 15)

Questions et réponses sur la déclaration des numéros de sécurité sociale à votre compagnie d’assurance maladie

Q1. Ma compagnie d’assurance maladie a demandé à leur fournir mon numéro de sécurité sociale et les numéros de sécurité sociale de mon conjoint et de mes enfants. Y a-t-il une raison pour laquelle ils ont besoin de nos numéros de sécurité sociale?

A1. Votre compagnie d’assurance maladie est tenue de fournir le formulaire 1095-B PDF, la couverture santé à vous et à l’Internal Revenue Service. Vous utiliserez des informations du formulaire pour préparer votre déclaration de revenus pour les particuliers. La loi oblige les SSN à être signalés sur le formulaire 1095-B.

Q2: Existe-t-il un formulaire spécifique du service des revenus internes qui me sera envoyé par la poste pour fournir les informations à ma compagnie d’assurance maladie?

A2: Non. Votre compagnie d’assurance maladie peut vous envoyer une demande écrite qui traite de ces règles.

Q3: Comment vais-je utiliser le formulaire 1095-B pour préparer mon retour?

A3: Le formulaire 1095-B fournit une vérification de votre déclaration de revenus que vous, votre conjoint et les particuliers que vous prétendez en tant que personnes à charge ayant une couverture sanitaire admissible (appelée “Couverture essentielle minimale”) pour certains ou tous les mois au cours de l’année. Les personnes qui n’ont pas de couverture essentielle minimale et qui ne sont pas admissibles à une exemption peuvent être responsables du paiement individuel de responsabilité partagée. Vous n’avez pas à attacher le formulaire 1095-B à votre déclaration de revenus.

Informations sur les formulaires 1095-A, 1095-B et 1095-C et comment ils affectent votre déclaration de revenus disponible dans nos questions et réponses.

Q4: Et si je refuse de fournir ces informations à ma compagnie d’assurance maladie?

A4: Les informations reçues par l’Internal Revenue Service seront utilisées pour vérifier les informations sur la déclaration de revenus des particuliers. Si les informations que vous fournissez sur votre déclaration de revenus ne peuvent pas être vérifiées, vous pouvez recevoir une demande de l’Internal Revenue Service. Vous pouvez également recevoir un avis de l’Internal Revenue Service indiquant que vous êtes responsable d’un paiement individuel de responsabilité partagée.

Q5: Si je n’ai pas de numéro de sécurité sociale (SSN) ou un autre numéro d’identification fiscale (TIN) pour moi-même ou d’autres personnes couvertes, comme mon conjoint ou mes personnes à charge, devrais-je contacter l’IRS pour obtenir un numéro de sécurité sociale ou un numéro d’identification des contribuables individuels (ITIN) afin que je puisse le donner à mon fournisseur de couverture médicale de la santé?

A5: Non, il n’est pas nécessaire pour vous de contacter l’IRS si vous n’avez pas de SSN ou d’une boîte. Vous devez conseiller votre fournisseur de couverture que vous n’avez pas de SSN ou d’étain et de leur donner la date de naissance pour chaque individu couvert.

Numéro de sécurité sociale ou numéro d’identification des contribuables individuels

Ce ne sont pas les mêmes qu’un numéro d’identification national. Les SSN et les ITIN ne représentent pas la permission de travailler et ne sont pas la preuve de u.S. citoyenneté ou résidence permanente légale.

Il est important de garder votre SSN ou Itin confidentiel pour protéger votre identité. Le vol d’identité lié à l’impôt se produit lorsque quelqu’un utilise votre SSN volé ou ITIN pour produire une déclaration de revenus frauduleuse en votre nom et réclamer un remboursement. Visitez le site Web de l’IRS pour en savoir plus sur le vol d’identité lié à l’impôt.

Numéros de sécurité sociale

Un numéro de sécurité sociale (SSN) est un numéro d’identification des contribuables émis par la Social Security Administration. Des personnes employées dans le u.S. Doit avoir un numéro de sécurité sociale pour produire une déclaration de revenus. Votre numéro de sécurité sociale n’expire pas. Si vous quittez le u.S. et reviens plus tard, vous n’avez pas à réappliquer.

