Elimina e -mail gratuitamente spazio di archiviazione
Il modo più veloce per liberare spazio a Gmail
Riepilogo:
- Con una ricerca avanzata, puoi cercare un’e -mail utilizzando vari criteri come mittente, destinatario, allegato o frasi specifiche.
Punti chiave:
- Gmail include 15 GB di spazio di archiviazione gratuito condiviso con Google Drive e Google Photos.
- Puoi controllare il tuo utilizzo totale di archiviazione nella pagina di archiviazione di Google One.
- Per trovare ed eliminare le e -mail di grandi dimensioni, utilizzare l’operatore “Dimensioni:” nella barra di ricerca di Gmail.
- Ad esempio, la ricerca “Dimensione: 20 MB” visualizzerà e -mail di dimensioni superiori a 20 MB.
- Elimina i thread e -mail aprendoli e facendo clic sull’icona della spazzatura o selezionando più thread e facendo clic sull’icona della spazzatura.
- Svuota la spazzatura di Gmail per eliminare permanentemente le e -mail e liberare spazio.
- Le e -mail con allegati di file occupano una quantità significativa di spazio.
- Per eliminare gli allegati e mantenere l’e -mail, inoltrala a te stesso senza l’allegato o stamparla su PDF.
- Scarica allegati importanti prima di eliminare l’e -mail.
- Per eliminare rapidamente le e -mail inutili, seguire i suggerimenti per eliminare le e -mail spazzatura.
Domande:
- D: Come puoi cercare e -mail specifiche in Gmail?
- D: Quanto spazio di archiviazione gratuito fornisce Gmail?
- D: Come puoi trovare ed eliminare le e -mail di grandi dimensioni?
- D: Come si eliminano i thread di posta elettronica in Gmail?
- D: Come puoi eliminare permanentemente le e -mail in Gmail?
- D: Come puoi gestire e -mail di grandi dimensioni con allegati di file?
- D: Come puoi eliminare rapidamente le e -mail inutili in Gmail?
- D: Esiste un modo per ordinare i messaggi Gmail per dimensione?
A: È possibile utilizzare vari criteri come mittente, destinatario, allegato o frasi specifiche per cercare e -mail in Gmail.
A: Gmail fornisce 15 GB di spazio di archiviazione gratuita, condiviso con Google Drive e Google Foto.
A: Per trovare ed eliminare e -mail di grandi dimensioni, utilizzare l’operatore “Dimensioni:” nella barra di ricerca di Gmail e specificare il limite delle dimensioni.
A: Apri il thread e -mail e fai clic sull’icona della spazzatura per eliminarlo. È inoltre possibile selezionare più thread e fare clic sull’icona della spazzatura per eliminarli tutti in una volta.
A: La spazzatura di Gmail vuota per eliminare permanentemente le e -mail e liberare spazio.
A: Se l’e -mail è importante, puoi inoltrarla a te stesso senza l’allegato o stamparlo su PDF prima di eliminare l’e -mail originale. In alternativa, scarica gli allegati e memorizzali altrove prima di eliminare l’e -mail.
A: Segui suggerimenti per eliminare rapidamente le e -mail spazzatura per sbarazzarsi di un gran numero di e -mail inutili a Gmail.
A: L’uso di un client IMAP come Mozilla Thunderbird può darti più controllo e consentirti di ordinare i messaggi Gmail per dimensione.
Il modo più veloce per liberare spazio a Gmail
Con una ricerca avanzata, è possibile cercare un’e -mail utilizzando una serie di vari criteri, in base al contenuto in campi del corpo, del mittente o del destinatario, nonché nell’allegato o eseguendo una ricerca di un’e -mail utilizzando una frase particolare.
Elimina e -mail gratuitamente spazio di archiviazione
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Il modo più veloce per liberare spazio a Gmail
Chris Hoffman
Chris Hoffman
Caporedattore
Chris Hoffman è caporedattore di How-to Geek. Ha scritto sulla tecnologia da oltre un decennio ed è stato editorialista di PCWorld per due anni. Chris ha scritto per Il New York Times E Digest del lettore, stato intervistato come esperto di tecnologia in stazioni televisive come la NBC 6 di Miami e ha avuto il suo lavoro coperto da notizie come la BBC. Dal 2011, Chris ha scritto oltre 2.000 articoli che sono stati letti più di un miliardo di volte-e questo è solo qui su How-to Geek. Per saperne di più.
4 marzo 2021, 8:00 EDT | 2 minuti Leggi
Gmail include 15 GB di spazio di archiviazione gratuita e questo’S Condiviso con Google Drive e Google Foto. Qui’S Come trovare – ed eliminare – le e -mail che utilizzano più spazio nel tuo account Gmail. Provalo prima di pagare per ulteriori archivi!
