Concorda concordano denaro
Concurarsi nelle domande frequenti di viaggio
1. Qual è lo scopo dell’applicazione Cloud Concur?
L’applicazione Cloud Concur viene utilizzata per i viaggi di auto-booking attraverso la società di gestione dei viaggi contratta dell’università, Anthony Travel. Consente inoltre di riconciliare e inviare tutti i rapporti sulle spese di viaggio e business.
2. Quali spese dovrebbero essere riconciliate nel sistema di gestione delle spese concordate?
Tutti gli addebiti di Onecard devono essere riconciliati nel sistema di gestione delle spese concordate. Questo sistema dovrebbe essere utilizzato anche per eventuali spese non a livello che sono legate ai viaggi, compresi gli acquisti durante lo stato di viaggio e le spese di intrattenimento aziendale.
3. Come posso accedere a concordare?
Puoi accedere a concordare cercando “concorsi” dal mio.Pitt.Edu
4. Quali sono i vantaggi dell’utilizzo di concorsi per i viaggi auto-book e la gestione delle spese?
Lo strumento Concur offre una varietà di vantaggi, incluso l’accesso agli sconti di viaggio dell’università e la possibilità di riconciliare e inviare facilmente rapporti di spesa. Visita la pagina dei vantaggi del programma di gestione dei viaggi e delle spese per i dettagli completi.
5. In che modo concorda l’aiuto a ridurre le emissioni di carbonio?
Concur ora mostra informazioni sulle emissioni di carbonio per tutte le opzioni di volo. Questa funzione consente all’università di tracciare e centralizzare questi dati di emissione, il che è cruciale per raggiungere gli obiettivi di neutralità del carbonio. La funzione aiuta anche i dipartimenti a sviluppare strategie per ridurre le emissioni pur accedendo ai prezzi dei biglietti scontati e all’assistenza di viaggio.
6. Come posso utilizzare la funzione di emissioni di carbonio in concorso?
Per utilizzare la funzione di emissioni di carbonio in concorso:
- Apri lo strumento di prenotazione online Concur
- Cerca un volo
- Nei risultati di ricerca, i chili di carbonio associati a ciascun viaggio saranno elencati
7. A cosa serve l’app Concor?
L’app Concur fornisce un modo intuitivo e sicuro per gestire le spese, i viaggi e le fatture dallo smartphone. Ti consente di prenotare voli, prenotare camere d’albergo, affittare auto e integrare il tuo itinerario con tripit per avvisi di viaggio in tempo reale e aggiornamenti.
8. In che modo la tripit aiuta a gestire i viaggi?
Tripit crea un itinerario principale per ogni viaggio, mantenendo tutte le informazioni del viaggio, le prenotazioni, le riunioni e altri dettagli in un unico posto. Consente inoltre una facile condivisione delle informazioni itinerarie.
9. Come registrare manualmente il mio itinerario di viaggio?
Per rispettare gli standard e le linee guida Covid-19 dell’università, ogni viaggio d’affari internazionale deve essere registrato tramite il portale Pitt International SOS (ISOS). La prenotazione tramite ConCur o Anthony Travel registra automaticamente il viaggiatore con ISOS. Per i viaggi internazionali prenotati al di fuori di Concur o Anthony Travel, istruzioni dettagliate per la registrazione o apportare modifiche al viaggio sono disponibili nel portale ISOS My Trips.
10. Dove posso trovare più risorse e formazione per concordare?
Visita il sito Web Concur per domande frequenti, guide di avvio rapido, video di formazione e altre risorse utili per la gestione dei viaggi e delle spese.
Concurarsi nelle domande frequenti di viaggio
L’università considera una punta del 20% o meno ragionevole. Il 20% non è una regola dura e veloce, ma se la punta è di circa il 20% circa andrebbe bene. Non esiste più un riferimento specifico, ma rientra nella nostra politica generale di spesa ragionevole.
Concordare
L’applicazione Cloud Concur viene utilizzata per i viaggi di auto-booking attraverso la società di gestione dei viaggi contratta dell’università, Anthony Travel. L’applicazione Cloud Concur offre l’accesso agli sconti di viaggio dell’università. Concur viene anche utilizzato per riconciliare e presentare tutti i rapporti sulle spese di viaggio e business.
Tutti gli addebiti di Onecard devono essere riconciliati nel sistema di gestione delle spese concordate. Questo sistema dovrebbe essere utilizzato anche per eventuali spese non a livello relative al viaggio, compresi gli acquisti durante lo stato di viaggio, nonché le spese di intrattenimento aziendale, come l’hosting di conferenze o eventi speciali.
Accesso e formazione
Visita questa pagina per saperne di più sull’accesso al concorso e alle risorse di formazione.
Vantaggi di concordare
Lo strumento Concor offre una varietà di vantaggi per i viaggi auto-book e la gestione delle spese. Visita la pagina dei vantaggi del programma di gestione dei viaggi e delle spese per i dettagli completi.
Funzione di emissioni di carbonio
Concorimento, ora mostra informazioni sulle emissioni di carbonio per tutte le opzioni di volo, indicando i chili di CO2 per ogni viaggio. I viaggi aerei costituivano 21.1% dell’università’Le emissioni sono pre-pandemia, quindi ridurre questo numero è una parte importante della neutralità del carbonio di Pitt entro il 2037.
La funzione di emissione di carbonio in Concur aiuterà l’università a centralizzare il monitoraggio di questi dati di emissione, mentre gli stessi dati per i voli prenotati al di fuori di Concur, come attraverso le compagnie aeree o i siti di terze parti, non possono essere tracciati centralmente. Concordare’S La nuova funzionalità aiuterà anche ogni dipartimento a sviluppare i propri obiettivi e strategie interne per ridurre le emissioni prodotte dai viaggi aerei, garantendo comunque ai viaggiatori universitari che abbiano accesso a prezzi dei biglietti scontati e assistenza pratica per i viaggi quando necessario, il tutto in un unico posto. Leggi l’articolo completo di Pittwire.
Per utilizzare la funzione di emissioni di carbonio in concorso:
- Apri lo strumento di prenotazione online concordati cercando “Concor” dal mio.Pitt.Edu
- Cerca un volo
- Nei risultati di ricerca, i chili di carbonio associati a ciascun viaggio saranno elencati
App mobili
Fornisce un modo intuitivo e sicuro per gestire spese, viaggi e fatture direttamente dal tuo smartphone. Per il viaggio, usa l’app ConCur per prenotare un biglietto di volo o ferroviario, prenotare camere d’albergo o noleggiare un’auto e integrare il tuo itinerario con Tripit per ottenere avvisi di viaggio in tempo reale e aggiornamenti.
L’app Concur integra anche completamente il processo di gestione delle spese. Trasforma automaticamente le ricevute in spese e inviale direttamente ad concorsi, rendendo i rapporti di spesa più veloci e più facili facendo molto lavoro per te. Questa funzionalità faceva in precedenza parte dell’app SpeseIt che era stata sospesa a dicembre 2018.
Trova maggiori informazioni e risorse di formazione sul sito Web di contropiede.
Tripit
Crea un itinerario principale per ciascuno dei tuoi viaggi a cui puoi accedere in qualsiasi momento e mantiene il tuo itinerario, prenotazioni, riunioni e altre informazioni di viaggio tutte in un unico posto e rende facile da condividere.
Come registrare manualmente il tuo itinerario di viaggio
Per rispettare gli standard e le linee guida Covid-19 dell’università, ogni viaggio d’affari internazionale deve essere registrato tramite il portale Pitt International SOS (ISOS). La prenotazione tramite ConCur o Anthony Travel registra automaticamente il viaggiatore con ISOS. Per i viaggi internazionali prenotati al di fuori di Concur o Anthony Travel, visitare questa pagina per informazioni dettagliate e istruzioni per la registrazione o l’aggiunta di eventuali modifiche al viaggio nel portale ISOS.
Risorse
- Domande frequenti
- Visita questa pagina per guide di avvio rapido e video di formazione
Spese di viaggio
- Vantaggi del programma
- Prenota il tuo viaggio
- Tariffa aerea, hotel, noleggi di auto
- Parcheggio dell’aeroporto
- Anthony Travel
- Concordare
- Trasporto a terra
- Viaggio internazionale e di gruppo
- Guida pre-viaggio
- Risorse di viaggio universitaria
- Concordare
- Rapporti sulle spese
- Guida post-viaggio
Concurarsi nelle domande frequenti di viaggio
Le categorie seguenti contengono risposte a diverse domande concorse frequenti.
Se le domande relative al viaggio e al CTP non ricevono risposta qui, contatta KU Travel Services presso [email protected] o Help Desk dei servizi finanziari su [email protected].
Concur System & Profile Domande
Cosa è il viaggio concorso?
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L’Università del Kansas ha collaborato con Collegiate Travel Planners (CTP) e concordato per introdurre Concur Travel, uno strumento di prenotazione di viaggi online che complimenta le nostre richieste e spese in contrimento esistenti. Ciò consente all’università di semplificare il processo di viaggio, offrendo un “negozio One Stop” integrato per richieste di viaggio pre-approvato, prenotare viaggi e rapporti di spesa facilmente completati per un rimborso più rapido. Concur ti offre anche la tranquillità sapendo che sei coperto sotto l’università’S dott. La prenotazione attraverso il programma di viaggio dell’università ti garantisce che tu possa essere supportato dall’università e/o dal nostro team di agenti di viaggio CTP dovrebbe sorgere difficoltà prima o durante il viaggio.
Quali sono i vantaggi dell’utilizzo di concorsi e CTP?
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Utilizzando Concur Travel e l’app mobile ConCur puoi:
- Prenota e gestisci la maggior parte dei viaggi universitari in un unico posto con pieno accesso alle tariffe pubblicate.
- Accedi alle tariffe scontate dell’università per noleggio aereo, hotel e auto.
- Mantieni un profilo online sicuro per archiviare i numeri di pre-controllo TSA e frequenti volantini, nonché altre preferenze di viaggio e metodo di pagamento.
- Evita di inviare copie PDF o carta. I receipt elettronici per voli, i fornitori di hotel e noleggio auto ammissibili e-receipt vengono inviati direttamente al tuo profilo di spesa di concorrenza. Inoltre, puoi caricare immagini delle tue ricevute utilizzando l’app per cellulare ConCur.
- Assicurarsi che la conformità come politiche di viaggio, procedure e contratti siano integrati nel sistema, comprese le tariffe notturne per hotel per sede e Fly America Act.
- Tracciare e utilizzare accuratamente i crediti per biglietti inutilizzati, compresi i promemoria come approccio alla scadenza del credito.
- Ricevi avvisi di aggiornamento di viaggio. La messaggistica automatizzata e a due vie e la sicurezza è disponibile per tutti i viaggiatori che hanno prenotato viaggi utilizzando il sistema di viaggio concologico o CTP.