Afin de recevoir un SSN, vous devez postuler en personne dans un bureau local de la Social Security Administration. Vous devrez remplir une demande de carte de sécurité sociale (formulaire SS-5) et fournir une certaine documentation prouvant votre statut d’immigration, votre éligibilité au travail, votre âge et votre identité.

Reportez-vous au site Web de la Social Security Administration et de la publication pour trouver plus d’informations sur la demande de SSN. Suivez ces liens pour:

Il peut prendre plusieurs semaines à compter de la date de demande que la carte de sécurité sociale vous soit envoyée par la poste. Veuillez signaler votre numéro de sécurité sociale à VPF HR / Payroll dès que vous le recevez, en appelant l’équipe RH / Payroll au 617-253-4255.

Liens connexes:

Numéro d’identification individuel des contribuables (ITIN)

Un numéro d’identification individuel des contribuables (ITIN) peut être requis pour les personnes qui n’ont pas d’autorisation d’emploi et ne sont pas éligibles à un SSN. Les itins sont émis uniquement aux fins de la déclaration fiscale fédérale. Non-résidents qui représentent une déclaration de revenus (E.g. 1040nr, 1040nr-ez) peut avoir besoin d’un itin.

Un itin n’est pas tenu de remplir un formulaire 8843.

Un itin n’autorise pas le bénéficiaire de prestations de sécurité sociale, indique le statut d’immigration, ni garantisse / certifier le droit de travailler dans le U.S.

Afin de recevoir un ITIN, vous devez remplir le formulaire W-7 (demande pour le numéro d’identification des contribuables individuels de l’IRS) avec l’IRS. Visitez le site Web de l’IRS pour en savoir plus sur les ITIN.

Le logiciel de préparation des taxes (Sprintax) prévu pour les universitaires internationaux générera automatiquement le formulaire W-7 pour les étrangers non résidents qui ont besoin de l’ITIN pour leurs personnes à charge afin de les réclamer dans leurs déclarations de revenus.

Une fois que vous avez terminé les documents, vous pouvez prendre rendez-vous au Centre d’assistance des contribuables de l’IRS pour soumettre votre demande ainsi que votre preuve d’identité et des documents de statut étranger.

Le contenu de ce site Web est fourni à des fins d’information uniquement. Le MIT n’offre pas de conseils et de services juridiques, comptables ou fiscaux. Ces informations ne doivent pas être utilisées comme substitut à la consultation avec un conseiller professionnel en comptabilité, en taxe ou en juridique. Le MIT recommande aux étudiants de consulter un conseiller fiscal pour des conseils fiscaux individuels.

Vérification des numéros de sécurité sociale

Circular E, Guide fiscal de l’employeur (Internal Revenue Service Publication 15) indique les éléments suivants concernant les numéros de sécurité sociale:

“Nom et numéro de sécurité sociale. Enregistrez le nom et le numéro de sécurité sociale de chaque nouvel employé de sa carte de sécurité sociale. Tout employé sans carte de sécurité sociale devrait en demander un.”

Numéro de sécurité sociale de l’employé (SSN)

“Vous devez obtenir le nom et SSN de chaque employé car vous devez les entrer sur le formulaire W-2. (Cette exigence s’applique également aux employés étrangers des résidents et non résidents.) Vous pouvez demander à votre employé de vous montrer sa carte de sécurité sociale. L’employé est tenu de montrer la carte si elle l’a disponible. Si vous ne fournissez pas le nom de l’employé correct et SSN sur le formulaire W-2, vous pouvez devoir une pénalité.

Tout employé sans carte de sécurité sociale peut en obtenir un en remplissant le formulaire SS-5, application pour une carte de sécurité sociale. Vous pouvez obtenir ce formulaire dans les bureaux de la Social Security Administration (SSA) ou en appelant le 1-800-772-1213.