Google vuole che tu acquisti più spazio
Puoi visualizzare la quantità di archiviazione totale che il tuo account Gmail utilizza dalla pagina di archiviazione di Google One. Tuttavia, questa pagina non lo fa’ti permette di scoprire rapidamente come liberare quello spazio. Ti reindirizza a Gmail e ti lascia da solo. Certo, potresti iniziare a eliminare le e -mail una per una, ma lì’è una buona probabilità che tu abbia decine di migliaia di e -mail: un minimo. Ci vorrà per sempre. Peggio ancora: molte di quelle e -mail sono minuscole e tu’Ll a malapena liberamente lo spazio eliminandoli.
Come trovare ed eliminare i più grandi messaggi di posta elettronica
Gmail non lo fa’T in realtà mostra quanto spazio di archiviazione ogni thread di posta elettronica utilizza. Tuttavia, Gmail ti consente di cercare thread per dimensione. Per fare questo, cerca usando il “misurare:” Operatore in Gmail. Ad esempio, per cercare e -mail di dimensioni superiore a 20 MB, digitare il seguente testo nella barra di ricerca e premere Invio:
Dimensione: 20 MB
Se elimini cinque dei thread di posta elettronica che appaiono, tu’Avrebbero liberato almeno 100 MB. Ora sai quali e -mail eliminare per liberare lo spazio il più rapidamente possibile.
Per eliminare un thread di posta elettronica, aprilo e fai clic su “Eliminare” icona che sembra un’icona della spazzatura sulla barra degli strumenti. Per eliminare più thread, selezionali utilizzando le caselle di controllo e fai clic sull’icona della spazzatura per eliminarli tutti in una volta.
Accorda l’elenco in dimensioni, ad esempio, “Dimensione: 10 MB” Mostrerà tutti i thread di posta elettronica di 10 MB o di dimensioni più grandi. Assicurati di svuotare Gmail’s spazzatura per eliminare permanentemente le e -mail e liberare spazio.
Queste e -mail utilizzeranno molto spazio a causa dei loro allegati di file. Sfortunatamente, lì’non è un modo semplice per eliminare un allegato di file mantenendo l’e -mail. Se l’e -mail è importante per te, puoi inoltrarla a te stesso (e rimuovere l’allegato mentre lo fai), quindi eliminare l’originale. Puoi anche stampare l’e -mail su PDF e quindi eliminarla. Oppure, se gli allegati sono importanti, puoi scaricarli e archiviarli altrove prima di eliminare l’e -mail.
Come eliminare rapidamente un gran numero di e -mail
Là’è una buona probabilità che tu abbia un gran numero di e -mail inutili e obsolete che perdono spazio nella tua casella di posta. Probabilmente non don’È necessario mantenere per sempre tutte quelle vecchie newsletter e -mail! Per trovare ed eliminare rapidamente un gran numero di e -mail inutili, segui i nostri suggerimenti per eliminare rapidamente quasi tutte le tue e -mail spazzatura. IMPARENTATO: Come eliminare quasi tutte le e -mail spazzatura nel modo semplice
Come ordinare i tuoi messaggi Gmail per dimensione
Se vuoi ancora più controllo, ti consigliamo di utilizzare un client IMAP come Mozilla Thunderbird. Thunderbird ti mostrerà esattamente quanto è grande ogni thread di posta elettronica nel tuo account Gmail. Puoi persino ordinare per dimensione. Accordi nell’elenco per dimensioni, eliminando ogni e -mail DON’b bisogno, e puoi liberare molto spazio in pochissimo tempo.
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Chris Hoffman
Chris Hoffman è caporedattore di How-to Geek. Ha scritto sulla tecnologia da oltre un decennio ed è stato editorialista di PCWorld per due anni. Chris ha scritto per Il New York Times E Digest del lettore, stato intervistato come esperto di tecnologia in stazioni televisive come la NBC 6 di Miami e ha avuto il suo lavoro coperto da notizie come la BBC. Dal 2011, Chris ha scritto oltre 2.000 articoli che sono stati letti più di un miliardo di volte-e questo è solo qui su How-to Geek.
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Scopri la verità: eliminare le e -mail davvero gratuite sul tuo telefono?
Stai costantemente a corto di spazio sul tuo telefono? Potresti aver sentito che eliminare le e-mail può liberare un po ‘di archiviazione tanto necessaria. Ma è davvero così? Scaviamo più in profondità e scopriamo la verità: eliminare le e -mail davvero gratuite sul tuo telefono?
Quando si tratta di liberare spazio sul tuo telefono, l’eliminazione delle e -mail può sicuramente aiutare. Ma è importante capire che questo vale solo per le e -mail che vengono archiviate localmente sul tuo dispositivo. Se il tuo account e -mail è impostato per sincronizzare con un server, eliminare le e -mail dal telefono non le eliminerà necessariamente dal server.
