La voce aziendale include la segreteria telefonica?
Imposta vocale cloud
La possibilità di scaricare su archiviazione offline aiuta gli utenti a mantenere un messaggio importante durante la pulizia della posta in arrivo.
Riepilogo dell’articolo:
1. Cloud Voicemail è una funzione che consente di depositare i messaggi di posta vocale nella cassetta postale di Exchange di un utente.
2. Cloud Voicemail non supporta sistemi di posta elettronica di terze parti ed è disponibile solo per gli amministratori Microsoft 365.
3. Per gli utenti dei team, Cloud Voicemail viene automaticamente impostato e fornito.
4. Per gli utenti online di Skype for Business, Cloud Voicemail è stato impostato e fornito automaticamente quando agli utenti è stata assegnata una licenza di sistema telefonico ed era abilitata da Enterprise Voice dal sistema di provisioning.
5. Per gli utenti di Skype for Business Server on-premise, Cloud Voicemail viene automaticamente impostato e fornito, ma l’ambiente Skype for Business Server deve essere configurato per instradare le chiamate su Cloud Voicemail.
6. I messaggi di posta vocale generati da Cloud Voicemail sono archiviati nella cassetta postale di Exchange dell’utente, in Exchange Online o in Exchange Server.
7. Non esiste un archivio specifico o aggiuntivo per la segreteria telefonica e clienti come Outlook, Teams e Skype for Business Access Voicemail tramite Exchange Mailbox.
8. Cloud Voicemail fornisce servizi di registrazione e trascrizione per i messaggi di posta vocale.
9. Cloud Voicemail può essere gestito tramite politiche di posta vocale e impostazioni di posta vocale per gli utenti.
10. Il routing delle chiamate al cloud vocale può essere controllato tramite il centro amministratore delle squadre o utilizzando PowerShell.
Domande:
1. Cos’è la segreteria telefonica del cloud?
Cloud Voicemail è una funzione che consente di depositare i messaggi di posta vocale nella cassetta postale di Exchange di un utente.
2. Il cloud vocale supporta sistemi di posta elettronica di terze parti?
No, Cloud Voicemail non supporta sistemi di posta elettronica di terze parti.
3. Chi può impostare la segreteria telefonica del cloud?
Cloud Voicemail può essere impostato dagli amministratori Microsoft 365.
4. Come viene fornito il vocale cloud per gli utenti dei team?
Cloud Voicemail viene automaticamente impostato e fornito per gli utenti dei team.
5. Come è stato fornito la segreteria telefonica cloud per gli utenti online di Skype for Business?
Cloud Voicemail è stato automaticamente impostato e fornito per gli utenti online Skype for Business quando gli è stata assegnata una licenza di sistema telefonico ed era abilitata da Enterprise Voice dal sistema di provisioning.
6. Come viene fornito la segreteria telefonica del cloud per utenti on-premise di Skype for Business Server?
Cloud Voicemail viene automaticamente impostato e fornito per gli utenti di Skype for Business Server, ma l’ambiente Skype for Business Server deve essere configurato per instradare le chiamate su Cloud Voicemail.
7. Dove vengono archiviati i messaggi di posta vocale?
I messaggi di posta vocale generati da Cloud Voicemail sono archiviati nella cassetta postale di Exchange dell’utente, in Exchange Online o in Exchange Server.
8. Come si accede ai messaggi vocali?
È possibile accedere ai messaggi vocali tramite clienti come Outlook, Teams o Skype for Business, che accedono alla segreteria telefonica tramite la cassetta postale Exchange.
9. Come può essere gestito la segreteria telefonica cloud per gli utenti?
Cloud Voicemail può essere gestito tramite politiche di posta vocale e impostazioni di posta vocale per gli utenti.
10. È possibile controllare il routing delle chiamate al cloud vocale?
Sì, il routing delle chiamate al Cloud Voicemail può essere controllato tramite il centro di amministrazione dei team o usando PowerShell.
11. A cosa sono usate le politiche di posta vocale?
Le politiche vocali consentono agli amministratori di gestire le funzionalità per gruppi di utenti, come le regole di risposta alle chiamate, la trascrizione della segreteria telefonica e la lingua prompt di sistema.
12. Ciò che può essere configurato tramite le impostazioni di posta vocale?
Le impostazioni di posta vocale possono essere configurate per i singoli utenti, tra cui regole di risposta alle chiamate, linguaggio rapido, testo predefinito del parlato e saluti per le vacanze.
13. Gli utenti finali possono configurare le proprie impostazioni di posta vocale?
Sì, gli utenti finali possono anche configurare le impostazioni di posta vocale nel client dei team.
14. Qual è l’impostazione predefinita per le chiamate di routing a Cloud Voicemail?
L’impostazione predefinita è consentire il routing delle chiamate a Cloud Voicemail per tutti gli utenti forniti per questo.
15. Come può essere controllato il routing delle chiamate al cloud vocale?
Il routing delle chiamate a Cloud Voicemail per gli utenti dei team può essere controllato tramite il centro di amministrazione dei team o utilizzare PowerShell.