Inoltre, ecco alcuni dei risparmi di costi e dei benefici e dei servizi a valore aggiunto offerti direttamente da CTP e/o tramite il sistema di viaggio di concorrenza:
- Monitoraggio del dovere di cure per aiutare a portare i viaggiatori da e verso le destinazioni in sicurezza
- Servizio clienti 24/7
- Relazioni consolidate con compagnie aeree e hotel per negoziare meglio per nostro conto
- Tariffe aeree più basse disponibili*
- Ripristino rapido quando le tariffe o le tariffe diminuiscono
- Fino al 20% di sconto sulle migliori tariffe in hotel disponibili e oltre 582.000 hotel in oltre 7.500 città di tutto il mondo tra cui scegliere
- Citazioni gratuite e supporto alla prenotazione online
- Esperienza di prenotazione di viaggi internazionali attraverso il loro banco di tariffe internazionali
- Studio all’estero, gestione delle riunioni e gruppi (10+) Servizi di viaggio
- Informazioni sulla destinazione e avvisi di viaggio
- Assistenza per passaporti e visti
*CTP fornirà il biglietto aereo logico più basso pubblicato e disponibile al momento della prenotazione, basato sul viaggiatore’Il punto di partenza e arrivo, ha dichiarato itinerario e la compagnia’S politica di viaggio.
Devo usare i viaggi concorsi?
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I dipendenti della KU sono fortemente incoraggiati a utilizzare lo strumento di prenotazione di viaggi Concur o prenotare direttamente con CTP per sfruttare le caratteristiche di sicurezza, il supporto di viaggio, l’efficienza e il potenziale risparmio sui costiS. La conformità della politica di viaggio sarà prevista entro il 31/12/2022, ma ci chiediamo di non aspettare fino ad allora per imparare e familiarizzare con il sistema.
L’università ha l’obbligo di cure di garantire al meglio le loro capacità la sicurezza della sua facoltà, personale e studenti non solo nel campus, ma mentre viaggiano per conto dell’Università. Dati itinerari da prenotazioni di viaggi e prenotazioni concordate direttamente con il feed CTP in un sistema di monitoraggio e comunicazione di sicurezza integrato chiamato GEALIX Travel Oracle. Pertanto, l’utilizzo di concorsi di concorsi e/o CTP garantisce meglio la sicurezza dei viaggiatori in quanto offre ai gestori della leadership e dei rischi una migliore visibilità su dove si trovano tutti i viaggiatori KU tramite questo sistema Oracle di viaggio. Offre inoltre ai gestori del rischio di KU la capacità immediata di comunicare con i viaggiatori potenzialmente a rischio, oltre a permetterci di inviare messaggi automatizzati per il rischio del paese pre-viaggio. Queste comunicazioni possono prepararti per i viaggi imminenti, informarti sulle interruzioni e persino aiutarti a navigare eventi pericolosi – non importa dove ti trovi nel mondo.
Ci sono commissioni per utilizzare i servizi di viaggio di viaggio o CTP Concur?
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Le seguenti commissioni di transazione si applicano quando si utilizzano servizi di viaggio di viaggio e CTP:
$ 20.00 – per viaggiatore con biglietto
$ 18.00 – per viaggiatore per lo scambio
$ 15.00 – Per viaggiatore per il cambio di nome
$ 0.00 – per viaggiatore per vuoto o cancellazioneCome accedo per concordare i viaggi?
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Nel tuo browser web, digitare: concordare.ku.Edu e accedere utilizzando il tuo singolo accesso KU. Se si tenta di accedere alle concerti.com Pagina, devi inserire il tuo indirizzo email KU che ti reindirizzerà per accedere a KU SSO.
Solo i dipendenti di KU attivi hanno accesso per concordare. Le prenotazioni per studenti non dipendenti possono essere prenotate da un dipendente KU utilizzando il Prenota per un ospite caratteristica. Le richieste di viaggio per il viaggio non dipendenti da studenti devono essere effettuate da uno staff di supporto SSC o LSI/IPSR.
E se non ho il modulo di prenotazione da viaggio quando accedo in concorda?
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Tutti i dipendenti di KU attivi dovrebbero avere accesso all’accordo che dovrebbe includere il modulo di prenotazione da viaggio. Se accedi a concordare tramite KU Single Sign On (SSO) e non hai la parola Viaggio Nella barra dei menu neri nella parte superiore dello schermo e non si dispone di una casella di ricerca di viaggio sul lato sinistro della tua home page, si prega di inviare un’e -mail a [email protected]. Fornisci uno screenshot della tua home page di concorso e fai sapere che non hai accesso al modulo di viaggio. Aggiorneranno la tua configurazione per darti l’accesso di viaggio e inviarti un’e -mail quando è stato aggiunto.
Cosa dovrei fare la prima volta che accedo a concordare?
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La prima volta che accedi a Concur, devi aggiornare e salvare il tuo profilo Concor prima di tentare di prenotare un viaggio in Concor Travel. Durante l’aggiornamento del tuo profilo, assicurati di verificare il tuo indirizzo email e aggiungere il tuo dispositivo mobile per i messaggi di sicurezza. Inoltre, dovrai attivare i tuoi receipt elettronici. Questa lista di controllo per l’utente per la prima volta ti aiuterà.
Sarò in grado di archiviare il volantino frequente o altre informazioni sul programma di fidelizzazione?
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Sì, questo viene fatto nel profilo online all’interno di Concor Travel nella sezione Programma di viaggiatori frequenti.
Perché la mia data di nascita è richiesta se sto solo prenotando un’auto e/o un hotel?
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Concur ha diversi campi richiesti contenuti all’interno del profilo e mentre la data di nascita è richiesta solo per le prenotazioni delle compagnie aeree, viene utilizzato lo stesso profilo di viaggiatore indipendentemente da ciò che è riservato.
Come faccio a pagare le mie accordi di viaggio concordati?
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Il tuo profilo online memorizza le tue carte di credito KU, KUCR o personali che inserisci. Assicurati di identificare una carta predefinita per ogni tipo di viaggio (aria, hotel, auto, ecc.). Il sito di concorrenza è sicuro e completamente crittografato. Avrai una scelta di quale carta di credito desideri utilizzare quando effettui la prenotazione. Si prega di confermare che tutte le informazioni sulla carta di credito sono impostate nel tuo profilo prima di prenotare in concordato la prima volta. Se mancano le informazioni non sarai in grado di continuare con la prenotazione.
I voli sono acquisti istantanei utilizzando la carta scelta durante la prenotazione. Le selezioni di auto a noleggio e hotel sono prenotazioni e richiederanno una carta di credito al punto vendita/check-in. Assicurati di avere una carta a portata di mano durante il viaggio.
Paga le spese di viaggio aereo/auto/hotel con una carta rilasciata a tuo nome (Ku/Kucr P-card o carta di credito personale). Ti chiediamo di non utilizzare il dipartimento p-card o carcone P emessi ad altri per pagare il tuo viaggio.
Perchè puoi’I Uso la mia carta SSC o dipartimento per prenotare il mio viaggio in concorso?
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Per la conformità delle politiche P-card e la sicurezza delle carte, la riconciliazione e i motivi di segnalazione, i viaggiatori non sono autorizzati a salvare una carta di credito assegnata a un altro dipendente o una carta del dipartimento al loro profilo concorso. Concur è progettato come uno strumento self-service, con ogni dipendente che ha il proprio profilo da cui vengono elaborate le loro richieste di viaggio, prenotazioni e spese. Collegando le persone alle proprie p-card, una catena di connessione viene stabilita da persona all’acquisto che consente un’elaborazione più facile e un report più accurato.
- I viaggiatori di dipendenti KU devono utilizzare una delle seguenti carte per prenotare il viaggio:
- Un Ku o KUCR ha emesso la P-card nel viaggiatore’s nome
- Un bilancio in declino KU emesso al viaggiatore. Questi possono essere assegnati rapidamente, a volte entro ore.
- Una carta di credito personale
- I viaggi per gli ospiti prenotati in Concur Travel da un dipendente KU possono essere prenotati su quel dipendente’S P-card o dipartimento P-card, poiché le informazioni sulla carta non vengono archiviate nel sistema per le prenotazioni degli ospiti.
Cosa succede se non ho una car-card KU o KUCR?
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Una carta di credito personale può essere utilizzata per accordi di viaggio in concorso o più idealmente, un dipendente può ottenere un KU, KUCR o KU in calo del saldo P-card completando quanto segue:
- Leggi e compila la richiesta di azione della scheda di approvvigionamento e il modulo di domanda
- Avere la domanda P-card firmata dal supervisore appropriato prima di presentare.
- Completa e passa il quiz P-card. I quiz a p-card sono amministrati nella lavagna. Il richiedente verrà avvisato via e -mail con indicazioni per il quiz.
La tua car-card può essere spedita a te oppure puoi prendere accordi speciali per ritirarla.
Domande del programma di viaggio:
- Lori Gutsch, assistente alla regia, servizi di viaggio
[email protected] o 785-864-5616
Ku P-card o Domande sul bilanciamento del saldo in calo:
- Mike Lewis, assistente alla regia di approvvigionamento – debiti
- Coordinatore P-card KU
Domande su car-card KUCR:
- Kevin Teel, Business Manager – Office of Research
- Coordinatore P-card KUCR
Cosa devo fare se la mia carta di credito scade o il numero è cambiato?
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Se la tua carta di credito P-card o personale salvata nel tuo profilo Concor è cambiata in alcun modo, dovrai aggiornarlo nel tuo profilo Concor il prima possibile. Ciò garantirà che eventuali prenotazioni future effettuate online o con un agente di viaggio CTP utilizzino una carta aggiornata.
Cosa succede se ho bisogno di aiuto con l’assistenza agente CTP di concorso o CTP?
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- Concorimento dell’assistenza di navigazione – Si prega di contattare il KU Helpdesk su [email protected] di viaggio EDU o KU su [email protected].
- Concordare l’assistenza del messaggio di errore del sistema – Si prega di contattare il banco di assistenza online CTP al numero 877-208-1396 e scegliere l’opzione 1 tra le 7:30 alle 19:30 CST M-F o inviando un’e-mail a [email protected].
- Assistenza per agenti a servizio completo* Assistenza, deve annullare un viaggio o avere problemi con una prenotazione concorsa – Si prega di contattare CTP al numero 877-630-1232 e scegliere l’opzione 1 tra le 7:30 e le 18:30 CST, M-F per assisterti.*La tassa di servizio da $ 20 si applica per le prenotazioni di volo a servizio completo.
- Dopo ore* assistenza di emergenza durante il viaggio – Si prega di contattare CTP all’877-200-1501 dalle 18:30 alle 7:30 CST, M-F, nei fine settimana e nelle vacanze. *Le commissioni aggiuntive richiedono chiamate dopo ore, devono essere utilizzate solo per le emergenze.
Se mi concordo sembra essere giù, c’è un modo per controllare lo stato del sistema?
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SÌ. Concur Open Dashboard fornisce uno sguardo alle interruzioni e alle interruzioni del sistema. Siamo nel data center US2.
Domande di volo
Qual è il modo più efficiente per trovare il miglior programma e il prezzo?
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Il sistema è impostato per predefinire i risultati a “Cerca per prezzo”. Se non riesci a trovare il volo che stai cercando puoi cercare per programma che ti consente di costruire il tuo itinerario. In Search Trip, scegli semplicemente il menu a discesa appropriato prima di fare clic sulla ricerca nella home page principale. Search by Price Visualizza le opzioni di volo Concur Travel suggeriscono che si assumi il costo, la disponibilità e la politica aziendale più bassi e potresti non mostrare tutte le opzioni o gli orari.
Perché la classe di tariffa economica di base è contrassegnata con un’icona di avvertimento nei viaggi concorsi ?