Quindi, come puoi dire se le tue e -mail sono archiviate a livello locale o su un server? Se stai utilizzando un’app di posta elettronica di terze parti, le impostazioni dell’app dovrebbero dirti dove vengono archiviate le tue e-mail. Se stai utilizzando l’app e -mail predefinita sul tuo telefono, potrebbe essere necessario scavare un po ‘più in profondità nelle impostazioni per scoprirlo.
Una volta che sai dove vengono archiviate le tue e -mail, puoi iniziare a eliminare quella di cui non hai più bisogno. Questo può sicuramente liberare un po ‘di spazio sul tuo telefono, ma tieni presente che le e -mail non occupano un sacco di spazio per cominciare. Se stai davvero lottando con problemi di archiviazione, potrebbe essere necessario guardare altre opzioni per liberare spazio.
Di conseguenza, l’eliminazione delle e -mail può liberare un po ‘di spazio sul tuo telefono, ma non è una soluzione miracolosa. È importante capire dove vengono archiviate le tue e -mail e considerare altre opzioni per liberare spazio, se necessario. Spero che questo articolo ti abbia aiutato a scoprire la verità sull’eliminazione delle e -mail e dell’archiviazione del telefono!
- Debunking the Mith: Elimining Email fa davvero più spazio di archiviazione sul tuo dispositivo?
- Scoprire la verità: eliminare un’email cancella permanentemente la tua impronta digitale?
- Perché è meglio eliminare le e -mail? I vantaggi di una casella di posta senza dislucimento e una migliore sicurezza informatica
Debunking the Mith: Elimining Email fa davvero più spazio di archiviazione sul tuo dispositivo?
Quindi, hai sentito il mito che Eliminazione delle e -mail dal tuo dispositivo Fa più spazio di archiviazione? Bene, siamo qui per rivelare la verità E sfacciato Questo malinteso comune.
In primo luogo, è importante capirlo Eliminazione delle e -mail dal tuo dispositivo fa non necessariamente spazio libero. In effetti, il e -mail loro stessi Ottieni pochissimo spazio sul tuo dispositivo.
IL vero colpevole Quando si tratta di occupare lo spazio di archiviazione sul tuo dispositivo lo è Allegati. Questi possono essere qualsiasi cosa, dalle foto e video ai documenti e ai PDF. Quando tu Ricevi un’e -mail con un allegato, l’attacco è Scaricato sul tuo dispositivo e riprende Prezioso spazio di archiviazione.
Quindi, cosa succede quando tu Elimina un’e -mail con un allegato? IL Invia da solo può essere rimosso dalla cartella della posta in arrivo o degli elementi eliminati, ma il Attaccamento è ancora memorizzato sul tuo dispositivo. Ciò significa che Eliminazione delle e -mail fa non necessariamente spazio di archiviazione gratuito.
Ora ti starai chiedendo a cosa puoi fare spazio di archiviazione gratuito sul tuo dispositivo. La risposta è semplice: Elimina gli allegati indesiderati. Attraversare il tuo Foto, video, documenti e PDF ed elimina qualcuno di cui non hai più bisogno o desideri. Questo sarà GRATIS UP UP ASSERVATO SPAZIO DI PROGETTAZIONE sul tuo dispositivo e aiutalo a farlo eseguire in modo più efficiente.
In sintesi, Eliminazione delle e -mail dal tuo dispositivo fa non necessariamente spazio di archiviazione gratuito. IL vero colpevole Quando si tratta di occupare lo spazio di archiviazione sul tuo dispositivo lo è Allegati. A spazio di archiviazione gratuito, dovresti Elimina gli allegati indesiderati dal tuo dispositivo.
Scoprire la verità: eliminare un’email cancella permanentemente la tua impronta digitale?
Se sei preoccupato per la tua impronta digitale, potresti chiederti se l’eliminazione di un’e -mail la cancellerà davvero dall’esistenza. La risposta non è semplice come un sì o no. Quando si elimina un’e -mail, potrebbe liberare spazio sul tuo dispositivo, ma non cancella necessariamente tutte le tracce del messaggio.
Quindi, cosa succede quando si elimina un’email? Quando si elimina un’e -mail, in genere viene spostata in una cartella “spazzatura” o “oggetti eliminati”, dove si siede fino a quando non viene eliminata permanentemente. Ciò significa che l’e -mail sta ancora occupando spazio sul tuo dispositivo o server, anche se non è facilmente accessibile.
Possono essere recuperate le e -mail eliminate? Sì, in alcuni casi le e -mail eliminate possono essere recuperate. Se non hai eliminato permanentemente l’e -mail, potrebbe essere ancora recuperabile dalla cartella degli articoli per la spazzatura o eliminata.