Imposta vocale cloud
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La voce aziendale include la segreteria telefonica?
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Imposta vocale cloud
Questo articolo è per gli amministratori di Microsoft 365 che desiderano impostare la segreteria telefonica cloud per i propri utenti.
Cloud vochail deposits Messaggi di posta vocale nella cassetta postale di Exchange di un utente. Cloud Voicemail non supporta sistemi di posta elettronica di terze parti. Per i requisiti di licenze online di scambio, consultare la descrizione del servizio online di scambio. Per ulteriori informazioni sui ruoli dell’amministratore, consultare i ruoli di amministrazione.
Provvidenza per la segreteria cloud
Per gli utenti dei team, Cloud Voicemail viene automaticamente impostato e fornito. Una licenza telefonica Microsoft Teams non è richiesta per Cloud Voicemail.
Il provisioning per gli utenti dei team non è lo stesso di Skype for Business Online Users. Per gli utenti online di Skype for Business, Cloud Voicemail è stato impostato e fornito automaticamente quando agli utenti è stata assegnata una licenza di sistema telefonico ed era abilitata da Enterprise Voice dal sistema di provisioning.
Per gli utenti di Skype for Business Server on-premise, Cloud Voicemail viene automaticamente impostato e fornito. Tuttavia, è necessario configurare l’ambiente Skype for Business Server per instradare le chiamate a Cloud Voicemail. Per ulteriori informazioni, consultare il servizio Plan Cloud Voicemail per gli utenti locali.
Archiviazione vocale cloud
I messaggi di posta vocale generati da Cloud Voicemail vengono consegnati e archiviati nella cassetta postale di Exchange dell’utente, in Exchange Online o in Exchange Server. Non esiste un archivio specifico o aggiuntivo per la segreteria telefonica. I clienti che accedono alla segreteria telefonica (ad esempio, Microsoft Outlook, Microsoft Teams o Skype for Business) lo fanno tramite la cassetta postale di Exchange e le API fornite.
Un messaggio di posta vocale contiene un file audio allegato con i messaggi vocali e la trascrizione vocale (se abilitato).
La cassetta postale di Exchange di un utente memorizza qualsiasi saluto registrato personalizzato. Questi saluti vengono recuperati da Cloud Voicemail se necessario durante una chiamata in arrivo.
Elaborazione del cloud vocalmail
La registrazione e la trascrizione di Cloud Voicemail iniziano in Microsoft 365 all’origine della chiamata che viene instradata in Cloud Voicemail. Il messaggio viene quindi consegnato alla cassetta postale di Exchange dell’utente.
Ad esempio, se una chiamata arriva a un utente di routing diretto non disponibile tramite un controller di frontiera della sessione (SBC) in Europa, la registrazione e la trascrizione vocale vengono eseguite in Europa. Il messaggio viene quindi consegnato alla cassetta postale di Exchange dell’utente. Per un altro esempio, supponiamo che un utente dei team in Nord America definisca un utente di team non disponibile in Europa. In questo caso, la chiamata inizia in Nord America, l’elaborazione si verifica in Nord America e quindi la posta vocale viene consegnata alla cassetta postale di Exchange dell’utente in Europa.
La consegna di un messaggio vocale a una cassetta postale di scambio viene eseguita utilizzando Simple Mail Transport Protocol (SMTP) come qualsiasi altra e-mail.
Gestisci la segreteria telefonica cloud per gli utenti
È possibile gestire la segreteria telefonica del cloud per gli utenti specificando le politiche di posta vocale e configurando le impostazioni di posta vocale.
- Politiche di posta vocale Consentire di gestire le funzionalità per gruppi di utenti. È possibile configurare e assegnare politiche esistenti o nuove vocali per funzionalità come regole di risposta alle chiamate, trascrizione della segreteria telefonica, mascheramento della volgarità della trascrizione, traduzione della trascrizione e linguaggio prompt di sistema. Per informazioni sulla gestione delle politiche di posta vocale, vedere Gestire le politiche di posta vocale.
- Impostazioni vocali Consentire di configurare le impostazioni per i singoli utenti. È possibile configurare le impostazioni come le regole di risposta alle chiamate, la lingua rapida, il testo al parto predefinito e i saluti per le vacanze. Per informazioni sulla configurazione di impostazioni per i singoli utenti, vedere Gestisci impostazioni di posta vocale. Si noti che i tuoi utenti finali possono anche configurare queste impostazioni nel client dei team andando a Impostazioni -> Chiamate -> Configura vocale.
Controllare il routing delle chiamate a Cloud Voicemail
L’impostazione predefinita per tutti gli utenti forniti per Cloud Voicemail è consentire il routing delle chiamate a Cloud Voicemail e consentire agli utenti di inoltrare le chiamate a Cloud Voicemail.
È possibile controllare se il routing delle chiamate a Cloud Voicemail è consentito per gli utenti dei team utilizzando il Centro di amministrazione dei team o utilizzando PowerShell.