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I biglietti per l’economia di base sono “Usalo o perdilo” Biglietti. Se hai bisogno di cambiare il tuo volo per qualsiasi motivo, perdi il tuo biglietto e devi acquistarne uno nuovo. Non sono consentite modifiche e molte volte non includono borse da trasporto. Inoltre, se un volo è ipervenduto, i posti economici di base sono i primi ad essere urtati dal volo che richiede di acquistare un nuovo biglietto. Per questi motivi abbiamo segnalato l’economia di base in concordati con un avvertimento.
Anche se le tariffe economiche di base sono leggermente più economiche, lo sono fortemente scoraggiato a causa della loro natura restrittiva. Cabina principale, economia o sud -ovest Wanna Away Fare Class è l’opzione di classe tariffaria preferita.
Cosa succederà se acquisto una tariffa etichettata “fuori dalla politica” Significa non la tariffa più bassa offerta dal viaggio concorso?
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Una tariffa acquistata è più costosa di $ 200 rispetto alla tariffa domestica logica più bassa offerta nei parametri di ricerca o $ 400 in più rispetto alla tariffa internazionale più bassa sarà considerata fuori dalla politica. Dopo aver selezionato il biglietto aereo più elevato, come indicato da un’icona del triangolo giallo con un punto esclamativo che si trova vicino al pulsante Fare, ti verrà presentato una casella pop-up e verrà richiesto di selezionare un codice motivo da una casella a discesa. La tua tariffa selezionata, insieme alle alternative meno costose che ti sono state presentate e il tuo acquisto sarà elencato in un rapporto di eccezione che verrà fornito mensilmente all’università’reparto di servizio di viaggio. Si raccomanda che il viaggiatore o l’arrangiatore di viaggio sia pronto a fornire una spiegazione post-fatta, se richiesto di farlo.
Posso prenotare semplici prenotazioni internazionali online?
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Sì, e CTP’Gli agenti a servizio completo possono offrirti opzioni di preventivo gratuite se desideri la loro assistenza di esperti ma desideri prenotare da solo attraverso il viaggio concologico. Si consiglia di prenotare viaggi internazionali complessi direttamente tramite un agente CTP. Sentiti libero di inviare via email [email protected] se desideri un aiuto per la ricerca di volo internazionale in concorda.
Concorda il problema del mio biglietto aereo?
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No, concordare crea solo la prenotazione. La nostra agenzia di viaggio CTP elabora il biglietto sui nostri contratti delle compagnie aeree e garantisce che tutte le informazioni vengano acquisite a fini di segnalazione e controlli di controllo di qualità per il viaggio per l’accuratezza. I biglietti vengono acquistati direttamente con le compagnie aeree, non acquistate da CTP come rivenditore di terze parti.
Come farò a sapere quando/se il mio biglietto è stato emesso?
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Riceverai un’e -mail direttamente da CTP che significherà che il tuo viaggio è stato fatturato/biglietto. Mantieni questa e -mail in quanto contiene informazioni importanti di cui potresti aver bisogno prima o durante il viaggio e per il tuo rapporto di spesa. L’SSC avrà bisogno di una copia di questa e -mail come ricevuta per l’agente CTP/commissione di servizio. Inoltre, nella tua libreria di viaggio in concorso, vedrai lo stato cambiato da confermato a biglietti (se l’aria è inclusa).
Quanto tempo ci vorrà per il mio biglietto per essere elaborato?
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Generalmente, il controllo di qualità e l’elaborazione dei biglietti richiedono solo pochi minuti fintanto che il sistema non si trova errori. L’e -mail fornita da CTP è la conferma che il tuo viaggio è stato acquistato e che la fatturazione/fatturazione è stata completata con successo.
Come vengono tracciati i biglietti inutilizzati? Come vengono usati?
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Quando si accede ai viaggi di concorrenza, dovresti vedere eventuali biglietti inutilizzati nella sezione Avvisi nella parte superiore della home page principale. Inoltre, dovresti vederli nel tuo profilo e nella matrice dei risultati della ricerca aerea. Se hai un biglietto inutilizzato, nella pagina delle informazioni di prenotazione del viaggio c’è un discesa per indicare che si desidera utilizzare i crediti per biglietti inutilizzati. Questo avviserà CTP per applicare il tuo credito. Ricorda che i crediti per biglietti inutilizzati sono specifici della compagnia aerea e possono essere applicati solo contro gli acquisti dalla stessa compagnia aerea.
Sto prenotando un viaggio a più gamba domestico, non un viaggio di andata e ritorno. Può concordare il supporto di viaggio?
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SÌ. Puoi prenotare fino a 6 gambe di viaggio su una prenotazione in Concor Travel. Se la ricerca del viaggio nella home page, scegli l’opzione multi-segmento della sezione Criteri di ricerca Air.
Qual è il modo migliore per prenotare un viaggio in cui più di un dipendente deve viaggiare sullo stesso volo?
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Gli utenti possono scegliere di condividere un viaggio con un altro utente in modo che possano vedere/selezionare lo stesso volo e/o le disposizioni dell’hotel. Inoltre, nella home page durante il completamento della ricerca di viaggio è possibile utilizzare il discesa degli adulti # per prenotare fino a 6 dipendenti insieme. NOTA: è necessario essere elencati come arrangiatore sui loro profili per utilizzare questa opzione e il volo deve essere acquistato su una p-card KU/KUCR. È contro la politica pagare le spese di viaggio di altri dipendenti con una carta personale.
Perché vedo tariffe aeree più basse su altri siti Web di quanto non faccia in concorso?
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Potrebbero esserci diverse ragioni per questo. Il motivo più comune è che le tariffe economiche di base offerte dalle compagnie aeree e dai siti del tempo libero sono state bloccate in concordata come menzionato sopra. Un altro motivo per cui vediamo discrepanze tariffarie è dovuto alle fluttuazioni dell’inventario: il tempismo è tutto e la disponibilità di inventario e i costi possono cambiare minuto di minuto. Eventuali domande sulle discrepanze tariffarie dovrebbero essere segnalate in dettaglio a CTP su [email protected].
Come posso identificare le opzioni di volo conformi a Fly America?
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Fly America Opzioni di volo conformi hanno un’icona di uno scudo con un segno di spunta che può essere visto sopra il pulsante Visualizza le tariffe.
Spese di concordazione: panoramica per le imprese del Regno Unito
Gestione spese aziendali non lo fa’deve essere un mal di testa. Ci sono una serie di strumenti di gestione delle spese disponibili per aiutare con tutto, dal caricamento delle ricevute all’analisi della spesa mensile.
Uno di questi è Concordare le spese. Noi’ti darò il basso a concordamento su come concordare’Il software di spesa S funziona qui in questa guida, anche Funzionalità, informazioni sui prezzi e integrazioni. Esso’è tutto per aiutarti a capire se’è la scelta migliore per la tua attività.
Cosa sono le spese concordate?
Le spese di concorrenza sono solo uno dei tanti strumenti aziendali disponibili SAP Concur. La società con sede negli Stati Uniti è specializzata nella fornitura Gestione dei viaggi e delle spese Servizi per le aziende. Il suo prodotto di spese di concorsa basata su cloud è progettato per offrire una gestione delle spese automatizzata e integrata.
Gli imprenditori possono rimanere in controllo delle spese ovunque si trovino nel mondo, mentre i dipendenti hanno un modo più conveniente per presentare le loro spese. Ha strumenti per fatturazione, approfondimenti sui dati e prodotti specialistici anche per le organizzazioni del settore pubblico.
Secondo il suo sito Web, l’azienda riceve recensioni luminose dai suoi clienti. Ad esempio, il 93% dei revisori di contrimento su GetApp¹ lo consiglierebbe a colleghi o amici.
L’immagine non è’T Sfortunatamente TrustPilot, dove SAP Concur riceve una scarsa valutazione di soli 2.1 su 5², con i revisori più insoddisfatti del servizio clienti. Tuttavia, questo è un profilo TrustPilot non riscosso con solo 17 revisioni di spese di concorrenza in totale.
Prezzi delle spese concordate
La prima cosa che tu’Ll vorrà naturalmente sapere sull’uso di SAP Concor per le spese è quanto costa.
Sfortunatamente, concorda non’T Pubblica i dettagli dei prezzi sul suo sito Web, poiché i costi variano in base a fattori come le dimensioni dell’azienda e l’utilizzo.
Concordate con le spese
Attraverso, cosa’s Offrite per le aziende interessate a utilizzare gli strumenti di gestione delle spese concordate? Ecco le caratteristiche principali che devi sapere circa |
- Reporting a spese semplificate, dove puoi vedere tutti i tuoi dati di spesa in un unico posto.
- Acquisire automaticamente le ricevute e i rapporti di processo in tempo reale.
- Impostazioni configurabili per soddisfare le esigenze aziendali.
- Invia, rivedi e approva i richieste di spese in movimento.
- Integrazioni con sistemi esistenti e strumenti aziendali.
- Supporto per il budget, le previsioni e la conformità delle politiche.
- Monitoraggio dei dati di spesa sicura.
Concur Spese App
Accanto al software online basato su cloud, lì’s anche un’app di spese concordate.
La caratteristica principale da sapere è la spesa. Questo è un APP mobile a scansione ricevuta che consente ai dipendenti di scattare e caricare foto di ricevute di carta⁴. Trasforma efficacemente le foto in dati. Ciò offre agli imprenditori e ai manager accurati, quasi in tempo reale rapporti e approfondimenti.
L’app consente di aggiungere le ricevute ai reclami di spesa immediatamente e automaticamente le spese per la contabilità e la conformità. Ciò può risparmiare un enorme periodo di tempo sull’immissione dei dati manuali e sull’amministratore.
Concordare le integrazioni delle spese
L’ultima cosa chiave da sapere sulle spese concordate è come può essere integrato con altri strumenti e app di business. Puoi collegarlo a oltre 200 sistemi aziendali⁵, creando un’unica piattaforma per gestire la tua azienda’s flusso di cassa.
Ecco solo alcuni esempi:
- Strumenti di contabilità come QuickBooks, Sage e Xero.⁵
- App aeree e hotel come Deloitte – Travel Ready, Tripkicks per i viaggi e la prenotazione concordati.com per affari.⁶
- Soluzioni finanziarie e delle risorse umane come AxosMoney, American Express B2B Pagamenti e pagamenti da parte di Transfermate.⁷
Puoi persino contattare il team di gestione dei viaggi e delle spese ConCur per discutere di soluzioni personalizzate per la tua organizzazione.
Gestisci le spese aziendali con saggio
Fare affari attraverso i confini internazionali? Questo può potenzialmente rendere le spese di tracciamento molto più complicate.
Ma apri un account multi-valuta commerciale saggio e tu’Avrò una soluzione facile da gestire per il flusso di cassa internazionale.
Puoi pagare fatture all’ingrosso in più paesi in un semplice clic e ordinare carte a spese sagge per ogni dipendente che ne ha bisogno. Questo rende le spese di tracciamento un gioco da ragazzi, anche quando la forza lavoro è distribuita nei continenti.
Tutte le conversioni di valuta sono eseguite al tasso di cambio di metà del mercato, quindi non’t perdere.
Dopo aver letto questa guida, dovresti avere tutte le informazioni necessarie per decidere se le soluzioni di spesa concordate sono giuste per la tua attività.