Inoltre, se l’e -mail è stata inviata a o da una terza parte, potrebbe ancora esistere sul proprio dispositivo o server.
Elimina permanentemente un’e -mail cancellarla? Sì, l’eliminazione permanente di un’e -mail in genere la cancellerà dall’esistenza. Ciò significa che l’e -mail non occuperà più spazio sul tuo dispositivo o server e non sarà recuperabile.
Che ne dici di backup? Anche se elimini permanentemente un’e -mail, potrebbe comunque esistere in backup o archivi. Questo è il motivo per cui è importante considerare le potenziali conseguenze dell’invio di informazioni sensibili via e -mail.
Di conseguenza, l’eliminazione di un’e -mail può liberare spazio sul tuo dispositivo, ma non cancella necessariamente tutte le tracce del messaggio. Eliminare permanentemente l’e -mail è l’unico modo per assicurarsi che sia veramente sparito. Tuttavia, anche allora, può ancora esistere in backup o archivi. È importante essere consapevoli di ciò che invii via e -mail e prendere provvedimenti per proteggere la tua privacy e l’impronta digitale.
Perché è meglio eliminare le e -mail? I vantaggi di una casella di posta senza dislucimento e una migliore sicurezza informatica
Scopri la verità: eliminare le e -mail davvero gratuite sul tuo telefono?
Come utenti mobili, siamo costantemente alle prese con il problema dello spazio di archiviazione. Una soluzione comune che mi viene in mente è l’eliminazione delle e -mail per liberare lo spazio. Ma è davvero efficace? La risposta è SÌ. L’eliminazione delle e -mail può effettivamente liberare spazio sul tuo telefono. In effetti, è uno dei modi più semplici per liberare spazio senza dover eliminare altri file o applicazioni importanti. Eliminando le e -mail, è possibile cancellare il disordine inutili e creare più spazio per nuovi messaggi e file.Tuttavia, Perché È meglio eliminare le e -mail oltre a liberare lo spazio? Una casella di posta senza disordine può apportare molti vantaggi. Per cominciare, aiuta a mantenerti organizzato e concentrato. Quando hai meno e -mail da setacciare, puoi facilmente trovare ciò di cui hai bisogno senza perdere tempo. Inoltre, può ridurre lo stress e l’ansia rimuovendo il costante promemoria di e -mail non lette.
Un altro vantaggio chiave è una migliore sicurezza informatica. Una casella di posta ingombra può essere un terreno fertile per le minacce informatiche. Gli hacker possono accedere alle tue informazioni sensibili tramite truffe di phishing o attacchi di malware nascosti all’interno delle e -mail. Eliminando e -mail inutili, puoi ridurre il rischio di cadere vittima di questo tipo di attacchi.
Di conseguenza, l’eliminazione delle e-mail può effettivamente liberare spazio sul tuo telefono, ma porta anche molti altri vantaggi come una posta in arrivo senza ingombri e una migliore sicurezza informatica. Quindi, la prossima volta che stai lottando con lo spazio di archiviazione o ti senti sopraffatto dalla tua casella di posta, considera di premere quel pulsante Elimina.
Scopri la verità: Eliminare le e -mail davvero gratuite sul tuo telefono?
Dopo aver condotto ricerche approfondite, abbiamo scoperto che l’eliminazione delle e -mail libera effettivamente sul tuo telefono. Anche se potrebbe non sembrare una quantità significativa di spazio, ogni piccolo bit conta quando si tratta di ottimizzare l’archiviazione del tuo dispositivo.
Tuttavia, è importante notare che la semplice eliminazione delle e -mail dalla tua casella di posta potrebbe non essere sufficiente. Assicurati di eliminare anche le cartelle della spazzatura e dello spam, nonché eventuali attaccamenti o immagini che potrebbero occupare spazio aggiuntivo.
Oltre a liberare spazio sul telefono, eliminare regolarmente le e -mail può anche migliorare le prestazioni e la velocità complessive del dispositivo. Quindi, se sei qualcuno che tende a lasciare che la tua casella di pausa sia fuori controllo, è tempo di iniziare a agire.
Speriamo che questo articolo abbia contribuito a chiarire qualsiasi confusione che potresti aver avuto riguardo all’impatto dell’eliminazione delle e -mail sulla memoria del telefono. Se hai ulteriori domande o commenti, non esitare a raggiungere. E come sempre, grazie per aver scelto il nostro sito Web per tutte le tue richieste di applicazioni mobili. Non dimenticare di iscriverti alle nostre notifiche per gli aggiornamenti futuri!Quanto spazio consumano quelle e -mail non lette?
Sei una di quelle persone che lasciano accumulare migliaia e migliaia di e -mail nella tua casella di posta? In tal caso, potresti perdere più spazio di quello che ti rendi conto.