- Per utilizzare il centro amministratore delle squadre, vai a Voce ->Chiamare politiche -> Aggiungi nuova o modifica la politica esistente ->La segreteria telefonica è disponibile per le chiamate in entrata.
- In PowerShell, utilizzare il cmdlet set-csTeamScallingpolicy con il parametro abilitVoiceMail. Per ulteriori informazioni, consultare Set-CSteamScallingPolicy.
- Se si imposta abilitando la grazia per sempre, le chiamate non vengono mai instradate alla voce vocale, senza alcuna chiamata alla chiamata o alle impostazioni senza risposta per un utente. Il vocale non è disponibile come inoltro di chiamata o impostazione senza risposta nelle squadre.
- Se si imposta, abilita la maestrizia di sempre, le chiamate vengono sempre inoltrate alla posta vocale su senza risposta dopo aver suonato per trenta secondi, indipendentemente dall’impostazione della chiamata senza risposta per un utente.
- Se si imposta abilitVoICemail su UserOverride, le chiamate vengono inoltrate a Voicemail in base all’inoltro delle chiamate e/o alle impostazioni senza risposta per un utente.
Imposta vocale cloud per lavorare con gli utenti locali
È possibile utilizzare Cloud Voicemail per fornire funzionalità di posta vocale per gli utenti che hanno cassette postali sui server di scambio o per gli utenti che utilizzano Skype per Business Server.
Questa sezione descrive come impostare la segreteria telefonica cloud per gli utenti della cassetta postale di Exchange Server. Per informazioni su come configurare Cloud Voicemail per Skype per gli utenti di Business Server, consultare il servizio Plan Cloud Voicemail per gli utenti locali.
Imposta vocale cloud per gli utenti della cassetta postale di Exchange Server
Le seguenti informazioni riguardano la configurazione di Cloud Voicemail per lavorare con gli utenti dei team che hanno la loro cassetta postale su Exchange Server.
- I messaggi vocali vengono consegnati alla cassetta postale di Exchange di un utente tramite SMTP instradati tramite Exchange Online Protection. Per abilitare la consegna riuscita di questi messaggi, assicurarsi che i connettori di scambio siano configurati correttamente tra i server di scambio e la protezione online di scambio. Per ulteriori informazioni, vedere Utilizzare i connettori per configurare il flusso di posta.
- Per abilitare le funzionalità di posta vocale come la personalizzazione di saluti e la segreteria visiva nei client dei team, è necessario impostare la connettività tra Microsoft 365 e la cassetta postale di Exchange Server. Per abilitare questa connettività, è necessario configurare il nuovo protocollo di autenticazione OAuth Exchange descritto nell’autenticazione OAuth di configurazione tra le organizzazioni online di Exchange e Exchange o eseguire la procedura guidata ibrida Exchange da Exchange 2013 Cu5 o superiore. È inoltre necessario configurare l’integrazione e OAuth tra team e Server Exchange descritti in Configura integrazione e OAuth tra team e Exchange Server.
Abilita la segreteria protetta nella tua organizzazione
Quando qualcuno lascia un messaggio di posta vocale per un utente nella propria organizzazione, la posta vocale viene consegnata alla cassetta postale dell’utente come allegato di messaggi di posta elettronica.
Utilizzando la protezione delle informazioni di Microsoft Purview, è possibile crittografare i messaggi di posta vocale lasciati dai chiamanti sia interni che esterni. Puoi anche impedire all’utente di inoltrare questi messaggi. Questa funzione è supportata per gli utenti con cassette postali di scambio.
Per crittografare il messaggio vocale, è possibile creare un’etichetta di sensibilità. Con la funzione di etichettatura automatica, è possibile assicurarsi che l’etichetta venga applicata automaticamente ai messaggi di posta vocale in arrivo.
Quando si abilita la posta vocale protetta, gli utenti possono ascoltare i messaggi di posta vocale protetti aprendo il messaggio in Outlook, Outlook sul Web o Outlook per Android o iOS. I messaggi vocali protetti non possono essere aperti in Microsoft Teams o Skype for Business.
Per creare un’etichetta di sensibilità per la segreteria telefonica, vedere Usa etichette di sensibilità. Nel Crittografia sezione, scegli Lascia che gli utenti assegnino le autorizzazioni quando applicano l’etichetta. Selezionare In Outlook, imporre una delle seguenti restrizioni, e quindi selezionare il file Non inoltrare opzione.
Per creare la politica di etichettatura automatica per applicare un’etichetta di sensibilità alla posta vocale, vedere come configurare le politiche di etichettatura automatica e specificare le seguenti impostazioni specifiche:
- Per Scegli le informazioni a cui desideri applicare questa etichetta, Selezionare Politica personalizzata.
- Per Scegli le posizioni in cui si desidera applicare l’etichetta, Selezionare Posizioni: scambio per tutti gli utenti.
- Per Impostare regole comuni o avanzate, Selezionare Regole avanzate.