Noi’VE Funzionalità coperte, integrazioni e app Speset, ma tu’Devo mettersi in contatto con SAP concorimento per scoprire i prezzi personalizzati per la tua azienda.
Fonti utilizzate per questo articolo:
- CONTRO – Recensioni
- TrustPilot – Concur
- Concur – gestione delle spese
- Concur – Scanner di ricevute mobili
- Concur – Integrazioni
- Concur App Center – Air & Hotel
- Concur App Center – Finance & HR
Fonti controllate il 29-09-2022.
Questa pubblicazione è fornita solo a scopo di informazione generale e non è destinata a coprire ogni aspetto degli argomenti con cui si occupa. Non è destinato a equivalere a consigli su cui dovresti fare affidamento. È necessario ottenere una consulenza professionale o specialistica prima di prendere o astenersi, qualsiasi azione sulla base del contenuto in questa pubblicazione. Le informazioni in questa pubblicazione non costituiscono una consulenza legale, fiscale o altro professionale da Wise Payments Limited o dai suoi affiliati. Risultati precedenti non garantiscono un risultato simile. Non rilasciamo dichiarazioni, garanzie o garanzie, espresse o implicite, che il contenuto nella pubblicazione sia accurato, completo o aggiornato.
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FAQ – Domande frequenti
Nuovi account saranno disponibili in SAP Concur due giorni lavorativi dopo l’elaborazione del modulo Aura.
I nuovi centri di costo seguono lo stesso lasso di tempo dei nuovi account. Ci vorranno 2 giorni lavorativi affinché il nuovo centro di costo sia disponibile per l’uso in SAP Concur.
Se un centro di costo non è appena creato e non è disponibile nei risultati di ricerca, contattare l’ufficio finanziario per assistenza. La FO può funzionare con il supporto di Concur SAP per risolvere il problema e il funzionario finanziario sarà consapevole che potrebbe essere necessario distribuire la spesa al centro di costo appropriato una volta che i dettagli pubblicano.
Per distribuire le spese in un rapporto a più di una combinazione di account, utilizzare allocazione. La migliore pratica è aggiungere tutte le spese a un rapporto e quindi allocare il totale del rapporto alle combinazioni di account desiderati
- Nel menu Dettagli nell’elenco delle spese di un report, selezionare l’allocazione.
- Seleziona tutte le spese e fai clic su Allocate le spese selezionate.
- Sul lato destro dello schermo, aggiungi una riga di allocazione per ciascuna combinazione di account da addebitare.
- L’allocazione può essere eseguita per percentuale o da importi in dollari utilizzando il menu “Allocate per selezionare la percentuale o l’importo.
Per maggiori dettagli su questo processo, rivedi la documentazione delle spese allocate disponibile dalla sezione di allocazione e codifica X della pagina di documentazione.
Allocazione
Domande generali
SAP Concur consentirà l’allocazione dell’importo in dollari solo quando tutte le voci di spesa selezionate sono tutti numeri positivi o tutti i numeri negativi. Una selezione mista di numeri positivi e negativi può essere assegnata solo dalla percentuale. Un esempio di numero negativo è una riduzione del rimborso che viene sempre inserita come numero negativo (-23.54).
Il sistema di Concur SAP consente sempre di risparmiare l’allocazione come percentuali. L’allocazione eseguita dall’importo in dollari viene salvata in percentuale. La conversione di dollari in percenti a volte farà cambiare gli importi in dollari di alcuni centesimi. Per forzare un’allocazione ad essere un importo esatto in dollari, gli importi di allocazione di una voce di spesa possono essere modificati per modificare gli importi al numero corretto. L’help desk di SAP Concur può aiutarti con questo processo.
Domande generali
Ogni rapporto di spesa ha una pista di audit che registra tutto ciò che viene fatto al rapporto dal momento in cui viene inviato fino a quando il pagamento non è stato elaborato. Per visualizzare il percorso di audit per un particolare rapporto, aprire il rapporto facendo clic sul nome del rapporto. Nella pagina Elenco Spese, fare clic sul menu Dettagli e selezionare Audit Trail.
I rapporti presentati che si trovano nel flusso di approvazione verranno visualizzati nella pagina di spesa con uno stato di presentazione. Il flusso di approvazione del rapporto mostrerà l’avanzamento del rapporto attraverso il processo di approvazione.
- Nella pagina Spese Apri il rapporto di spesa facendo clic sul suo nome.
- Nell’elenco delle spese nel menu Dettagli Seleziona Flusso di approvazione. La finestra pop-up del flusso di approvazione visualizzerà i numeri di account. Fare clic sul numero di conto per espandere il flusso di lavoro e visualizzare tutti gli approvatori e le date di approvazione.
- Quando un rapporto ha ricevuto la sua approvazione finale, può essere visualizzato nella biblioteca del rapporto. Tutti i report possono essere visualizzati facendo clic sulla libreria dei report e filtrando per “tutti i report”.Utilizzare il menu Visualizza per selezionare “Tutti i report” per visualizzare un elenco di report completo che includerà lo stato corrente del report.
Browser e SAP concordano
Domande generali
I browser certificati per l’uso con concorimento di SAP sono:
- Versioni di Microsoft Internet Explorer 10 e 11
- Versioni Firefox 35, 36 e 37
- Versioni Safari 5.1, 6.0, 7.0 e 8.0
- Versioni di Google Chrome 40.0, 41.0 e 42.0
Controlla le versioni più recenti delle pagine memorizzate
- Per prestazioni ottimali, selezionare il Automaticamente opzione su Impostazioni dialogo.
Impostazione della cache del browser
- Verificare che la casella accanto al Non controllare mai il server È non controllato.
Impostazioni di sicurezza
- Verificare che tutte le zone di sicurezza siano impostate sui livelli predefiniti.
Disabilita il debug dello script
- Consiglia di selezionare la casella accanto a questa impostazione per disabilitare il debug dello script.
Notifica dell’errore di script
- Consiglia di selezionare la casella accanto a questa impostazione per visualizzare la notifica di errore dello script.
Abilita i cookie
- Consiglio medio collocamento.
Spese differite
Domande generali
Il processo per differire le spese al prossimo anno fiscale è cambiato e non si verifica in concorda. Per ulteriori informazioni, consultare il documento di contabilità Accrual per ulteriori informazioni.
Ibis non è più usato
Domande generali
Nuovi dipendenti verranno aggiunti al file dei dipendenti di SAP Concur il giorno lavorativo successivo dopo il completamento del modulo di appuntamento e il dipendente è nel sistema delle risorse umane. Se un nuovo dipendente deve richiedere un rimborso prima del completamento di questo processo, dovrebbe contattare il proprio funzionario finanziario.
Rapporto sulle spese
Domande generali
Se l’addebito è su una carta di acquisto, sarà collegato al viaggiatore che è responsabile della carta di acquisto. Un commento dovrà essere aggiunto alla voce di spesa che indica che alcune delle spese dell’hotel sono per gli altri dipendenti. Se l’addebito non è su una scheda di acquisto, scrivere una nota sulla ricevuta che indica come verranno applicate le spese. La ricevuta deve essere fax con entrambe le spese.
Qual è la differenza tra una stima per il viaggio con una richiesta di anticipo in contanti e una stima per il viaggio senza una richiesta di anticipo in contanti?
Si prega di notare che il processo per l’immissione di un anticipo in contanti è cambiato con la nuova interfaccia utente.
Se hai bisogno di aiuto per entrare in un anticipo in contanti, ti preghiamo di chiamare l’helpdesk una chiamata 814-863-9713
La stima completata per il viaggio con un anticipo in contanti avrà gli anticipi in contanti: la piastrella nella parte superiore della richiesta, se la piastrella non è lì, la richiesta non include un anticipo in contanti.
Quando viene presentato un anticipo in contanti, dopo l’approvazione andrà all’amministratore del bilancio e al funzionario finanziario per l’approvazione’S Completamente approvato ed emesso, verrà successivamente pubblicato su Simba e poi IT’s un elaborazione durante la notte in banca. A seconda della banca, potrebbero essere necessari da 2 a 3 giorni per elaborare. Consiglierei che i progressi in contanti vengano inseriti almeno una settimana prima del viaggio se possibile che 2 settimane sarebbero migliori.
Pasti di gruppo
Domande generali
I suggerimenti sui pasti di gruppo devono essere ragionevoli che Penn State considera generalmente il 20% o meno. Tuttavia, suggerimenti che sono $ 1.00 o meno oltre il 20% sono accettabili e non devono essere detratti.
Se c’è un eccesso di punta maggiore di $ 1.00 Durante un pasto di gruppo, la quantità di eccesso dovrebbe essere dettagliata dalla spesa PCARD per pasto di gruppo e contrassegnata “Detrarre dal rimborso.” Non utilizzare una “riduzione del rimborso” per ridurre una transazione PCARD.
Questo non è più necessario.
I gruppi di partecipanti possono essere utilizzati per aggiungere rapidamente un gruppo di partecipanti che tengono regolarmente i pasti di gruppo insieme.
- Aggiungi tutti i partecipanti individualmente a un pasto di gruppo utilizzando la ricerca avanzata.
- Seleziona tutti i partecipanti nel gruppo facendo clic sulle caselle a sinistra dei partecipanti’ nomi o la casella di controllo seleziona tutto.
- Fai clic sul pulsante Modifica, quindi crea un gruppo.
- Dai un nome al gruppo e fai clic su Salva.
- Utilizzare questo gruppo nei rapporti futuri facendo clic sui preferiti, quindi cambiando la scheda ai gruppi di partecipanti.
- Un gruppo di partecipanti sarà disponibile solo nel profilo del dipendente il gruppo è stato originariamente creato sotto.
Se il gruppo dei partecipanti supera 12 persone, un gruppo di 12 o più può essere usato invece come preferito. Vedere le FAQ per le regole e il processo per l’utilizzo di un gruppo di 12 o più
Quando ci sono dodici o più partecipanti in un pasto di gruppo, è possibile creare una voce di partecipanti per i partecipanti che utilizzano il tipo di partecipanti “Gruppo di 12 o più”.
- Fai clic sul pulsante Nuovo partecipante o aggiungi> Nuovo partecipante, a seconda di come viene visualizzato sullo schermo.
- Seleziona il tipo di partecipante di “gruppo di 12 o più”.
- Immettere un nome per il gruppo e aggiungere il gruppo a spese.
- Modifica il campo di conteggio dei partecipanti all’interno dell’elenco dei partecipanti per riflettere il numero corretto di partecipanti,
- Crea un PDF dell’elenco dei partecipanti o accedi al foglio e allega alle ricevute.
Domande generali
Le spese di viaggio da SAP Concur possono essere identificate dai tipi di dettaglio, ci sarà una voce per contanti e una voce per gli addebiti PCARD.
IL spazio libero conterrà i primi 15 caratteri del nome del rapporto. IL descrizione conterrà 40 caratteri, da diviso come segue:
- Dipendente
- 1-10 sarà il cognome dei dipendenti
- 12-40 sarà l’ID PSU del dipendente
- 1-10 sarà cognome non dipendente
- 12-40 conterrà “non empl”
Lo spazio libero e i caratteri 12-40 della descrizione possono essere modificati utilizzando UDFS o tramite ICAG/ISTR usando la schermata aggiuntiva sul dettaglio.