15 aprile 2017
di Redazione PSAFE
Sai già che l’apertura di e -mail sospette può causare molti problemi. Ma sapevi che anche lasciare che le e -mail si trovino può essere un problema? Le e -mail possono occupare tonnellate di spazio sul tuo sistema operativo Android. Se mantieni migliaia – o anche centinaia – di e -mail in giro, allora’S tempo che cancella una quantità significativa di spazio eliminando queste e -mail in Gmail.
Pulisci il tuo dispositivo
Se vuoi chiarire ancora più spazio sul telefono e farlo funzionare in modo più efficiente, usa una pulizia rapida. La pulizia rapida ti aiuta a rimuovere file spazzatura, cache, file temporanei e altri file della spazzatura che occupano spazio inutile sul dispositivo. Dopo una spazzata con una rapida pulizia, tu’LL ha più spazio di memoria e archiviazione interni per nuovi file, app, foto e video. Rimuovi i file spazzatura facendo clic sopra.
Sbarazzati delle e -mail con allegati
Le e -mail con grandi allegati possono occupare il maggior numero di spazio nella tua casella di posta. Quindi, se tu’vanno solo per eliminare alcune e -mail, queste sono quelle con cui dovresti iniziare. Per trovare e -mail con allegati, cerca “ha: allegato” Nel filtro di ricerca Gmail. Se tu’Ruota su come iniziare a sbarazzarsi delle tue e -mail, eliminare questi grandi allegati è un buon modo per iniziare.
Cancella le tue più grandi email
Sbarazzarsi delle e -mail che stanno occupando più spazio è la cosa migliore da fare, ma non è’t sempre semplice. Se usi un client IMAP come Mozilla Thunderbird, puoi iniziare a ordinare le e -mail per dimensioni e allegati. Utilizzando il client IMAP e ordinando le dimensioni delle tue e -mail, è possibile eliminare le e -mail che stanno occupando la maggior parte del telefono’S Memoria.
Trova invece le tue più grandi email
Se indossi’Vuoi scaricare un client IMAP, puoi anche utilizzare un servizio di terze parti chiamato Trova Big Mail per scansionare i tuoi messaggi. Questo servizio basato sul Web ha un accesso temporaneo alla tua e-mail, scansionò tramite le tue e-mail e crea etichette nel tuo account in modo da poter navigare per messaggi di grandi dimensioni senza coinvolgere il sito di Trova Big Mail.
Smettila di ricevere posta sfusa
Il modo più semplice per mantenere la tua casella di posta vicino a vuoto è smettere di ricevere altrettanti email. Voi’Probabilmente si iscrisse a molte newsletter e mailing list che non’t leggere, quindi perché non annullare l’iscrizione? Usa un’app come Sorall.Io o lo faccio manualmente. Ci vogliono solo pochi minuti e manterrà la tua casella di disordine. Oppure, scegli di ricevere meno e -mail a settimana da molte di queste attività se ti piace comunque ricevere notifiche e aggiornamenti.
Se dovessi eliminare le e -mail o archiviarle?
Eliminare o archiviare e -mail è una domanda che disturba molte organizzazioni, in particolare quelle che non hanno molta esperienza con leggi rigorose che determinano la necessità di preservare tutti i registri aziendali.
Questo post sul blog è un buon punto di partenza se tu’non è mai stato archiviato e -mail prima e non sei sicuro se è necessario archiviare e -mail o se puoi semplicemente eliminarla.
Per aiutarti a iniziare, oggi noi’Guarderà:
- Quale è l’archiviazione e -mail e come può aiutarti a gestire i record
- Le ragioni alla base dell’archiviazione e -mail
- Preoccupazioni per quanto riguarda la capacità di archiviazione rispetto alle e -mail archiviate
- Cosa succede quando archivi un’e -mail
- e i pro e i contro di eliminare l’email.
Permettere’S Inizio.
Per impostazione predefinita, la maggior parte delle persone elimina anziché archiviare la loro e -mail. Se chiedi a qualcuno perché eliminano l’e -mail, molto probabilmente ti diranno che li eliminano perché lo vogliono Mantieni la loro email organizzata E Ridurre il disordine della cassetta postale. Mentre questo è un motivo valido per eliminare le e -mail, è’raramente la vera ragione.
Quindi, dovresti eliminare le e -mail (e quando)?
Il motivo originale per cui noi’riceve anche la possibilità di eliminare le e -mail è sempliceLà’S Spazio limitato per tenerli. Tuttavia, sarebbe più corretto dire che c’era uno spazio di archiviazione limitato per mantenerli.
Ma nel 2020, avere abbastanza spazio per contenere tutte le nostre e -mail non è più un problema.
