SAP & Document Management Systems: la guida completa per 2023

SAP ha un sistema di gestione dei documenti

Il sistema di gestione dei documenti (DMS) integrato nei sistemi SAP è Cusmartext. Offre un rapido accesso a informazioni e processi, aumentando la trasparenza nella tua azienda. Con Cusmartext, è possibile automatizzare i processi amministrativi e gestire tutti i documenti durante tutto il loro ciclo di vita, riducendo lo sforzo manuale.

I documenti e le informazioni digitali in Cusmartext ricevono una migliore protezione contro la distruzione, la manipolazione e l’accesso non autorizzato rispetto alla gestione dei record basata su carta.

Cusmartext è anche compatibile con Microsoft Systems, può essere collegato a MS Outlook e IBM Note ed è disponibile in più lingue.

Vantaggi della gestione dei documenti

• Aumento della trasparenza e dell’automazione: I sistemi di gestione dei documenti migliorano la visibilità e semplificano i flussi di lavoro.
• Carico di lavoro ridotto per i dipartimenti: I processi automatizzati riducono lo sforzo manuale per la gestione dei documenti.
• Sicurezza della revisione e massimo livello di protezione dei dati: Il DMS garantisce uno spazio di archiviazione e protezione sicuri dei documenti.
• Ricerca ottimizzata tramite testo completo: Il DMS consente ricerche efficienti all’interno dei documenti.
• Creazione automatica del documento: Risparmiare tempo generando documenti in modo rapido e semplice.
• Controllo completo su appuntamenti e scadenze: Tieni traccia di date e scadenze importanti.
• Gestione e confronto della versione: Gestisci diverse versioni di documenti e confronta le modifiche.
• 100% integrato nei sistemi SAP e Microsoft: Lavora senza soluzione di continuità con i sistemi esistenti.

cusmartext a colpo d’occhio

• Gestione elettronica dei documenti per ciascun dipartimento (risorse umane, legale, acquisto, ecc.) Gestisci i documenti tra i dipartimenti.
• Record elettronico a prova di audit: Garantire la conformità ai regolamenti e mantenere registri accurati.
• Adatto a SAP HANA: Compatibile con SAP HANA per prestazioni migliorate.
• Scansione del documento da SAP: Scansionare e importare documenti direttamente da SAP.
• Supporto codice a barre: Utilizzare codici a barre per una gestione efficiente dei documenti.
• Combinazione automatica di record parziali per completare la vista: Accedere facilmente a tutti i documenti pertinenti per una vista completa delle informazioni.
• Creazione automatica di e -mail, documenti e contratti: Semplificare i processi di creazione di documenti.
• Monitoraggio dell’appuntamento e della scadenza: Rimani al passo con date e scadenze importanti.
• Flusso di lavoro di gestione e approvazione delle attività: Tieni traccia delle attività e semplificare i processi di approvazione.
• L’interfaccia utente giusta per tutti – SAP, Web, App: Accedi ai documenti da vari dispositivi e interfacce.

Le caratteristiche più importanti di Cusmartext

Record elettronico: Il DMS mantiene un record elettronico per ogni processo, riducendo i costi e migliorando l’efficienza.

Soddisfare i requisiti di conformità: Cusmartext ti aiuta a soddisfare i requisiti di conformità interni ed esterni, garantendo una gestione sicura e conforme ai documenti.

Creazione automatica del documento: Risparmia tempo e sforzo automatizzando la creazione di vari tipi di documenti.

Panoramica di appuntamenti e scadenze: Tieni traccia dei periodi di conservazione e facilitare la cancellazione tempestiva dei documenti.

Integrazione del nostro software nei sistemi SAP e Microsoft: Integra perfettamente Cusmartext nei sistemi SAP e Microsoft esistenti per una gestione efficiente dei documenti.

SAP & Document Management Systems: la guida completa per 2023

Con il sistema di gestione dei documenti, gli utenti saranno in grado di visualizzare i documenti con facilità all’interno dei loro sistemi SAP.

SAP ha un sistema di gestione dei documenti

Cusmartext è il software di gestione dei documenti (DMS) completamente integrato nei sistemi SAP. Fornisce l’accesso più rapido a qualsiasi informazione e processi-in tutta l’azienda, aggiornati e a prova di audit-aumentando così la trasparenza nella tua azienda.

Le funzioni versatili della soluzione software automatizzano i processi amministrativi. Gestisci tutti i documenti durante tutto il loro ciclo di vita – dalla creazione di documenti allo stoccaggio e all’uso fino alla loro distruzione organizzata – in ogni dipartimento e con meno sforzo manuale.