Spese dettagliate
Domande generali
L’articolazione viene utilizzata per due (2) scopi SOLTANTO:
- per separare le aliquote e le tasse nel tipo di spesa hotel/motel, se richiesto dal dipartimento; E
- per separare le spese universitarie legittime dalle spese personali.
Itinerari e giornaliero (indennità di viaggio)
Domande generali
Gli itinerari possono essere eliminati dall’elenco itinerario disponibile. Un itinerario assegnato a un rapporto deve essere non assegnato e quindi può essere eliminato.
Gli itinerari possono essere rimossi da un rapporto di spesa in qualsiasi momento prima di presentare il rapporto. ATTENZIONE: la rimozione di un itinerario o di arresto itinerario da un rapporto rimuoverà anche tutti i pasti fissi correlati e/o le spese di alloggio fisse.
In un rapporto di spesa nel menu Dettagli selezionare itinerari disponibili. La sezione itinerari assegnata mostra tutti gli itinerari assegnati al rapporto. Un itinerario deve non essere assegnato prima che possa essere eliminato nella sezione itinerari disponibile della pagina.
Nella sezione itinerari disponibile è possibile selezionare un itinerario e il pulsante Elimina clicca per eliminare l’itinerario.
Nota:
- Un itinerario con un lucchetto nella colonna a sinistra della colonna Azioni non può essere eliminato. Il lucchetto indica che l’itinerario è allegato a una relazione di spesa che è stata presentata.
- L’eliminazione di un itinerario assegnato a un rapporto non sottoposto rimuoverà l’itinerario e tutti i pasti fissi applicabili e/o le voci di alimentazione fissa dal rapporto.
L’applicazione consente al personale di supporto di SAP di aggiungere sedi per l’elenco di ricerca della città.
Per richiedere l’aggiunta di una sede di Conus, si prega di inviare una richiesta a SAP Concur Helpdesk. Includi il nome della città, l’abbreviazione dello stato e il codice postale. Il u.S. L’applicazione di ricerca del codice postale è una risorsa eccellente per le informazioni necessarie per aggiungere una nuova posizione per Conus Travel.
Per richiedere l’aggiunta di una sede di Oconus, si prega di inviare una richiesta a SAP Concur Helpdesk con quante più informazioni possibili sul luogo: il paese e la provincia ove applicabile, una posizione ben nota nelle vicinanze, tutto ciò che aiuterà l’helpdesk corrisponde alla nuova posizione a una tariffa appropriata per Diem.
Le spese per diem vengono aggiunte facendo clic su Dettagli-> Nuovo itinerario da creare e itinerario che si allontaneranno per calcolare e creare le voci di spesa giornaliera per Diem.
Fai clic su Avanti per accedere alla scheda Itinerari assegnati. Qui è dove è possibile selezionare un itinerario assegnato per modificarlo o per non assistere ed eliminarlo. Se l’itinerario assegnato è corretto, fare clic su Avanti per andare alla scheda Spese e regolazioni.
Una volta nella scheda Spese e aggiustamenti, se non sono stati forniti pasti durante il viaggio da una conferenza, un pasto del gruppo aziendale o un’altra fonte, selezionare la casella di controllo corrispondente a quel pasto fornito per rimuovere quell’indennità da quel giorno al giorno. I pasti presumibilmente consumati a casa o acquistati su un PCARD non sono considerati i pasti. Nel caso in cui vengano forniti tutti i pasti per un giorno, non è possibile richiedere pasti al giorno per quel giorno. Tuttavia, l’importo incidentale per dieme ($ 5 per il viaggio conus, variabile per i viaggi di Oconus) può ancora essere richiesto a discrezione del viaggiatore.
In conformità con la politica di viaggio universitaria, per il primo e gli ultimi giorni di viaggio, Concur produrrà il pasto di quel giorno al 75% della sede del luogo notturno. I viaggiatori riceveranno questo importo indipendentemente dal tempo di viaggio del giorno o della durata del viaggio.
Seleziona il collegamento delle spese e delle regolazioni nel menu Dettagli di un rapporto. I pasti forniti durante una conferenza o un gruppo di pasti devono essere identificati come “pasti forniti.”Seleziona la casella di controllo appropriata per ciascun pasto fornito per ridurre gli importi di indennità per diela per la politica di viaggio. Dopo che tutti i pasti forniti sono stati identificati, selezionare Crea spese o aggiornare le spese per creare o regolare le voci di spesa per DIEM nel rapporto di spesa.
Per i viaggi conus (contigui US), l’alloggio viene rimborsato dall’importo effettivo speso. Per i viaggi OCONUS (al di fuori del contiguo US), l’alloggio viene rimborsato da Diem oltre ai pasti e agli incidenti.
Le caselle di controllo durante la notte sono applicabili solo a Oconus Travel, per l’uso quando il viaggiatore non viene rimborsato per alloggio da parte di Diem. Seleziona la casella di controllo notturna per escludere un giorno di alloggio per DIEM dalla richiesta di rimborso.
L’Ufficio della politica del governo (OGP) ha confermato quando la M & IE è ridotta al 75% l’intero costo di un pasto fornito viene detratto e che il pasto stesso non è ridotto al tasso del 75% in base al §301-11.18 della FTR.
Ad esempio, la tariffa M & IE per Chicago è di $ 74. Il primo giorno di viaggio sarebbe $ 55.50. Se fosse stata fornita la colazione ($ 17), la nuova M & IE calcolata per il primo giorno di viaggio sarebbe di $ 38.50. La quantità totale di detrazioni dei pasti non può comportare un importo minore rispetto agli incidenti autorizzati per la posizione, in questo esempio per Chicago che sarebbe $ 5.
Gli itinerari vengono utilizzati nei rapporti di spesa solo se un viaggiatore richiede il rimborso per le spese dei pasti e/o le spese di alloggio di Oconus. Un itinerario dovrebbe essere utilizzato per creare le voci di spesa per ogni notte per ogni luogo di viaggio durante la notte.
Ogni itinerario deve essere costituito da due (2) righe minime. La prima riga contiene la partenza da una posizione di casa/campus e arrivo a una destinazione; La seconda fila contiene la partenza da una destinazione di viaggio e ritorna nella posizione di casa/campus.
Un itinerario dovrebbe avere tutte le righe necessarie per registrare l’arrivo in ogni nuova posizione di pernottamento.
Posizione mancante
Domande generali
Il personale di supporto di SAP ha la possibilità di aggiungere sedi per l’elenco di ricerca della città secondo necessità. Per richiedere l’aggiunta di a Posizione di Conus, Si prega di inviare una richiesta all’help desk di SAP Concur. Includi il nome della città, l’abbreviazione dello stato e il codice postale. Il u.S. L’applicazione di ricerca del codice postale è una risorsa eccellente per le informazioni necessarie per aggiungere una nuova posizione per Conus Travel. Per richiedere l’aggiunta di un OCONUS Posizione, Si prega di inviare una richiesta all’help desk di SAP Concur con quante più informazioni possibili sul luogo: il paese e la provincia ove applicabile, una posizione ben nota nelle vicinanze, tutto ciò che aiuterà l’help desk ad abbinare la nuova posizione a una tariffa appropriata per Diem.
Pasti di 1 giorno
Domande generali
Quando un dipendente viaggia, le spese di singoli pasti verranno rimborsate tramite il pasto e gli incidenti al giorno. Per Diem si applica al viaggio di 1 giorno e di più giorni. In un rapporto di spesa viene creato un itinerario nelle indennità di viaggio. L’itinerario viene utilizzato per calcolare automaticamente la quantità massima consentita di giorno per il giorno. Una voce di spesa per pasto fisso viene creata nell’elenco delle spese per l’importo del DIEM. L’importo alimentare rimborsato al dipendente è un reddito imponibile. Come per qualsiasi richiesta di rimborso, un importo inferiore può essere richiesto su richiesta del viaggiatore. Le ricevute dei pasti non sono tenute a sostenere il reclamo per il giorno per tutta o parziale.
Il rimborso per i pasti e le spese accidentali quando non è coinvolto alcun viaggio durante la notte richiede che l’importo del rimborso sia segnalato come parte del reddito imponibile del dipendente a meno che non sia un pasto di gruppo valido con un chiaro scopo commerciale e un elenco di partecipanti.
Esempio: un dipendente viaggia da Filadelfia a UP. Durante il viaggio di ritorno da UP, il dipendente si ferma e mangia il pranzo. Se il dipendente richiede il rimborso per il pasto, il beneficio totale che un dipendente riceverà (Totale per DIEM, rimborso senza pasti tascabili o spese per pasti PCARD) è l’importo del pasto imponibile di 1 giorno e deve essere inserito nella voce del pasto fisso creata dall’itinerario.
Come gestire i pasti imponibili per i viaggi di 1 giorno in un rapporto di concorsa SAP:
- Nell’intestazione del report Selezionare la casella di controllo per “Questo rapporto include il rimborso dei pasti a 1 giorno”. Questo accende il promemoria per il campo dell’importo imponibile sulla spesa del pasto fisso.
- Crea l’itinerario e la spesa per pasto fisso per il settore.
- Nell’elenco delle spese, fare clic sulla spesa fissa per aprirlo.
- Immettere l’importo totale del beneficio di spesa pasto che il viaggiatore sta rivendicando nel Importo del pasto imponibile a 1 giorno campo. L’importo inserito può essere uno dei seguenti ma non deve superare L’importo originale della voce a spesa del pasto fisso:
- totale ammissibile per diem, o
- Spese effettive in tasca, o
- Spese effettiva del pasto PCARD, o
- Spese per pasti fuori tasca e spese per pasti PCARD
NOTA: Se il PER DIEM è ridotto all’effettivo speso, l’importo imponibile è l’importo speso effettivo (fuori tasca più pasti PCard). Sarà inferiore alla quantità originale dell’iscrizione al pasto fisso.
Questo tipo di spesa verrebbe utilizzato quando una riunione include un pasto in cui ogni partecipante paga per una parte delle spese del pasto o paga l’intero costo del proprio pasto in uno dei seguenti scenari:
Esempio 1: un dipendente viaggia da Harrisburg a un incontro. I partecipanti alla riunione decidono di lavorare a pranzo e di consegnare il cibo. Il dipendente paga $ 6.00 verso il pranzo – i $ 6.00 sarebbe una spesa per pasti non tassabile. Esempio 2: un dipendente si reca in una riunione. Dopo l’incontro, il viaggiatore e un altro partecipante vanno a pranzo per rivedere gli argomenti discussi durante la riunione, ciascuno pagando per il proprio pasto.
Quando viene richiesto un pasto di 1 giorno non tassabile, la richiesta deve seguire le stesse regole della spesa (partecipanti) di un pasto di gruppo (partecipanti).
Detrazioni sui salari
Domande generali
La detrazione sarà etichettata “SAP Concur” e sarà elencata sulla rimessa a pagamento con le altre detrazioni.
Carte d’acquisto
Domande generali
Il collegamento di Guru alla carta di acquisto del PSU fornisce un elenco di riferimento di collegamenti e informazioni pertinenti disponibili per i titolari di carte e i funzionari finanziari.
Il titolare della carta deve risolvere tutte le spese di viaggio (comprese quelle sulla carta di acquisto) in SAP concordano entro e non oltre 60 giorni dopo la fine del viaggio (30 giorni se il viaggio viene addebitato a un fondo limitato ed è completato nell’ultimo mese dell’accordo sponsorizzato).