Gmail da solo consente ai suoi utenti di oltre 15 gigabyte di spazio di archiviazione prima che la loro casella di pausa diventa piena. Quello’S sufficiente spazio per 4 film a piena lunghezza e 1080p.
In altre parole, se usi la tua e-mail come la maggior parte di noi, per archiviare messaggi basati su testo insieme ad alcuni piccoli allegati-dovrai lavorare molto duramente per riempire il tuo account e-mail.
Anche dopo l’introduzione della struttura delle cartelle, che ci consente di organizzare e salvare importanti e -mail in luoghi specifici per un uso successivo, ci sono ancora alcune e -mail che ci sentiamo sotto pressione per eliminare.
Quando si elimina un’e -mail, viene spostata in una cartella della spazzatura, dove di solito viene eliminata automaticamente dopo un periodo di tempo (ad es. A Gmail, questo periodo è di 30 giorni) e non è più accessibile o recuperabile.
E un’altra cosa da tenere a mente qui è il problema dello spazio di archiviazione: quando si sposta le e -mail in una cartella della spazzatura, continueranno comunque a occupare lo spazio fino a quando non svuoterai la cartella della spazzatura.
Che ne dici di una doppia delezione delle e-mail?
La doppia distruzione è quando si elimina un messaggio di posta elettronica dalla posta in arrivo e quindi eliminalo immediatamente dalla cartella della spazzatura.
Per molte persone, la doppia delezione dell’e-mail è un evento quotidiano poiché alcune organizzazioni impongono ancora limiti di dimensioni della cassetta postale per impedire alle cassette postali dei dipendenti di sfuggire di mano e causare problemi di prestazioni sul sistema e-mail.
Ma una recente causa ha lanciato una palla curva in questo quando è venuto in luce che alcuni dipendenti hanno cercato di coprire le comunicazioni illecite istruendosi a vicenda per delegare a vicenda le e-mail in questione.
La causa si basava sull’accusa che loro “ha preso provvedimenti per nascondere le loro comunicazioni tra loro” Eliminando duro le e -mail incriminanti.
La cosa folle di questo è che la doppia eliminazione delle e -mail non è illegale finché lì’non dovere o regolamento per preservarlo.
Ma una volta che un dovere, la notifica del contenzioso imminente o di un audit è anticipata o ricevuta, le organizzazioni sono legalmente richieste per mantenere tutte le loro informazioni memorizzate elettronicamente in un formato che garantisce l’integrità dei dati.
In sintesi, sebbene la doppia distruzione possa non essere sempre illegale, esiste un’area grigia definita che può portare a importanti conseguenze se si presentano contenziosi.
Altri esempi più recenti di come l’abuso della tecnologia includono i dipendenti che cospirano, si spezzano e pianificavano appropriazione indebita tramite bozze di posta elettronica o spostamenti di messaggi Instagram.Qual’è la soluzione?
Ma cosa succede se l’eliminazione non è semplicemente un’opzione?
E se la posta in arrivo’Parlare è la posta in arrivo della tua azienda in cui ricevi tutti i tipi di informazioni sul business-critical a cui devi fare spesso riferimento o che non è’essere compromesso in alcun modo?
Cosa succede se lavori in un’azienda pubblica che deve mantenere la conformità Sarbanes-Oxley e preservare tutte le comunicazioni digitali (e -mail incluse) per 5 anni?
In questi casi, per quanto allettanti come la cancellazione e -mail sembra’S più sicuro e più conveniente per archiviare e-mail perché ti dà la libertà di rimuovere le e-mail dal tuo sistema ma senza il rischio di infrangere alcuna leggi sulla conformità
Perché e -mail di archivio?
Dovresti archiviare le e -mail per diversi motivi:
- rimanere conformi alle normative federali e specifiche del settore,
- per proteggere la tua attività in potenziali azioni legali,
- per preservare lo spazio del server,
- avere accesso a tutti i record aziendali in qualsiasi momento,
- Per ridurre al minimo il rischio e le passività che possono derivare da una cattiva gestione dei registri.
In alcuni casi, le aziende sono tenute per legge per conservare le loro e -mail (dal fatto che le e -mail sono considerate record aziendali ufficiali) per un certo periodo di tempo.
A seconda del settore in cui lavori, questo periodo di conservazione può variare. Ad esempio, sotto Ferpa, le scuole devono preservare le loro e -mail per 5 anni, mentre in sanità, tutte le informazioni soggette a HIPAA devono essere mantenute per 7 anni.
Tuttavia, puoi scegliere di mantenere le tue e -mail nell’archivio più a lungo del prescritto dalla legge.
Da un lato, questa potrebbe essere una buona decisione perché un periodo di conservazione più lungo garantirà la continuità aziendale e ti consentirà di fare affidamento su vecchie e -mail per decifrare le decisioni aziendali passate.