- Regole di scambio:
- Condizioni:
- L’intestazione corrisponde al modello: Classe di contenuto = VOCE-CA
- L’indirizzo IP del mittente è: 13.107.64.0/18, 52.112.0.0/14, 52.122.0.0/15, 52.238.119.141/32, 52.244.160.207/32
Gli intervalli IP V4 specificati nell’indirizzo IP del mittente si basano sull’elenco nell’ID 12 in UFT 365 URL e intervalli di indirizzo IP.
Per ulteriori informazioni sulla crittografia dei messaggi, consultare DEFINE REGOLE DI FLUSSO MAIL PER CRIPT di messaggi e -mail.
Diagnosi di problemi con la segreteria telefonica
Se tu’Ri un amministratore, è possibile utilizzare il seguente strumento diagnostico per convalidare che un utente è correttamente configurato per utilizzare la segreteria telefonica nei team:
Selezionare Esegui test di seguito per popolare la diagnostica nel centro amministratore Microsoft 365.
Aiuta i tuoi utenti a conoscere le funzionalità di posta vocale cloud
Per aiutare i tuoi utenti a conoscere come utilizzare e gestire le funzionalità di posta vocale cloud, puoi consigliare i seguenti articoli:
- Controlla il tuo messaggio vocale nelle squadre
- Gestisci le impostazioni delle chiamate nei team
Cos’è un servizio di posta vocale aziendale?
Forse la caratteristica più importante di qualsiasi servizio di posta vocale aziendale è la sua accettazione di saluti personalizzati.
I saluti possono fare o rompere un’interazione con i clienti attuali e futuri. Soprattutto quando loro’Ritrovati dopo l’orario di lavoro, i messaggi di posta vocale possono definire come un individuo parlerà con un cliente bisognoso.
Saluti con i dipendenti
La strada più semplice per qualsiasi dipendente per rivolgersi a un cliente in un messaggio vocale è lasciare il proprio messaggio personale.
I servizi di posta vocale aziendale spesso consentono agli utenti di registrare la propria voce attraverso una semplice interfaccia. Potresti, ad esempio, comporre un codice corto come *97 per raggiungere la tua casella di posta vocale personale. Quindi parli solo nel tuo telefono per registrare un messaggio quando richiesto.
Carica una registrazione
Puoi anche avere la possibilità di registrare un messaggio e quindi caricarlo sul tuo sistema di posta vocale.
In genere, i servizi basati sul web ti consentono di inserire una sezione speciale nelle loro dashboard online. Da lì, trovi il file e dici al sistema di applicarlo alla tua casella di posta vocale.
Questa opzione consente anche a una persona o dell’azienda di utilizzare i saluti professionisti. L’uso di saluti speciali per le vacanze, ad esempio, potrebbe essere appropriato per una casella di posta a livello aziendale. Le aziende possono assumere una terza parte per registrare un messaggio; La società quindi carica il file sulla propria piattaforma.
Sul nostro blog: prova questi esempi di script telefonici dell’assistente automatico
Funzionalità aziendali di servizio vocale aziendale
Sul nostro blog:
Brevi saluti vocali sono l’anima dell’arguziaUn certo numero di altre funzionalità può essere fornito con un servizio di posta vocale aziendale. I pacchetti di diversi venditori variano a portata di mano, ma queste opzioni sono comuni nel settore della telefonia aziendale.
Portale web
La maggior parte dei servizi di posta vocale è inclusa come caratteristica di un sistema telefonico aziendale più ampio, come te’Trova con VirtualPBX Voicemail.
I sistemi telefonici VoIP consentono alle aziende di accedere alla propria dashboard per apportare modifiche alla configurazione come l’aggiunta di numeri di telefono o utenti. Nella stessa spazio di lavoro basato sul web, possono gestire gli utenti’ scatole di posta vocale.
Un portale Web di questo tipo è essenziale per la salute generale e il controllo del sistema telefonico.
Allo stesso modo, la segreteria telefonica può guadagnare un po ‘di potere qui. Gli utenti possono ascoltare i propri messaggi online, scaricare messaggi su archiviazione offline e gestire le notifiche elencando un indirizzo email.
Le seguenti sottosezioni affrontano questi concetti.
Ascoltare i messaggi onlineIn mezzo a un portale Web, gli utenti possono accedere alle loro caselle di posta vocale online online. Questo tipo di software vocale consente alle persone di saltare completamente i loro telefoni e semplicemente accedere al loro sistema telefonico’S Dashboard online.
La riproduzione è possibile all’interno di un browser Web, quindi lì’non è necessario installare. Lo screenshot sopra mostra come appare il gestore vocale VirtualPBX con una manciata di messaggi in una casella di posta. Le voci di menu mostrate sul lato destro sono opzioni per riproduzione, download e gestione (come la cancellazione dei file).
Un manager di posta vocale online offre anche agli utenti un metodo per ispezionare visivamente i propri messaggi. Può essere difficile per chiunque conservare un elenco virtuale di messaggi vocali nella loro memoria a breve termine. Con un software di posta vocale online, come lo screenshot mostra qui, la data, il numero di destinazione e la durata sono tutti facili da visualizzare a colpo d’occhio.