Gli addebiti PCARD che non sono stati risolti dopo un periodo di tempo appropriato (più di 60 giorni dopo che si è verificato il viaggio) saranno considerate transazioni non reimbobilibili.
Il funzionario finanziario avrà l’autorità di presentare una relazione di spesa per conto del titolare della carta per risolvere queste transazioni non reimbumibili, il che comporterebbe una detrazione dalla busta paga del titolare della carta per l’importo delle transazioni. Il funzionario finanziario può anche procedere ad agire in base all’uso improprio della carta di acquisto.
Le ricevute sono richieste per tutte le transazioni addebitate alla scheda di acquisto, ad eccezione dei singoli pasti.
I pasti/riunioni di gruppo devono essere supportati da entrate dettagliate.
Le ricevute saranno allegate al rapporto di spesa.
Se una ricevuta viene persa o, per qualche motivo, non ricevi una ricevuta o una fattura, è necessario contattare il fornitore per ottenere un duplicato.
Nella rara situazione in cui il venditore non fornirà una ricevuta duplicata, è necessario compilare un modulo di sostanza per le entrate smarrite o non ottanti, che è disponibile dal tuo funzionario finanziario e includere il modulo come sostituto della ricevuta. Questo modulo richiede l’approvazione da parte dell’amministratore del bilancio o del dirigente del bilancio e il funzionario finanziario prima che la transazione possa essere risolta in SAP Concur.
Eventuali addebiti non assegnati che non sono stati comprovati dopo un periodo di tempo appropriato (più di 60 giorni dopo che si è verificato il viaggio) saranno considerate transazioni non rimborsabili.
Il funzionario finanziario avrà l’autorità di presentare una relazione di spesa per conto del titolare della carta per risolvere queste transazioni non reimbumibili, il che comporterebbe una detrazione dalla busta paga del titolare della carta per l’importo della transazione. Il funzionario finanziario può anche procedere ad agire in base all’uso improprio della carta di acquisto. (Riferimento: PC2009, pagina 9)Gli addebiti PCARD sono visualizzati nella sezione Spese disponibili di spesa. Verranno visualizzate tutte le spese PCARD che non sono state assegnate a un rapporto di spesa.
Per assegnare un addebito PCARD a un rapporto, creare un nuovo rapporto o aprire un rapporto esistente e utilizzare il menu di importazione per visualizzare e quindi importare le spese PCARD nel report.
È disponibile un elenco storico di tutte le spese PCARD in SAP per il titolare della carta. Fai clic sul collegamento Transaction Visualizza nella pagina Spese per aprire l’elenco storico di tutte le spese PCARD. L’elenco addebiti della carta della società può essere filtrato per visualizzare tutte le spese per anno civile o per periodi di tempo specifici entro un anno. L’elenco includerà il nome del rapporto per tutte le spese assegnate ai rapporti sulle spese.
Eventuali addebiti di carte d’acquisto considerati spese personali e, pertanto, non rimborsabili da Penn State, saranno prima compensati da qualsiasi rimborso a causa del dipendente.
Se non è dovuto alcun rimborso al dipendente, l’importo non rimborsabile risultante dalle transazioni PCARD sarà detratto dalla retribuzione del dipendente.
Le spese di pasti individuali vengono rimborsate utilizzando il giorno (indennità di viaggio). Il seguente delinea come tenere conto delle spese per i pasti PCARD e delle spese di pasti vive in quanto corrispondono alle quote di pasti giornalieri. Ogni tipo di transazione di pasto deve essere elaborato come segue:
Dopo aver creato l’intestazione del report o facendo clic su Dettagli-> Nuovo itinerario, Crea e itinerario che si allungerà per creare le voci di spesa giornaliera per Diem:
- Crea righe itinerarie nella nuova sezione di arresto della schermata del traver.
- Ogni riga di itinerario contiene la posizione di partenza, la data e l’ora e la posizione di arrivo, la data e l’ora della destinazione.
- Crea una riga di itinerario per ogni modifica nella posizione del soggiorno durante la notte.
- Fare clic su Salva per salvare ogni riga al termine.
- Completa tutte le righe dell’itinerario utilizzando i nuovi campi di stop.
- Se un itinerario è per un viaggio di 1 giorno, ci devono essere ancora due file di itinerario:
- uno per la partenza dalla posizione di casa e dall’arrivo a destinazione;
- uno per il viaggio di ritorno nella posizione di casa.
- Fai clic su Avanti quando sono state salvate tutte le righe di itinerario;
- Fai clic su Avanti nella schermata itinerari disponibile.
- La schermata delle spese e delle rettifiche visualizzerà l’importo del giorno per ogni giorno nell’itinerario.
- Per Conus Travel la quantità includerà il pasto e il rimborso accidentale.
- Per OCONUS Travel l’importo includerà alloggio, pasto e rimborso accidentale.
In conformità con la politica di viaggio universitaria, per il primo e gli ultimi giorni di viaggio, Concur produrrà il pasto di quel giorno al 75% della sede del luogo notturno. I viaggiatori riceveranno questo importo indipendentemente dal tempo di viaggio del giorno o della durata del viaggio.
Se durante una conferenza sono stati forniti pasti da una conferenza, da un pasto del gruppo aziendale o da un’altra fonte, selezionare la casella di controllo corrispondente al pasto fornito per rimuovere quell’indennità per il pasto dal quotidiano al giorno. I pasti presumibilmente consumati a casa non sono considerati i pasti. Nel caso in cui vengano forniti tutti i pasti per un giorno, non è possibile richiedere pasti al giorno per quel giorno. Tuttavia, l’importo incidentale per dieme ($ 5 per il viaggio conus, variabile per i viaggi di Oconus) può ancora essere richiesto a discrezione del viaggiatore.
I singoli pasti acquistati con un PCARD non vengono forniti pasti, non selezionare la casella di controllo fornita. I pasti alimentari corrispondenti ai singoli pasti PCARD devono essere inclusi in rete rispetto alla quantità detratta per il pasto PCard.
Quando sono stati identificati tutti i pasti forniti, fare clic su Crea spese. Ogni giorno di pasto per spesa verrà inserita nell’elenco delle spese come pasto fisso. (La porzione di alloggio Oconus verrà inserita separatamente come alloggio fisso).
Aggiungi transazioni a spese per pasti PCARD:
- Se la schermata delle spese disponibile non è disponibile a destra, fare clic sul pulsante Importa sopra l’elenco delle spese a sinistra per aprire le spese disponibili.
- Selezionare le spese PCARD PCARD applicabili dalla schermata delle spese disponibili facendo clic sulla casella di controllo a sinistra delle transazioni (i).
- Fare clic sul pulsante di importazione nella schermata delle spese disponibili per assegnare le transazioni PCard Meal al report.
Il tipo di spesa predefinita, la spesa per pasti PCARD, sarà assegnato a tutti i pasti acquistati con un PCARD.
- Se una spesa per pasto PCard è un pasto di gruppo:
- modificare la voce di spesa;
- Modificare il tipo di spesa in “Gruppo pasti/MTG (partecipanti richiesti)”; E
- Completa tutte le informazioni richieste e salva.
- modificare la voce di spesa;
- Selezionare la casella di controllo detratti dal rimborso situata sotto la casella dei commenti; E
- Salvare le modifiche.
Ripeti i passaggi per tutti i singoli pasti PCard. L’importo di ogni singolo pasto PCARD verrà sottratto dall’importo del rimborso in contanti totale.
Si verificherà una detrazione del libro paga se il totale delle spese per pasti PCARD più eventuali spese PCARD non reimbumibili superano il rimborso totale della cassa (l’importo a cui un viaggiatore ha diritto a indennità per Diem più spese in contanti).
Pasti vive: non creare voci di spesa per i singoli pasti acquistati con contanti o carte di credito personali.
Tutte le spese di pasti individuali vengono rimborsate in base alle tariffe standard per il DIEM assegnate a ciascuna posizione. Il viaggiatore è idoneo per il pasto al giorno in vigore per la posizione in cui trascorre quella notte. Per l’ultimo giorno di viaggio, il giornalista in vigore sarà quello del soggiorno della notte precedente.
Calcola le spese effettive
- Indennità per Diem: totali tutte le voci di pasti fissi per tutti i giorni di viaggio nell’elenco delle spese.
- Spese effettive: totale tutte le singole voci di spesa per pasti PCARD e aggiungi eventuali spese di pasti vive per tutti i giorni di viaggio .
- Importo di riduzione: sottrarre l’importo delle spese effettive dall’importo dell’indennità per diema.
Aggiungi l’ingresso di riduzione del rimborso
- Fare clic su nuove spese nell’elenco delle spese;
- Sul lato destro della schermata selezionare il tipo di spesa di riduzione del rimborso situato nella categoria “altra” nel campo del tipo di spesa.
- Immettere la quantità di riduzione (dal calcolo sopra) come numero negativo e inserisci un commento che spiega il motivo della riduzione. Le riduzioni non dovrebbero essere fatte giorno per giorno.
- Digita il motivo della riduzione nel campo dei commenti della riduzione del rimborso.
- Fai clic su Salva.
L’importo verrà visualizzato come una pagina negativa e una revisione della pagina dei totali del rapporto indicherà il rimborso totale dovuto al viaggiatore che è stato ridotto dalla voce di riduzione del rimborso.
Le spese di alloggio di Oconus vengono rimborsate utilizzando il giorno (indennità di viaggio). Gli alloggi OCONUS addebitati su un PCARD saranno contrassegnati dal rimborso e verrà sottratto dal rimborso in contanti che include il per alloggio. Se l’importo di alloggio Oconus PCard supera il rimborso in contanti nel rapporto, si tradurrà in una detrazione dalla busta paga del viaggiatore.
Per assegnare una transazione di alloggio PCARD al rapporto di spesa:
- Fare clic sul pulsante Importa nell’elenco delle spese del rapporto.
- L’elenco delle spese disponibile si aprirà sul lato destro dello schermo.
- Selezionare la casella di controllo a sinistra delle transazioni appropriate e fare clic su Importa che sposta le transazioni selezionate nell’elenco delle spese.
- La transazione importerà con il tipo di spesa di hotel/motel (recitazione richiesta).
- Fai clic sulla spesa per aprirlo per la modifica sul lato destro dello schermo.
- Modifica il tipo di spesa in hotel/motel (nessuna dimensione) e controllare la casella di controllo per detrarre dal rimborso.
- Fai clic su Salva.
Il rimborso degli effettivi deve essere approvato prima del viaggio.
Se viene approvato il metodo di rimborso effettivo, tutte le spese per quel tipo di spesa (alloggio, pasti o entrambi) per l’intero viaggio devono essere richieste su base effettiva e supportata dalle ricevute. Il giornaliero per alloggio e/o pasti rivendicato come effettivo deve essere contrassegnato come previsto nelle indennità per il DIEM nella schermata delle spese e degli aggiustamenti.
Alloggio: Il tipo di spesa predefinita sarà hotel/motel (remitizzazione richiesta):
- Modifica la transazione e modifica il tipo di spesa in OCONUS Effettivo alloggio.
- L’articolazione è ancora richiesta.
- Non selezionare la detratto dalla casella di rimborso.
Pasti:Il tipo di spesa predefinita sarà la spesa per pasto PCard.