Remarque: enregistrez le nom et le numéro de chaque employé exactement tels qu’ils sont montrés sur la carte de sécurité sociale de l’employé. Si le nom de l’employé n’est pas correct comme indiqué sur la carte (par exemple, en raison du mariage ou du divorce), l’employé doit demander une nouvelle carte à la SSA. Continuez à utiliser l’ancien nom jusqu’à ce que l’employé vous montre la nouvelle carte de sécurité sociale avec le nouveau nom.”

La pénalité pour signaler à tort des numéros de sécurité sociale sur W-2S est de 50 $ pour chaque numéro de sécurité sociale incorrecte. Dans une grande organisation, des rapports incorrects des numéros de sécurité sociale pourraient entraîner des sanctions substantielles. L’entrée correcte de nouveaux numéros de sécurité sociale de la location est essentiel pour se protéger contre les chiffres incorrects sur les W-2S, car les W-2 sont générés à partir des registres de paie.

Lors de la mise en place du dossier de paie d’un nouvel employé, assurez-vous de la précision en faisant une copie de la carte de sécurité sociale et en l’utilisant pour saisir le nom de l’employé (exactement comme indiqué sur la carte) et le numéro de sécurité sociale. Par exemple, vous pouvez embaucher un employé qui s’appelle Bud Jones. Cependant, si le nom sur sa carte de sécurité sociale est Robert Stephen Jones, vous devriez créer des enregistrements de paie en tant que Robert Stephen Jones, pas Bud Jones. Au travail, tout le monde peut l’appeler Bud, mais ses dossiers de paie doivent refléter son nom légal au dossier avec la Social Security Administration.

Pour éviter les erreurs, n’enregistrez pas le nom et le numéro de sécurité sociale du formulaire de demande ou des fiches de données de base des employés complétés par l’employé ou un représentant de votre organisation. Sur ces formulaires, le nom ou le numéro de sécurité sociale peut ne pas être correctement enregistré. Enregistrez uniquement le nom et le numéro de sécurité sociale à partir d’une copie de la carte de sécurité sociale.”

Risque d’audits de paie Haut de page

En raison du potentiel d’amendes (50 $ pour chaque W-2 avec un numéro de sécurité social incorrect), il est sage de vérifier périodiquement vos dossiers de paie pour s’assurer que les numéros de sécurité sociale sont corrects. La Social Security Administration (SSA) fournit une assistance pour la vérification SSN. Vous pouvez demander une vérification par téléphone, papier, bande magnétique (permettez 30 jours de réponse de réponse) ou en ligne (réponse immédiate disponible, en fonction de votre connexion Internet, pour jusqu’à dix noms et SSN, tandis que des listes plus importantes de jusqu’à 250 000 noms et SSN peuvent être téléchargés dans des fichiers batch et vérifiés par le prochain jour de travail). Jusqu’à cinq SSN peuvent être vérifiés par téléphone sans frais au 1-800-772-6270. Jusqu’à 50 SSN peuvent être vérifiés via des listes de papier en contactant votre bureau de sécurité sociale locale. Des informations complètes sur le programme de vérification SSN sont disponibles sur le site Web de la SSA à https: // www.SSA.Gov / Employeur / SSNV.htm. En l’absence d’une connexion Internet, les employeurs peuvent demander des informations au siège de la SSA en envoyant une lettre à:

Administration de la sécurité sociale
OSR OPR, DDSE, branche d’identification du client
Bâtiment d’opérations 3-H-16
6401 Security Blvd.
Baltimore, MD 21235
Fax: (410) 966-9439

Les demandes doivent inclure les informations suivantes:

• Nom de l’employeur et numéro d’identification fédéral de l’employeur (EIN)
• Nom de l’employé, y compris l’initiale intermédiaire, le cas échéant
• Numéro de sécurité sociale des employés
• Date de naissance
• Genre