Download su archiviazione offline
Sul nostro blog:
Vocale o posta vocale? Che è corretto?Un’altra funzione del portale Web è l’accesso alla gestione dei file. Gli utenti possono fare clic su alcune voci di menu per scaricare qualsiasi messaggio che piace.
La possibilità di scaricare su archiviazione offline aiuta gli utenti a mantenere un messaggio importante durante la pulizia della posta in arrivo.
Sebbene il tuo servizio di posta vocale possa essere potente, IT’S probabilmente non illimitato nella sua memoria di posta vocale. Potresti trovare un limite di 100 messaggi per la posta in arrivo. A quel punto, Puoi facilmente cancellare i messaggi indesiderati eliminandoli mantieni tutti i messaggi necessari scaricandoli.
notifiche di posta elettronica
È n’T sempre comodo per tenere aperta una finestra del browser che visualizza il tuo manager di posta vocale online. Permettere’S ADATTO, probabilmente abbiamo già troppe schede aperte.
Il tuo servizio di posta vocale aziendale può avere la capacità di inoltrare nuovi messaggi al tuo indirizzo email.
Questo non è’T solo conveniente. Può aiutare a semplificare le tue attività quotidiane consolidando le funzioni dei programmi che usi più spesso.
Là’spesso non è in alcun modo aggirato a controllare l’e -mail di lavoro più volte al giorno. Quando i tuoi messaggi vocali popolano la tua casella di posta elettronica, può farti risparmiare tempo e avvisarti articoli come rispondere ai clienti ad alta priorità.
Le opzioni di inoltro come questa possono inviarti una copia della registrazione, non solo un link a un portale Web. Questo ha vinto’Sostituire una visita al portale per cancellare vecchi messaggi, ma può fornirti informazioni utili come la data, l’ora, l’identificazione del chiamante e, naturalmente, il contenuto dei messaggi.
Sul nostro blog:
Il tuo servizio vocale dovrebbe essere accessibile e flessibileCodici di funzionalità
I sistemi telefonici aziendali spesso sono dotati di codici di funzionalità che puoi comporre per completare un’attività. Ciò include l’ascolto e la gestione della segreteria telefonica.
I codici di funzionalità VirtualPBX, ad esempio, consentono agli utenti di comporre *97 per raggiungere le loro caselle di posta vocale personale.
Dopo aver comportato quel codice, gli utenti possono ascoltare i nuovi e passati messaggi di posta vocale. Possono aggiornare le loro registrazioni e cambiare le impostazioni come i numeri dei pin.
I codici caratteristici offrono un modo rapido per accedere alla segreteria telefonica da qualsiasi dispositivo. Gli utenti possono trovare i loro messaggi da un telefono da scrivania, softphone su un dispositivo mobile o telefono basato su WebRTC all’interno di un browser Web.
Più scatole
Un modo significativo in cui un servizio di posta vocale commerciale differisce dalla posta vocale personale è nella sua replica all’interno dell’organizzazione.
Mentre un individuo ha bisogno solo di una singola casella di posta vocale, Le aziende potrebbero aver bisogno di dozzine o centinaia di scatole per il loro complimento per i dipendenti.
Sul nostro blog:
Perché ogni dipendente ha bisogno di un numero di posta vocaleI sistemi telefonici aziendali di solito consentono alle aziende di creare tutte le scatole di posta vocale di cui hanno bisogno. Un’azienda potrebbe avere un messaggio vocale a livello aziendale, uno per ogni dipartimento come vendite, marketing e supporto, e molti altri per tutte le persone in quei dipartimenti. Solo un servizio di posta vocale aziendale è in grado di gestire correttamente questa attività.
Chiunque usi regolarmente un telefono associato a un’azienda può avere la propria casella di posta. Ciò rende facile per le persone che hanno inviato loro messaggi pertinenti tramite chiamate o tramite connessioni come un assistente automatico.
Servizio di posta vocale aziendale e le sue connessioni al sistema telefonico
Sul nostro blog:
Perché dovresti adottare una politica diretta a posta vocaleQuesto documento ha discusso della realtà che la segreteria telefonica è spesso legata a un sistema telefonico più ampio.
Un servizio Voip Voicemail è una delle caratteristiche di spicco e previste che le aziende troveranno quando confrontano i sistemi telefonici. I loro confronti li porteranno anche a una serie di modi in cui la segreteria telefonica è legata ad altre caratteristiche del sistema telefonico principale.
Gestione delle chiamate in arrivo
Parte della potenza di un sistema telefonico ospitato è che è possibile instradare le chiamate in base all’ora del giorno.
Durante l’orario di lavoro, potresti voler chiamare per squillare un telefono centrale o fare strada attraverso un assistente automatico.
Dopo ore, tuttavia, potrebbe essere più facile inviare chiamanti direttamente a una casella di posta vocale centrale. Questo può funzionare bene per una piccola impresa che ha vinto’b deve mettere in campo molte chiamate a tarda notte.