D’altra parte, più a lungo mantieni le tue e -mail nell’archivio, maggiore è il rischio che qualcuno possa metterle a repentaglio. E anche, se mantieni le tue e -mail nell’archivio più a lungo del richiesto, aumenti le possibilità di essere coinvolti in un’indagine legale che avresti potuto altrimenti evitare legalmente.
Che cosa è l’archiviazione e -mail?
L’archiviazione e -mail è il processo automatizzato durante il quale sono tutte le e -mail in entrata, in uscita e interne in un’organizzazione catturato, indicizzato, deduplicato E archiviato in un ambiente cloud o su un apparecchio interno.
L’archiviazione e -mail è stata originariamente utilizzata per scopi di gestione della conformità e dello stoccaggio, ma ora è considerata una parte fondamentale della governance delle informazioni aziendali e della gestione dei registri elettronici.
A cosa serve l’archiviazione e -mail per?
In breve, l’archiviazione e -mail viene utilizzata per preservare le tue e -mail e aiutarti a gestire i tuoi record in modo più efficiente.
Ciò significa che con l’archiviazione e -mail puoi:
- Rispondi più velocemente alle richieste di eDiscovery in casi di indagine o contenzioso
- Recupera le e -mail perse o eliminate,
- Accordi il tempo per la risposta di audit,
- preservare la proprietà intellettuale contenuta nelle e -mail
- ottimizza la capacità di archiviazione del server
- Assicurati il backup e -mail in caso di disastro, garantendo così la continuità della tua attività
- monitorare la comunicazione interna ed esterna
- Consenti agli utenti autorizzati a impostare tag di attesa legali
- Imposta politiche di conservazione e spurgo personalizzate
L’archiviazione e -mail è il modo perfetto per gestire e -mail contenenti informazioni private e sensibili.
Cosa succede quando archivi un’e -mail?
Quindi cosa significa archivio e -mail in pratica?
Una volta impostato l’archiviazione nella tua azienda, ogni e -mail che viene inviata o ricevuta da qualcuno nella tua organizzazione, insieme a tutti i suoi metadati (mittente, data e ora, destinatario, informazioni su allegato, allegato stesso) viene catturata.
Può essere catturato direttamente dal contenuto dell’e -mail (che è un processo chiamato journaling) o durante il transito del messaggio.
Una volta catturato l’intero contenuto dell’e -mail, ottiene indicizzato. L’indicizzazione è un processo durante il quale è tutto il contenuto di un messaggio “scomposto” contro un insieme di criteri e poi conservati nell’archivio, in modo che tutte le informazioni siano conservate in modo più intelligente e più accessibile. Funziona nello stesso modo in cui indicizzi tutti i libri in una biblioteca (ad es. Secondo il periodo, scrittore, paese, genere, ecc.)
Abbattendo il contenuto di ciascun messaggio, indicizzazione Rende ricercabili tutti i messaggi e gli allegati. Ciò è utile non solo quando i dipendenti devono trovare rapidamente una particolare e -mail, ma anche in caso di contenzioso in sospeso, quando devono essere individuate e -mail pertinenti, mettiti in attesa legale e presentati come prova entro un periodo di tempo specificato.
Dopo che i messaggi sono stati indicizzati, vengono archiviati in modo sicuro in un impenetrabile, Vault a prova di manomissione che solo amministratori, funzionari di conformità e altri utenti privilegiati possono accedere e gestire. Tutti i messaggi ottengono il tempo e la data in fase di taglio per preservare l’integrità dei dati E Prevenire la spoliazione delle prove.
E dal momento che la maggior parte dei software di archiviazione in questi giorni viene fornita con Ricerca Avanzata capacità, ora puoi cercare tramite milioni di e -mail archiviate e individuare quella critica in pochi secondi.
Con una ricerca avanzata, è possibile cercare un’e -mail utilizzando una serie di vari criteri, in base al contenuto in campi del corpo, del mittente o del destinatario, nonché nell’allegato o eseguendo una ricerca di un’e -mail utilizzando una frase particolare.
Le e -mail in archivio saranno eliminate?
NO. Quando archivi le e -mail, verranno spostate solo dalla tua casella di posta al tuo archivio, a cui puoi accedere in qualsiasi momento. Questo viene fatto in tempo quasi reale, e questo’è un modo pulito per organizzare la tua casella di posta e conservare ancora tutti i documenti pertinenti che puoi facilmente recuperare ed esportare in una varietà di formati in qualsiasi momento successivo.
Voi’Saremo quindi in grado di eliminare le e -mail dalla tua casella di posta senza preoccuparti se tu’sarà in grado di recuperarli nel caso in cui sia necessario fare riferimento a qualcosa in seguito.
Per quanto tempo le e -mail rimangono nell’archivio?