- Se la spesa è un pasto individuale:< >Modifica la transazione e modifica il tipo di spesa in OCONUS Pasti effettivi. Non selezionare la detratto dalla casella di rimborso. Se la spesa è un pasto di gruppo:
- Modifica la transazione e modifica il tipo di spesa al pasto di gruppo (partecipanti richiesti).
- Completa tutti i campi richiesti.
Esistono tre scenari in cui è necessario selezionare la casella di controllo del rimborso:
- La spesa è una spesa personale e non business e non dovrebbe essere pagata dall’università;
- Qualsiasi pasto conus non di gruppo-dai pasti politici di Conus viene rimborsato usando il DIEM;
- Qualsiasi pasto non gruppo di Oconus o spese di alloggio di Oconus che non viene rivendicato come un vero e proprio.
Quando un viaggiatore usa un PCARD per una spesa che viene rimborsata come Diem, la detratto dalla casella di rimborso deve essere controllata in modo che l’Università non paghi per la stessa spesa due volte.
NOTA: Quando la detratto dalla casella di rimborso viene verificata su una transazione PCARD, l’importo sarà compensato da qualsiasi rimborso dovuto al viaggiatore. Se nessun rimborso è dovuto al dipendente, l’importo non rimborsabile verrà detratto dalla retribuzione del dipendente.
Entrambi questi tipi di spesa vengono utilizzati per rimuovere le spese da un rimborso:
- Se la transazione è su una scheda di acquisto, il tipo di spesa PCARD non rimborsata deve essere utilizzato per qualsiasi spesa non business che può essere inclusa nella ricevuta.
- Se le spese sono state pagate in contanti o con carta di credito personale e le spese personali sono elencate su una ricevuta che include anche transazioni aziendali e il viaggiatore include quelle transazioni personali nel rapporto utilizzano altre spese non rimborsate per l’importo personale solo per l’importo personale. Le spese personali non devono essere incluse.
- Se il pasto fa parte di una ricevuta alberghiera e il viaggiatore rivendica al giorno, il pasto deve essere contrassegnato. Nell’armaizzazione, selezionare la spesa per pasto PCARD di tipo spesa per i pasti e controllare la detratto dalla casella di rimborso.
- Ci possono essere momenti in cui un pasto di gruppo è l’unica carica sulla ricevuta di alloggio (nessuna spesa per camere) se il viaggiatore ha fatto un incontro a pranzo o cena in una struttura da pranzo dell’hotel. In questo caso, il tipo di spesa hotel/motel (INTERMENZAZIONE richiesto) deve essere modificato in pasti di gruppo/MTG (partecipanti richiesti). Completa tutti i campi richiesti. Se il viaggiatore rivendica al giorno per il giorno, la casella del pasto appropriata fornita deve essere controllata in quote per diem nella schermata delle spese e delle regolazioni.
Le singole transazioni con carta di acquisto possono essere trovate a spese, visualizza le transazioni.
Questa schermata è estremamente utile, è possibile visualizzare tutte le transazioni per anno e quindi ordinare quelle colonne per descrizione, importo o data.
Ricevute e receipt e
Domande generali
Le immagini nelle ricevute disponibili possono essere ruotate per la visualizzazione facendo clic sul pulsante di rotazione. Le immagini che sono tipi di file JPG o PNG possono essere salvate nel nuovo orientamento. Tutti gli altri tipi di file possono essere ruotati solo per la visualizzazione.
SÌ. È elencato nella parte superiore del foglio di copertura fax stampato da SAP Concur: 1-866-600-6065.
Il vettore fax Accufax è disponibile dai negozi generali tramite Ebuy su http: // www.Ebuy.PSU.Edu. Il numero del prodotto è L5099DC.
Durante la trasmissione delle informazioni sulla ricevuta per più report, ciascun set (copertina e ricevute di spesa) deve essere trasmessa separatamente, consentendo la disconnessione tra le trasmissioni di fax tra le trasmissioni. La maggior parte delle macchine fax raggruppa le trasmissioni multiple per lo stesso numero di telefono e le invia come una trasmissione. Questo è noto come il “Opzione a pedaggio.”A meno che tu non sappia che il tuo fax non utilizza l’opzione per risparmiare a pedaggio:
- Fax la pagina di copertina e le ricevute per il rapporto n. 1.
- Lascia che la macchina del fax si disconnette.
- Ri-dial e invia la copertina di fax e le ricevute per il rapporto n. 2.
Se si invia una seconda serie di ricevute prima che la macchina fax completi la trasmissione del primo set, La macchina fax può visualizzarli come una trasmissione e allegare entrambi i set di ricevute al primo rapporto. Una fax non vede alcuna distinzione tra l’ultima pagina delle ricevute per il primo rapporto e la copertina di fax per il secondo rapporto.
È possibile fax di nuovo fax le ricevute utilizzando la stessa copertina di prima o stampare una nuova. Le nuove immagini di ricevuta saranno aggiunte a quella esistente.
- Usa il La massima risoluzione Possibile sulla tua stampante
- Una buona risoluzione di stampa è essenziale per rendere i codici a barre leggibili dal software di imaging. La maggior parte delle stampanti supporta e inadempiente ad almeno 300 punti per pollice, che è una risoluzione sufficiente.
- Stampare su Bianco semplice carta
- I colori di carta diversi dal bianco possono causare “le macchine per fax a” imbrattare “i bordi della barra, e questo può confondere il software di imaging. Modelli di fondo, filigrane, loghi e simili possono anche confondere il software di imaging.
- Stampa usando ritratto Orientamento, non paesaggio
- I codici a barre sono formattati solo per l’orientamento del ritratto (lunga dimensione della pagina verticale).
- Assicurati che la stampa sia buio e chiaro , senza smudges, strisce o segni
- Se la stampa è grigia o irregolare o ci sono segni estranei, il software di imaging potrebbe non essere in grado di leggere i codici a barre.
- Controlla che ci siano Tre codici a barre con le parole SUPERIORE E METTER IL FONDO A
- Controllando che le parole SUPERIORE E METTER IL FONDO A sono visibili sopra e sotto i codici a barre, assicurati che i codici a barre siano completi. Se un codice a barre viene troncato o qualsiasi parte di un codice a barre viene stampato su un’altra pagina, ridurre i margini del browser (sulla maggior parte dei browser, aprire il menu file e fare clic su Pagina Imposta). I codici a barre sono progettati per adattarsi a una pagina fintanto che tutti e quattro i margini sono 1 pollici o meno.
- Posizionare le pagine in modo che copertina è prima fax
- Il software di imaging prevede di trovare i codici a barre nella prima pagina della trasmissione fax.
- Posizionare le pagine affrontare correttamente (Face verso il basso per la maggior parte delle macchine fax)
- Se la carta sta affrontando il modo sbagliato nella macchina fax, verranno inviate pagine vuote. Sulla maggior parte delle macchine fax il lato da essere fax viene posizionato a faccia in giù, spesso indicato da un’icona come .
- Nutri le pagine come Dritto possibile
- Se i codici a barre sono leggermente distorti, il fax “imbratta” i bordi della barra e questo può confondere il software di imaging.
- Impostare il fax su Risoluzione fine e gira Sondaggio
- La risoluzione predefinita o “normale” su alcune macchine fax può causare distorsioni nelle immagini del codice a barre, ma l’impostazione successiva più alta, solitamente chiamata “Fine”. La funzione “polling” trovata su alcune macchine fax non è utilizzata per la normale trasmissione fax e dovrebbe essere disattivata.
- Assicurati che Mezzo O foto La modalità non è attiva
- Le impostazioni speciali utilizzate per le fotografie di fax possono “imbrattare” i bordi della barra e questo può confondere il software di imaging.
- Entro 5-15 minuti le immagini di ricevuta dovrebbero essere disponibili per la visualizzazione.
Gli e-receipts sono una copia di una ricevuta inviata a SAP con un venditore.
- La receipt elettronica viene inviata insieme a un addebito PCARD dai fornitori partecipanti. Non tutti i venditori Visa forniscono e-receipts.
- Solo le prenotazioni e le spese effettuate su un PCARD universitario possono includere e-receipts.
- Gli e-receipts devono essere attivati in SAP concorda da ciascun utente.
SÌ. L’attivazione di receipt elettroniche consente ai venditori di inviare una copia delle ricevute finali direttamente in SAP concorsa allegata alla carica PCARD. I receipt elettronici possono sostituire le entrate allegate manualmente per tali spese.
Il messaggio di attivazione e-receipt appare nella schermata principale di SAP concorda. Se il messaggio non viene visualizzato lì, vai al menu del profilo e fai clic su Impostazioni del profilo. Nella sezione di altre impostazioni cerca l’attivazione e-receipt.
Una volta che gli utenti attivano i receipt elettronici non possono rinunciare a se stessi, ma possono rinunciare a PCARD specifici. Le carte di credito possono essere aggiunte o rinunciate nella sezione delle carte di credito del profilo.
Nella sezione delle carte di credito / Profilo Cerca le carte di credito. Elencherà tutte le carte salvate. Fai clic sull’icona della matita per aprire e modificare una scheda. Deseleziona il “riceve e-receipts per questa carta.”Casella di controllo. Salva la modifica.
No, entrate per le spese incluse in un rapporto di spesa con contrimento SAP non è necessario essere firmati. Né le ricevute di spesa per PCARD né in contanti hanno bisogno di una firma. La firma elettronica inserita nel rapporto durante il processo di invio copre tutte le spese e le ricevute incluse nel rapporto.
Le ricevute dovrebbero essere mantenute fino a quando il viaggiatore non riceve il suo rimborso.
Le entrate possono essere eliminate da un rapporto che ha uno stato di approvazione di “non archiviato” o “inviato al dipendente.”Ci possono essere entrate a livello di report e a livello di spesa allegate a un rapporto. Come viene eseguita la cancellazione dipende dal livello.
- Entrate a livello di report: Nel menu delle ricevute seleziona Elimina le ricevute. Tutte le entrate allegate verranno rimosse.
- Entrate a livello di spesa che sono allegate alle spese individuali: Hover sull’icona della ricevuta a spesa. Fare clic sul pulsante Staching dal pulsante di iscrizione nell’angolo in basso a destra della finestra pop-up.
Esistono diversi modi per caricare e allegare immagini di ricevuta:
- Le ricevute possono essere scansionate e le immagini caricano nel rapporto.
- Le ricevute possono essere inviate via e-mail al negozio di ricevute per allegare le spese.
- Le ricevute possono essere riprese utilizzando l’app mobile Concur su un dispositivo mobile.
La Guida per l’utente di SAP Concur disponibile su http: // www.SAPCONCUR.PSU.Edu/documentazione.CFM#USR ha istruzioni dettagliate su tutte le opzioni per allegare le ricevute ai rapporti sulle spese.
- Sebbene PDF è il tipo di file consigliato per le entrate scansionate, sono accettati i seguenti tipi di file: PNG, JPG, JPEG, HTML, TIF e TIFF.
- Ogni file di immagine non deve essere più grande di 5 mb in misura.
- Impostato Risoluzione dello scanner a 72 dpi (punti per pollice) Per mantenere le dimensioni dell’immagine e migliorare il tempo di caricamento.
- UN massimo di 10 I file di immagine possono essere selezionati per sessione di caricamento.
- Un rapporto può avere più sessioni di caricamento.
- Non esiste un limite al numero di file di immagine che possono essere caricati utilizzando più sessioni di caricamento.