Le aziende possono impostare le loro ore operative – diciamo 8 a.M. a 7 p.M. – e crea quel taglio per quando la posta vocale prende il sopravvento. Le chiamate in arrivo possono quindi ottenere il proprio percorso verso la segreteria telefonica per quando i dipendenti dovrebbero essere finiti a lavorare.
Gruppi di anelli
La segreteria telefonica può anche svolgere un ruolo importante quando i dipendenti sono considerati parte di un gruppo logico, come un dipartimento.
Una funzione di gruppi di anelli o gruppi di caccia consente alle chiamate di anello più persone all’interno di un gruppo. La GIF mostrata qui dimostra come le chiamate possono suonare un utente prima di suonare un utente diverso nello stesso gruppo.
Le chiamate a questo gruppo raggiungerebbero Winnie t. Pooh’Il telefono S prima di passare a Charlie Chaplin’telefono S. Quando le barre del cursore si sovrappongono nella GIF, è qui che la stessa chiamata suonerebbe entrambi gli utenti.
Quando la serie di chiamate finisce, può terminare in una casella di posta vocale di tua scelta. Perché Winnie t. Pooh sarebbe il responsabile del dipartimento in questa situazione, il chiamante alla fine avrebbe raggiunto il suo messaggio vocale se nessuno dei due nel gruppo avesse risposto.
In questo modo, la segreteria telefonica diventa una parte importante del processo di raggruppamento. Può aiutare a organizzare i messaggi in arrivo in base alla priorità impostata come amministratore di sistema.
Servizio di trascrizione
Una rapida ricerca web rivela una serie di opzioni aziendali per trascrivere l’audio dei messaggi vocali in un formato di testo. Molti fornitori di servizi offrono tale capacità di trascrizione come parte dei piani di servizio telefonici complessivi che vendono, consentendo ai loro clienti aziendali di avere accesso a livello aziendale al messaggio vocale basato sul testo senza essere costretti a cercare una terza parte per quella funzionalità.
Sul nostro blog:
Ricevi trascrizioni di posta vocale nella tua casella di posta elettronicaLa disponibilità di API per le funzioni vocali-testi, incluso Google AI, hanno permesso ai fornitori di servizi telefonici di integrare facilmente la trascrizione della segreteria telefonica a basso costo e senza troppe spese generali. Le trascrizioni possono essere completate al volo, in modo che i clienti possano aspettarsi l’accesso alle loro trascrizioni immediatamente dopo la ricezione di una chiamata in entrata.
L’output di testo dall’audio può essere inserito all’interno delle e-mail di notifica vocale ai clienti, come parte di un’interfaccia utente basata sul Web o persino utilizzato come parte di un’API in modo che i clienti possano automatizzare la ricezione delle trascrizioni come parte delle applicazioni personalizzate.
Automazione attraverso integrazioni di terze parti
L’attaccamento del sistema telefonico a servizi di terze parti consente il trasferimento di dati da una posizione basata sul Web a un’altra. Le trascrizioni di te-text vocale sono un esempio del tipo di dati che le aziende possono acquisire ed elaborare a volontà. L’audio dei messaggi di posta vocale, salvati come file, è anche facilmente mobile.
Sul nostro blog:
VirtualPBX funziona con AWS per Cloud StorageMolte aziende ospitano i loro file in server cloud, come tramite Amazon S3. La raccolta di tutti i tipi di dati in una posizione centralizzata può rendere più semplice l’accesso alle aziende e il backup dei loro dati importanti. Le informazioni sulla posta vocale possono anche essere una risorsa che vale la pena salvare, quindi alcuni fornitori di servizi telefonici creano integrazioni con le società di archiviazione cloud per semplificare il salvataggio di dati al di fuori del provider telefonico’S server.
Integrazioni come questa possono effettuare il processo di trasferimento del file L’opzione predefinita per l’archiviazione dei dati. I dati possono essere salvati automaticamente su un cloud Amazon (o simile) senza mai toccare il fornitore di servizi telefonici’STOCCHIO S. Per molte aziende nelle industrie sanitarie o finanziarie, l’uso di nuvole di terze parti può funzionare sia come opzione conveniente che come metodo per generare una migliore sicurezza dei dati complessivi per le aziende e i loro clienti.
Hosting basato su cloud e locale
Le caratteristiche di posta vocale e le integrazioni del sistema vocale commerciale elencate sopra questa sezione riguardano in gran parte ospitato Setups-Altrimenti chiamati servizi telefonici basati su cloud o voice-over-ip (VoIP).
Venditori come VirtualPBX Sell Hosted Systems per offrire alle aziende un semplice metodo per creare reti vocali. Le aziende acquistano abbonamenti da un fornitore e collegano i loro telefoni IP a quel fornitore’rete vocale.
Questo processo è spesso facile e veloce. Consente alle organizzazioni di aggiornare le loro reti telefoniche esistenti o di iniziare nuove reti senza sforzo estraneo. Esso’S di solito conveniente e completo di molte funzionalità, incluso un servizio di posta vocale in allegato.
I server locali e locali possono anche fornire alle aziende il servizio vocale. Possono creare una maggiore sicurezza ma avere un costo di proprietà più elevato e una maggiore complessità nella configurazione rispetto alle loro controparti ospitate.