Finché ne hai bisogno. Ancora una volta, il periodo per il quale si preserva i tuoi record dipende dallo scopo dei record. A seconda di quale archivio usi, è possibile impostare periodi di conservazione personalizzati e mantenere le e -mail per tutto il tempo che si desidera.
Pensare in questo modo. Dopo che un progetto è finito, potresti pensare che tu’Non ho mai più bisogno di visualizzare una particolare email.
Ma cosa succede se si presenta un progetto simile e hai bisogno di uno sguardo al precedente?
Speriamo sempre per il meglio, ma cosa succederebbe se la tua azienda venga citata in giudizio in relazione a questo progetto e tutte le comunicazioni che dettagliano la sua attuazione devono essere presentate come prove in tribunale?
Potrebbe costare il denaro e la reputazione della tua azienda andare alla ricerca di un’e -mail in grado di salvare la tua attività e poi arrivare alla consapevolezza che l’hai eliminata un anno fa.
Ecco un elenco della maggior parte dei periodi di conservazione per industria, come prescritto dalle normative pertinenti:
Industria Regolamento / corpo regolatorio Periodo di conservazione Tutto Internal Revenue Service (IRS) 7 anni Tutti (governo + istruzione) Freedom of Information Act (FOIA) 3 anni Tutte le società pubbliche Sarbanes-Oxley (Sox) 7 anni Formazione scolastica Ferpa 5 anni Finanziario Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) 7 anni Finanziario (bancario) FDIC 5 anni Finanziario
(Broker, rivenditori, banchieri di investimento, società di titoli)FINRA, SEC 17A-4, Sec 17A-3 7 anni Appaltatori del dod Dod 5015.2 3 anni Società di carte di credito PCI DSS 1 anno Assistenza sanitaria Hipaa 7 anni Farmaceutico FDA 2 anni Telecomunicazioni FCC 2 anni Alcuni sistemi di archiviazione e-mail ti consentono di creare un numero illimitato di politiche di conservazione, quindi puoi scegliere di assegnare diversi periodi di fideli’ Email, contratti di lavoro e relazioni finanziarie indefinitamente, eliminando i record di e -mail delle risorse umane dopo 7 anni, record di tirocinanti dopo 1 anno e così via.
Chi dovrebbe archiviare le e -mail?
L’archiviazione e -mail può essere considerata di nicchia in alcuni settori, ma è’è giustificato a dirlo’S Una questione di tempo prima che i progressi della tecnologia inizino a richiedere ad altri settori di accettare e iniziare ad archiviare e -mail.
Questo ragionamento è basato sul fatto che sia il volume che i formati di dati stanno aumentando, anno dopo anno. Allo stesso tempo, la maggior parte di questi tipi di dati sono considerati record aziendali ufficiali, quindi le aziende saranno legalmente tenute a preservarli come riferimento.
Nel frattempo, ci sono alcune industrie come il governo e l’educazione che sono archiviate e -mail da anni ormai.
In questo breve video, il nostro VP Business Development, Jeff Marlow, parla di quali industrie dovrebbero archiviare e -mail:
Quindi, ora che noi’Ve ha guardato sia l’archiviazione e l’eliminazione e -e -e -eliminazione, let’s Sumalo.
- Eliminazione rimuove le e -mail dalla tua casella di posta. Risparmia spazio, ma hai vinto’essere in grado di accedere mai più alle tue e -mail. Questo ti mette a rischio sia in termini finanziari che legali. Hai vinto’essere in grado di produrre prove per eDiscovery e contenzioso. Rischi anche a violare i regolamenti di gestione dei registri e le multe non sono affatto piccole (i cinque broker di Wall Street hanno dovuto pagare $ 8.25 milioni perché avevano scartato la posta elettronica relativa alle transazioni dei clienti.)
- L’archiviazione risparmia anche spazio di archiviazione, catturando e memorizzando e -mail in un archivio (nel cloud o usando un soluzione di archiviazione locale). Tuttavia, l’archiviazione indicizza anche e memorizza le tue e -mail in modo intelligente ed efficiente, permettendoti di trovare rapidamente qualsiasi e -mail tramite una varietà di criteri di ricerca.
- L’archiviazione va oltre la semplice gestione della posta elettronica. Ti consente inoltre di monitorare i tuoi canali di comunicazione e vedere se i tuoi dipendenti violano le politiche di comunicazione (EG. È possibile impostare elenchi di parole chiave che monitorare i canali per qualsiasi tipo di volgarità e inviare segnali di avvertimento precoce).
- L’archiviazione si riferisce non solo alle e -mail, ma ai record elettronici in varie forme. Puoi archiviare il testo, le chiamate vocali, i social media, i messaggi di WhatsApp e altro ancora. Questo è importante, poiché tutti questi contenuti costituiscono registri aziendali ufficiali.