Il software DMS mette la tua azienda sulla strada giusta verso un ufficio senza carta. Allo stesso modo, i documenti e le informazioni digitali ricevono una protezione significativamente migliore contro la distruzione e la manipolazione, nonché l’accesso non autorizzato di quanto qualsiasi gestione dei record basata su carta potrebbe fornire.

Il software di gestione dei documenti è integrato nei sistemi Microsoft e SAP, può essere utilizzato per connettersi alle note MS Outlook e IBM ed è disponibile in molte diverse lingue.

Vantaggi della gestione dei documenti

• Aumento della trasparenza e dell’automazione
• Carico di lavoro ridotto per i dipartimenti
• Sicurezza della revisione e massimo livello di protezione dei dati
• Ricerca ottimizzata tramite testo completo
• Creazione automatica del documento
• Controllo completo su appuntamenti e scadenze
• Gestione e confronto della versione
• 100% integrato nei sistemi SAP e Microsoft

cusmartext a colpo d’occhio

• Gestione elettronica dei documenti per ciascun dipartimento (risorse umane, legale, acquisto, ecc.)
• Record elettronico a prova di audit, i.e., Come record del cliente, record di consegna, file del personale.
• Adatto per SAP HANA
• Scansione del documento da SAP
• Supporto codice a barre
• Combinazione automatica di record parziali per completare la vista.
• Creazione automatica di e -mail, documenti e contratti
• Monitoraggio dell’appuntamento e della scadenza
• Gestione delle attività e flusso di lavoro di approvazione
• L’interfaccia utente giusta per tutti: SAP, Web, app

Le caratteristiche più importanti di Cusmartext

Record elettronico

Il DMS mantiene un record elettronico per ogni processo che memorizza tutti i documenti, i contratti e le informazioni di un contratto in modo strutturato, indipendentemente dal fatto che esista già una versione scansionata o digitale di essi. Questo ha i seguenti vantaggi: in primo luogo, l’utilizzo di una gestione dei documenti porta a un “ufficio senza carta”, Grazie alla conservazione e all’archiviazione elettronica, riducendo così i costi di uffici, archiviazione, carta e archiviazione. In secondo luogo, il record digitale costituisce il punto di informazione centrale. Poiché le informazioni vengono archiviate centralmente, tutti i dipendenti di tutta l’azienda possono accedervi senza ritardo o ricercarle utilizzando una varietà di funzionalità di ricerca. Ciò aumenta l’efficienza e di conseguenza ottimizza il tempo di reazione.

Soddisfare i requisiti di conformità

La conformità svolge un ruolo importante in relazione ai documenti. L’uso di un DMS facilita la soddisfazione di requisiti proprietari come: l’assegnazione di ruoli, competenze e diritti di accesso, nonché il principio del doppio controllo durante la creazione di documenti. Cusmartext aiuta inoltre ad aderire ai requisiti di conformità esterni. Tutti i documenti e le informazioni sono archiviati in modo a prova di audit e ai sensi di disposizioni legali come GDPR o IFRS, che la soluzione considera anche.

Creazione automatica del documento

Un’azienda’I dipendenti S spesso trascorrono una quantità significativa della loro giornata lavorativa per creare ripetutamente gli stessi tipi di documenti, cercando i dati nel sistema SAP / ERP, stampando e inviando tali dati. La creazione automatica del documento fornita da Cusmartext consente di generare automaticamente documenti di tutti i tipi come contratti, fatture, lettere di copertura, moduli, risposte ecc. come lettere singoli o seriali individualizzate per la produzione di massa. È possibile creare anche e -mail appositamente progettate, direttamente dall’interno di qualsiasi parte del sistema SAP e MS Office.

Panoramica degli appuntamenti e delle scadenze

Rimanere al passo con la moltitudine di diversi periodi di conservazione per i documenti (di gran lunga superiori a 9000, secondo le norme sulla privacy del gruppo di lavoro del DSAG, la società di utenti di SAP di lingua tedesca) è una sfida. Ma grazie al componente “Appuntamenti e scadenze” In Cusmartext, è possibile specificare i periodi di maturazione e di eliminazione, in base alle regole o ai singoli documenti. Il vantaggio particolare: una volta scaduto un periodo di conservazione dei documenti, la sua eliminazione può essere attivata automaticamente o, se desiderato, presentata al dipendente autorizzato per l’ispezione. Questa procedura fornisce ai responsabili la sicurezza di tenere solo i dati che sono autorizzati a detenere – né più né meno.