Exception peu connue Haut de page

Comme pour presque tout ce qui est affecté par les lois, il y a une exception à la règle apparente vêtue de fer citée dans les conseils ci-dessus (sans exception, comment pourrions-nous garder les avocats hors de la rue?). De temps en temps, vous pouvez rencontrer un employé potentiel qui, pour une raison ou une autre, non seulement n’a pas de carte de sécurité sociale, mais refuse de vous en montrer un, ou bien de ne pas avoir de numéro de sécurité sociale du tout. Ces employés entrent généralement dans l’une des trois catégories: 1) ceux qui n’acceptent pas le point de vue dominant selon lequel il a besoin d’un numéro de sécurité sociale pour travailler dans ce pays et qui ne ressentent pas à faire quelque chose qu’ils ne savaient pas auparavant; 2) ceux qui ont peur d’avoir un numéro permettra au gouvernement ou aux enquêteurs privés de les suivre à diverses fins telles que l’application des pensions alimentaires pour enfants; et 3) ceux qui sont de véritables objecteurs de conscience et croient en principe qu’il est faux pour un gouvernement d’essayer de numéroter et de suivre ses citoyens de cette manière (pour le sous-ensemble spécial de personnes qui ont des objections religieuses, voir le paragraphe final de cet article). Les catégories peuvent parfois être très difficiles à distinguer.

L’IRS fournit en fait une procédure aux employeurs et aux employés à utiliser si une telle situation se produit et que l’employeur souhaite toujours embaucher l’individu; La procédure est décrite en détail sur son site Web à https: // www.IRS.Gov / Individus / International-Taxpayers / File Forms-W-2-and-1042-S-without-Payee-Tins (“Formulaires de dépôt W-2 et 1042-S sans étain payé”), et implique l’utilisation d’un affidavit. Alors que l’IRS n’a pas de forme officielle pour un tel affidavit, un formulaire disponible à un tel objectif est appelé “formulaire P-1, un affidavit raisonnable par le payeur pour ne pas obtenir le numéro d’identification du bénéficiaire” (un formulaire développé en privé trouvable avec un moteur de recherche Internet). Correctement rempli et signé par l’employeur et l’employé, il sert de moyen de demander une libération de la pénalité autrement prévue à un employeur en vertu de la section 26 U de Code IRS.S.C. 6724 (a). L’employeur certifie qu’il a tenté d’obtenir le numéro, et l’employé certifie qu’il a refusé de donner le numéro. (Bien sûr, l’employé se soumet ainsi potentiellement à la tendre miséricorde de l’IRS, mais c’est une histoire qui est en dehors de la portée de cet article.)

L’employé peut même citer la section 26 U du code IRS.S.C. 3402 (p) et réglementation du Trésor 26 C.F.R. Article 31.3402 (p) -1 en refusant de remplir un formulaire W-4. Si cela se produit et que vous l’embauchez de toute façon, incluez simplement un affidavit comme discuté ci-dessus avec tout retour requis à l’IRS.

Est-ce que quelque chose l’emporte sur cette exception? Haut de page

Malgré l’exception résultant de la nature “volontaire” du W-4, il existe une loi qui présente un obstacle apparemment plus difficile pour ceux qui n’ont pas de SSN ou qui souhaitent ne pas le divulguer: la loi de 1996 sur la responsabilité personnelle et les opportunités de travail (PRWORA), une loi fédérale mieux connue par son nom populaire en tant que nouvelle loi sur le reportage de Hire Reporting (PRWORA), une loi fédérale mieux connue sous le nom de son nom populaire en tant que nouvelle loi sur le reportage de Hire Reporting Act. 42 u.S.C. § 653a (b) (1) (a) oblige les employeurs à signaler toutes les nouvelles embauches et à réembaucher des employés dans une agence d’État désignée (Texas Employeur New Hire Reporting Operations Center). Le rapport doit inclure le SSN de l’employé; Conseils juridiques actuels du bureau du procureur général du Texas et du U.S. Le ministère de la Santé et des Services sociaux, les agences responsables des registres nationaux et nationaux des nouvelles locations, respectivement, ne traite aucune exception concernant les SSN, et ne traite pas de l’interaction de la nouvelle statut de déclaration de la location avec la Religious Freedom Restoration Act (42 U (4.S.C. § 2000bb) et la jurisprudence. La loi de l’État promulguée pour faire respecter la loi fédérale se trouve dans les sections du Texas Family Code 253.101 – 253.104. Des sanctions strictes existent pour le non-respect d’un employeur à se conformer à cette loi. Pour plus de détails sur les reportages de New Hire, consultez l’article de ce livre intitulé “New Hire Reporting Lois”. Pour plus d’informations sur la question des employés sans SSN, voir “Employés sans numéros de sécurité sociale” (le prochain article de ce livre).