Concur Mobile Apps consente agli utenti di scattare una foto di una ricevuta e caricare automaticamente l’immagine nelle ricevute disponibili. Le immagini delle ricevute nelle ricevute disponibili possono quindi essere allegate alle spese in un rapporto di spesa.
Entrate a livello di report:
- Le ricevute a livello di report sono state la funzione di ricevuta standard in SAP concorda dall’implementazione.
- Le ricevute sono allegate al report per caricamento delle immagini o fax.
- Le ricevute sono visualizzabili nel menu delle ricevute in una nuova finestra o nella finestra corrente.
- Le ricevute possono essere eliminate nel menu delle ricevute.
Entrate a livello di spesa:
- La ricevuta individuale è allegata a spese specifiche nell’elenco delle spese.
- Le ricevute disponibili contiene ricevute caricate in attesa di essere assegnate a una spesa.
- Le entrate singole vengono eliminate direttamente dalla spesa.
- Le entrate non assegnate nelle entrate disponibili possono essere eliminate lì.
- Visualizzazione della ricevuta a spese dall’icona a spesa.
- Le ricevute a livello di spesa vengono visualizzate anche nel menu delle ricevute con le ricevute a livello di report, ma non vengono eliminate lì.
Le ricevute possono essere inviate via e-mail alle ricevute disponibili dal proprietario del rapporto o da un delegato. Le entrate nelle entrate disponibili possono essere assegnate alle spese in un rapporto. Le entrate disponibili sono disponibili per i delegati per l’assegnazione delle ricevute alle spese nel rapporto. Ogni utente deve accendere la funzione e-mail per se stessa. Gli indirizzi e-mail vengono aggiunti e verificati nella sezione del profilo.
Rimborso
Domande generali
Quando un rapporto con concerto SAP ha uno stato di “pagato”, è un indicatore che i dettagli del rapporto sono stati consegnati all’università. Tutti gli aspetti del rimborso effettivo (inclusa la notifica e -mail) sono gestiti dalle operazioni contabili. Tutte le richieste relative allo stato di un rimborso dovrebbero essere indirizzate alle operazioni contabili presso [E -mail protetto] .
Uno stato di “pagato” in Concur SAP indica che le transazioni del rapporto sono state incluse in un file di estratto preparato per l’università e collocati nella nostra cartella FTP per il recupero. A mezzogiorno il giorno seguente i dettagli vengono elaborati dall’università e pubblicando in IBIS. Gli importi del rimborso dovuti a un dipendente vengono consegnati alle operazioni contabili per l’elaborazione. Quando il processo di rimborso viene completato, viene inviata un’e -mail dalle operazioni contabili che consigliano che il rimborso verrà inserito nel tuo account tramite deposito diretto e disponibile entro due giorni lavorativi.
Ci sono diversi motivi per cui un viaggiatore potrebbe voler ridurre la quantità di un rimborso:
- Le spese vengono addebitate a una sovvenzione di ricerca e il viaggiatore potrebbe voler spendere meno per i viaggi per avere i fondi per forniture e attrezzature; O
- Il viaggiatore ha concordato alcune limitazioni sulle spese per motivi di bilancio.
Per ridurre il rimborso in contanti di un determinato importo, selezionare il Riduzione del rimborso Tipo di spesa, immettere l’importo come negativo e digitare il motivo della riduzione del campo dei commenti delle spese.
SAP Concur Email – Autonotifications
Domande generali
Più e -mail dallo stesso mittente a più destinatari possono essere identificate dai server di posta come “spam” e inviati alla cartella postale “eliminata” delle applicazioni e -mail. Se si utilizza un client di posta elettronica, dovresti avere la possibilità di creare una regola che possa bypassare il filtro spam per le e -mail da “[e -mail protetta]”. Contatta il personale IT per assistenza nella revisione delle impostazioni dell’applicazione e -mail. La maggior parte delle applicazioni e -mail può essere regolata per riconoscere gli indirizzi e -mail specifici come legittimi e spostare qualsiasi e -mail in una cartella di posta specificata.
SAP Concur è un’applicazione ospitata dal web tramite un fornitore indipendente chiamato Concur Technologies, Inc. Il loro programma di posta elettronica non èrettizzabile e tutte le notifiche sono emesse da “[e-mail protetta]”
Fai clic sul collegamento nella notifica e -mail per andare alla home page di Concur SAP (www.SAPCONCUR.PSU.edu) e seleziona “Accedi.”Fai clic sul menu di spesa. Apri il rapporto facendo clic sul suo nome. Nella pagina Elenco Spese Fare clic sul pulsante Invia Report nell’angolo in alto a destra dello schermo. La finestra elettronica della firma si aprirà. Fare clic su Accetta e invia per continuare a inviare. La finestra dello stato del report si aprirà visualizzando gli importi totali del rapporto. Fare clic su Close per completare il processo di invio.
Suggerimenti, casi e spese miscenti
Domande generali
Le spese per i pasti e tutti i consigli relativi a pasti e consigli concessi al personale di servizio come facchini, gestori di bagagli, campana. Il pasto e le casi al giorno sono istituiti dall’amministrazione dei servizi generali del governo federale e differenzia le indennità per posizione geografica.
The Misc (Max $ 5.00 al giorno) Il tipo di spesa viene utilizzato per le spese in cui le entrate non sono possibili. Esempi: quando le entrate non sono previste per i servizi di taxi o navetta, quando non viene data alcuna ricevuta per le commissioni di parcheggio o un parcheggio. Il trasporto locale, come metropolitana, metropoli e autobus in cui vengono utilizzati le carte elettroniche, i token o le carte di addebito, devono essere inseriti come tipo di spesa appropriato. Non è richiesta alcuna ricevuta. Questi non devono essere inseriti utilizzando il tipo di spesa varie.
Gli incidenti sono inclusi nel pasto per assegno. L’amministrazione dei servizi generali del governo federale definisce gli incidenti come commissioni e consigli dati a facchini, gestori di bagagli, campane, cameriere dell’hotel, amministratori o hostess o altro personale sulle navi.
I suggerimenti sui pasti di gruppo devono essere ragionevoli che Penn State considera generalmente il 20% o meno. Tuttavia, suggerimenti che sono $ 1.00 o meno oltre il 20% sono accettabili e non devono essere detratti.
Se c’è un eccesso di punta maggiore di $ 1.00 Durante un pasto di gruppo, la quantità di eccesso dovrebbe essere dettagliata dalla spesa PCARD per pasto di gruppo e contrassegnata “Detrarre dal rimborso.” Non utilizzare una “riduzione del rimborso” per ridurre una transazione PCARD.
L’università considera una punta del 20% o meno ragionevole. Il 20% non è una regola dura e veloce, ma se la punta è di circa il 20% circa andrebbe bene. Non esiste più un riferimento specifico, ma rientra nella nostra politica generale di spesa ragionevole.
Utilizzo di SAP Concur
Domande generali
Gli utenti accedono a SAP concorda sulla home page di Concur SAP (www.SAPCONCUR.PSU.edu). SAP Concur è protetto dall’autenticazione tramite WebAccess che richiede un AccessID valido e uno stato dei dipendenti di “attivo” nel sistema delle risorse umane dell’università. SAP Concur è un’applicazione ospitata dal web di Concur Technologies, Inc. e richiede che JavaScript sia abilitato nel browser Web.
I browser certificati per l’uso con il sistema di rimborso dei dipendenti sono:
- Microsoft Internet Explorer versione 11
- Microsoft Edge
- Versioni Firefox 53, 54 e 55
- Versioni Safari 5.1, 6.0, 7.0, 8.0, 9.0, e 10.0
- Versioni di Google Chrome 59, 60 e 61
Controlla le versioni più recenti delle pagine memorizzate
- Per prestazioni ottimali, selezionare il Automaticamente opzione su Impostazioni dialogo.
Impostazione della cache del browser
- Verificare che la casella accanto al Non controllare mai il server È non controllato.
Impostazioni di sicurezza
- Verificare che tutte le zone di sicurezza siano impostate sui livelli predefiniti.
Disabilita il debug dello script
- Consiglia di selezionare la casella accanto a questa impostazione per disabilitare il debug dello script.
Notifica dell’errore di script
- Consiglia di selezionare la casella accanto a questa impostazione per visualizzare la notifica di errore dello script.
Abilita i cookie
- Consiglio medio collocamento.
Reclamazione fiscale a valore aggiunto
Domande generali
L’imposta a valore aggiunto (IVA) è un’imposta nazionale sulle vendite per beni e servizi, che è riscossa da molti paesi in tutto il mondo. Nel 1987, l’Unione Europea (UE) iniziò a offrire rimborsi di IVA alle società straniere che viaggiano verso i paesi dell’UE partecipanti a fini di affari. A seconda del paese, l’IVA può essere rimborsata su hotel, ristoranti, affitti di auto, parcheggio, gasolina, gasolio, trasporti all’interno del paese, intrattenimento aziendale, telecomunicazioni, conferenze, fiere, corsi di formazione e tasse professionali. Alcuni IVA non sono rimborsabili, come su alcol e servizi di lavanderia.
Molti paesi partecipano al rimborso dell’IVA alle entità statunitensi e alle categorie di spese ammissibili.
I viaggiatori universitari devono partecipare al programma IVA inviando le loro entrate originali in modo che i rimborsi possano essere perseguiti. Le ricevute basate su O-Conus al DIEM non sono riviste per nessun altro scopo. La procedura di invio di bonifica fiscale a valore aggiunto è avviata in SAP Concur utilizzando il modulo trasmettente di ricevuta IVA disponibile nel menu di stampa del rapporto di spesa. Molti paesi attualmente partecipano a rimborsi IVA per le entità con sede negli Stati Uniti e i tipi di spese ammissibili.
SAP Concur
SAP Concur è una soluzione che ti consente di risparmiare tempo e denaro automatizzando i processi di gestione delle spese qualunque sia la dimensione della tua azienda, comprese le richieste, la prenotazione e il pagamento.
SAP Concur – Gestione delle spese
È giunto il momento di ottimizzare le spese aziendali e la gestione dei viaggi con la soluzione cloud di SAP Concur, approvata dall’agenzia fiscale spagnola e dai consigli regionali del paese basco e Navarra.
Risparmia tempo e denaro automatizzando la gestione delle spese elabora qualsiasi dimensione della tua azienda, comprese richieste, prenotazione e pagamento. Elimina i documenti e gli errori correlati e semplifica la gestione delle ricevute per i dipendenti. È facile come scattare una foto con un dispositivo mobile.
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Spese semplice di Seidor
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Le politiche di integrazione delle spese aziendali e il software di audit personalizzato migliorano la visibilità delle spese dei dipendenti.
Senza sforzo
Le applicazioni cloud mobili automatizzano, accelerano e migliorano la gestione delle spese end-to-end.
Prenotazione
Accedi al contenuto di più sistemi di distribuzione globale, tassi di agenzia e pubblicati, connessioni dirette e tariffe esclusive.
Conformità digitale
Conformazioni con le politiche interne ed esterne (GDPR). Beneficiare di una soluzione approvata dall’agenzia fiscale spagnola.
Immediatezza
Scattare una foto di una ricevuta e i dettagli vengono caricati automaticamente. Consente ai fornitori di viaggi di inviare invoices E direttamente alle spese concordate.