Vantaggi di un sistema telefonico basato su cloudCome appena discusso, le principali aziende a beneficio vedono con un servizio telefonico ospitato è la sua facilità d’uso.
Gli affari possono ottenere l’intera operazione in rete e effettuare chiamate in pochi minuti. Anche le grandi aziende possono sperimentare tempi di configurazione completi (inclusi il provisioning del telefono, la configurazione della posta vocale e la creazione di gruppi di anelli) in meno di un giorno.
I telefoni IP si collegano a Internet, quindi loro’essere in grado di raggiungere automaticamente il provider VoIP’S server, scarica tutti gli aggiornamenti necessari e inizia ad accettare le chiamate.
Là’s Non è necessario completare alcun cablaggio extra in un edificio una volta che sono in atto le connessioni Internet. Inoltre, le app mobili e i telefoni basati su browser Web possono connettersi altrettanto facilmente alla rete VoIP delle controparti del telefono e del telefono della conferenza.
Vantaggi di un PBX locale
Le aziende, tuttavia, possono preferire la sicurezza di un sistema locale. Hanno la possibilità di acquistare un server PBX (Private Branch Exchange (PBX) per gestire tutte le loro chiamate dall’hardware locale.
L’uso di un PBX in loco significa che possiedi l’hardware del sistema telefonico. È possibile modificare il sistema per le specifiche esatte, incluso la modifica dei numeri di telefono e l’aggiunta delle estensioni se necessario. Ti comporterai anche di garantire la sicurezza dei tuoi negozi di dati come elenchi di numeri di telefono e registrazioni di posta vocale.
Un PBX locale può funzionare bene per aziende più grandi con uno staff dedicato di professionisti IT. Poiché la modifica del sistema e il mantenimento di un alto livello di sicurezza può essere complesso, i principianti potrebbero non andare bene con questa strada.
Vocale all’interno o all’esterno della nuvola
Il servizio vocale per un’azienda può farsi strada in un sistema ospitato o locale.
Le funzionalità discusse in questo articolo verranno preconfezionate con molte configurazioni VoIP che un singolo utente, una società di medie dimensioni o un’impresa possono acquistare e iniziare a utilizzare in pochi minuti.
La connessione della posta vocale a saluti personalizzati, gruppi di anelli, routing di chiamate avanzate, ecc. può anche funzionare all’interno di un sistema locale. La differenza più grande è che la configurazione e la manutenzione di complesse procedure di posta vocale in un PBX guiderà di gran lunga una configurazione ospitata.
Ad ogni modo, un sistema di posta vocale aziendale svolge un ruolo importante insieme alle operazioni quotidiane di molte aziende. Aiuta i dipendenti a mantenere una struttura per le loro chiamate in entrata e filtra i messaggi in uno stack revisionale. Inoltre, la segreteria telefonica può rendere un’azienda professionale attraverso l’uso di saluti che stabiliscono una relazione di base tra chiamante e business.
Cos’è la segreteria telefonica e perché’s essenziale per le imprese
Cos’è la segreteria telefonica per le imprese e come può questa funzionalità aiutarti a gestire le chiamate perse, risparmiare tempo e aumentare la soddisfazione del cliente?
Cos’è la segreteria telefonica?
La segreteria telefonica è un messaggio vocale registrato digitalmente che un chiamante può lasciare se la persona che sta cercando di raggiungere non’T disponibile. In un’azienda, questo messaggio verrà archiviato in un sistema centralizzato e il destinatario della chiamata può recuperare il messaggio vocale.
Immagina la segreteria telefonica analogica, che suonerebbe un saluto e registra i messaggi dei chiamanti. La segreteria telefonica è essenzialmente la versione migliore e più avanzata di questo.
A causa della sua natura digitale, puoi controllare i tuoi messaggi vocali da qualsiasi luogo. Ha anche maggiori capacità, come la memorizzazione e l’archiviazione dei messaggi.
Come funziona la segreteria telefonica?
In un sistema telefonico aziendale, ogni estensione può avere una propria cassetta di posta vocale.
Imposterà un messaggio vocale preregistrato che giocherà quando non si è’T disponibile per rispondere al tuo telefono. Il tuo saluto vocale dovrebbe includere dettagli su quando tu’Restituirà la chiamata e quali informazioni vuoi che il chiamante partirà. Ciò include il nome, il numero di telefono e la ragione per chiamare.
Il tuo chiamante ascolterà il tuo messaggio preregistrato e poi ti lascerà un messaggio a cui puoi recuperare e rispondere in seguito.
Moderni sistemi telefonici e segreteria visiva
Con un sistema telefonico fisso, tu’D Devi comporre un numero di telefono, inserire un pin, ascoltare il messaggio, annotare il numero di telefono e effettuare una chiamata di ritorno. Questo è scomodo, richiede molto tempo e non attraente per la maggior parte delle persone.
Utilizzando un moderno sistema telefonico come Business VoIP e UCAAS, puoi saltare questo processo ingombrante e ottenere rapidamente i tuoi messaggi.