Alors que faire? Haut de page

Pour assembler tout cela, si une personne montrait une carte de sécurité sociale au moment de la I-9 qui, selon la Social Security Administration, contient un SSN invalide, l’employeur aurait un soupçon de bonne foi que la carte de sécurité sociale montrée pour le processus I-9 n’était pas authentique. Cependant, les exigences de l’I-9 peuvent être satisfaites de autre chose qu’une carte de sécurité sociale, je.e., avec l’un des documents contenus dans la “liste C” du I-9 comme établissant l’autorisation de travailler aux États-Unis. Si l’employé montre ce qui semble être un autre document valide de la liste C, cela guérirait le défaut causé par une carte de sécurité sociale non valide. Cependant, et cela est très important, il ne guérirait toujours pas le défaut causé par un SSN non valide aux fins de l’IRS et de la taxe sur le chômage de l’État. L’employeur ne peut pas simplement continuer à déclarer des salaires sous un SSN qui est connu pour être invalide. Un dilemme similaire se produit si l’employé ne fournit aucun SSN du tout pour des raisons discutées ci-dessus. Dans tous ces cas, la loi ne présente aucun obstacle à refuser d’embaucher quelqu’un qui refuse ou ne fournit pas un SSN correct (autre que ceux qui sont sans SSN pour des raisons religieuses – voir le paragraphe final ci-dessous).

The bottom line is that an employer is entitled to require as a condition of continued employment that all employees with social security numbers furnish them correctly, and in the situation of an invalid SSN, the employer would be entitled to insist that the employee furnish proof that he or she has a valid SSN before allowing the person to return to work, as long as all workers are subject to the same requirement, regardless of nationality or citizenship status. Dans le cas de SSN incorrects, il serait conseillé à l’employeur de parler au problème de l’employé, d’expliquer que l’entreprise ne peut pas se conformer aux lois sur les rapports sur les salaires fédéraux et étatiques et les lois sur la taxe sur les paie.SSA.Gov / ssnumber /), et donnez à l’employé un temps raisonnable pour le faire avant de faire une suspension temporaire de l’emploi à une décharge permanente. Dans le cas des employés qui refusent carrément de fournir un numéro de sécurité sociale, et l’employeur décide de ne pas embaucher l’employé, il serait bien avisé de profiter de son droit pas Pour expliquer pourquoi un candidat n’est pas embauché. Expliquer n’inviterait qu’à une action en justice. Si l’employeur décide d’embaucher l’employé de toute façon, il devrait soumettre un affidavit (comme un “formulaire P-1” rempli ainsi que tous les rapports dont l’IRS a besoin concernant les taxes liées à la paie. Un employé qui refuse de terminer la section des employés d’un tel affidavit peut être averti puis renvoyé pour le refus continu de coopérer. Pour en savoir plus sur la question des employés sans SSNS, voir “Employés sans numéros de sécurité sociale”.

Vole potentielle finale dans la pommade Haut de page

Si l’employé n’est pas embauché et que l’employé a cité des objections religieuses à avoir un numéro de sécurité sociale, un employeur de 15 employés ou plus peut avoir un risque de réclamation EEOC pour un présumé incapacité à accueillir le droit d’un employé de pratiquer une croyance religieuse légitimement exposée légitimement exposée légitimement détenue par un employé de manière légitimement exposée légitimement. Malgré un manque de décisions judiciaires sur les lois sur la nouvelle localisation des embauches, il est probable qu’un refus d’embaucher sur la base de la réticence à se présenter aux exigences de la nouvelle localisation adopterait le rassemblement légal. Pour beaucoup plus sur cette question, consultez “les employés sans numéros de sécurité sociale”. Dans un tel cas, l’employeur devrait certainement consulter un avocat qualifié en droit de l’emploi concernant la question.