Come un sistema telefonico tradizionale, puoi ascoltare i messaggi vocali con un telefono da scrivania, ma puoi anche accedere ai messaggi registrati sullo schermo.
Con Visual Voicemail, puoi visualizzare tutti i tuoi messaggi telefonici con informazioni su chi ha chiamato, quando e quanto dura la registrazione. Proprio a portata di mano, hai la possibilità di gestire tutti i tuoi messaggi vocali in modo semplice e semplificato.
Una capacità ancora più efficiente è che puoi controllare i tuoi messaggi di posta vocale su più dispositivi come desktop, tablet, laptop e dispositivi mobili.
Vantaggi dell’utilizzo della segreteria telefonica
Attenersi ai chiamanti in ogni momento:
Che si tratti di ore o quando non puoi rispondere alle chiamate, puoi comunque prenderti cura dei tuoi clienti. La tua casella di posta vocale è un modo per assicurare ai tuoi chiamanti che hai ricevuto la loro richiesta e seguirai con loro. Apprezzeranno sicuramente di non doverti chiamarti di nuovo.
Chiamate sullo schermo e risparmiare tempo:
Se stai lavorando a un’attività ad alta priorità, l’ultima cosa di cui hai bisogno è un non urgente o robocall che ti interrompe. In questo caso, puoi proiettare per chiamate urgenti o prioritarie e lasciare che il resto vada nella tua casella di posta vocale. In questo modo, puoi restituire la chiamata in un momento più conveniente.
Mantieni i record migliori:
Poiché i tuoi messaggi vocali possono essere salvati e archiviati in un sistema telefonico VoIP, è uno strumento prezioso per la tenuta dei record. Puoi archiviare i messaggi all’interno del sistema e recuperarli se è necessario fare riferimento in futuro.
Risparmia tempo e fornisci un’esperienza del cliente migliore:
A nessuno piace passare il loro tempo prezioso ad aspettare. Quindi, quando dai ai tuoi chiamanti la possibilità di lasciare un messaggio, possono descrivere in dettaglio il loro problema o richiesta. Puoi quindi prepararti meglio per la chiamata di ritorno tirando su le informazioni dell’account o esaminando le risposte alle loro domande. Facendo questo passo in più, sarai in grado di risolvere il problema in un minor numero di passaggi e fornire un’esperienza del cliente migliore quando restituisci le chiamate.
Tagliare i costi aerei:
Il costo di avere abbastanza agenti del servizio clienti o un receptionist a portata di mano può essere proibitivo. Avere i tuoi chiamanti lascia un messaggio vocale può aiutarti a risparmiare sull’assunzione di un receptionist o pagando gli straordinari. Utilizzando un sistema telefonico Business VoIP, è anche possibile utilizzare la funzione di assistenza automatica per instradare automaticamente le chiamate in arrivo a estensioni o messaggi vocali. Questa automazione elimina la necessità di un receptionist o libera il loro tempo.
Funzionalità di posta vocale aziendale
Otterrai molte più funzionalità in un moderno sistema telefonico aziendale, che renderà più efficiente la comunicazione interna ed esterna.
1. Saluti vocali: Con i sistemi telefonici VoIP, è facile da registrare, caricare
e cambia il tuo attuale saluto vocale tramite il portale dell’utente. È possibile utilizzare un saluto predefinito o registrare un saluto personalizzato.2. Pianifica i saluti con scadenza: È possibile registrare un saluto di posta vocale personalizzato che scade a una data e ora specificata. Questo è utile se stai per essere fuori ufficio.
3. Trascrizione vocale a e-mail: Puoi avere tutti i tuoi messaggi vostri inviati alla tua email. Invece di ascoltare innumerevoli vocali lunghi, puoi leggere i tuoi messaggi vostri in una frazione del tempo.
4. Molti modi per controllare la segreteria: Con una rete fissa tradizionale, devi comporre per controllare i tuoi messaggi. Ma con un sistema telefonico avanzato, puoi controllare la tua segreteria telefonica su desktop, laptop o dispositivo mobile oltre al telefono da scrivania.
5. Vocali in avanti: Se il messaggio vocale che hai ricevuto è pensato per qualcun altro, puoi inoltrare rapidamente e facilmente i messaggi vocali. È anche una caratteristica utile se è necessario fornire un contesto extra a un collega.
6. Visualizza le chiamate perse a colpo d’occhio: Con Visual Voicemail, puoi visualizzare tutti i tuoi messaggi immediatamente sullo schermo con le informazioni ID chiamante. Questo è un grande miglioramento rispetto al dover ascoltare tutti i messaggi vocali per sapere chi ti ha lasciato un messaggio.
7. Ricevi i messaggi vocali dai chiamanti contemporaneamente: Quando il tuo ufficio sta vivendo un volume di chiamate elevato, potrebbe non essere possibile effettuare tutte le telefonate. I messaggi del chiamante possono essere registrati contemporaneamente nella posta in arrivo della posta vocale, quindi nessuno rimane senza risposta.
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