Integrazione del nostro software in SAP e Microsoft Systems

Il software di gestione dei documenti Cusmartext è completamente integrato nei sistemi SAP. In questo modo, oltre a gestire i documenti in isolamento, li replica anche in modo trasparente e coerentemente in relazione a contesti di processo, contratto, costi e pubblicazioni.

Grazie all’integrazione senza soluzione di continuità nei prodotti Microsoft Systems, Cusmartext e Microsoft si completano perfettamente. Ciò consente di archiviare direttamente eventuali documenti o informazioni salvate nel record da qualsiasi domanda di MS Office. Una caratteristica importante del DMS è la gestione a prova di audit e la corretta archiviazione delle e-mail-con un solo clic, compresa la formattazione e gli allegati di testo.

Ampio campo di applicazione del software di gestione dei documenti Cusmartext

Cusmartext può essere applicato tra i dipartimenti, dove sono coinvolti documenti. VALANTING Enterprise Solutions offre concetti specializzati in best practice della soluzione per diversi dipartimenti come risorse umane, legale, acquisti, vendite, gestione dei brevetti. Può anche essere impiegato come sistema di gestione della protezione dei dati (GDPR). Per questo, la soluzione fornisce una risoluzione affidabile delle richieste, poiché il dipendente responsabile è a solo un clic di distanza dalle informazioni.

SAP & Document Management Systems: la guida completa per 2023

La nostra gestione dei documenti riceve un’interfaccia SAP® certificabile. I clienti che creano e modificano i documenti in SAP® possono archiviarli completamente e in modo a prova di audit nel DMS open source. Tutti i metadati pertinenti vengono automaticamente trasferiti con il documento. L’interfaccia passa tutti i test SAP® ed è ufficialmente certificabile. La nostra interfaccia è disponibile per le seguenti versioni SAP:

La funzione HotSearch nel DMS consente inoltre di effettuare una ricerca da qualsiasi altro software all’interno del sistema di gestione dei documenti. Se uno si trova in una maschera del sistema ERP, ad esempio su un numero di ordine, tutti i documenti per questo ordine possono essere visualizzati nel sistema di gestione dei documenti da un semplice sequestro.

Nuovo in questo contesto è il metodo che innesca la ricerca leggendo direttamente lo schermo in una posizione specifica. Funziona per l’utente senza alcun ritardo notevole, grazie alla moderna tecnologia OCR.

Come funziona l’archiviazione tra SAP e i sistemi di gestione dei documenti?

Se un documento viene creato in SAP, SAP invia una richiesta HTTP all’interfaccia del server dei contenuti sotto forma di un URL. In questo URL, il comando e i parametri necessari e facoltativamente una firma vengono trasferiti. Se, ad esempio, un documento creato, questa è una richiesta con informazioni sul repository, ID documento di SAP, autorizzazione di accesso e così via.

Il cosiddetto corpo della richiesta HTTP contiene quindi il documento effettivo, di solito come file PDF. Questo file viene quindi archiviato dal server dei contenuti nell’archivio in un’area a prova di revisione e una voce (documento) viene creata nel database BitFarm.

L’ID documento SAP è inoltre archiviato in una tabella separata (SYS_SAP). Infine, il server dei contenuti invia un restituzione di HTTP o un codice di errore su SAP.

Se il documento è ora richiesto da SAP, SAP invia una richiesta GET con l’ID del documento richiesto. Sulla base dell’ID SAP, il documento corrispondente è determinato nel database BitFarm e trasmesso a SAP nel corpo della risposta del server.

Inoltre, i CS elaborano ulteriori comandi per l’aggiornamento, l’aggiunta, la ricerca ed eliminazione dei documenti, nonché i comandi amministrativi per richiedere informazioni sul documento o sul server di contenuti o per la trasmissione dei certificati per i rispettivi repository.

Quanto è sicuro l’interfaccia tra SAP e un sistema di gestione dei documenti?

L’interfaccia SAP Bitfarm-Archiv è un server di contenuti (CS) secondo l’interfaccia Descrizione “SAP Content Server HTTP 4.5 ‘. È stato implementato completamente secondo la descrizione dell’interfaccia.

In sostanza, questa interfaccia è un servizio Web (servizio Web server) che può ricevere documenti da SAP tramite il protocollo HTTP o inviarli a SAP su richiesta. A tale scopo, SAP invia le cosiddette richieste HTTP al server dei contenuti per inviare o richiedere documenti.

Quando si utilizzano questa interfaccia, solo standard generali, internazionali come il protocollo HTTP 1.1 (RFC 2068), HTML (Language di Markup Hypertext), URL (Locatori di risorse uniformi, RFC 2396), UTC (coordinato del tempo universale) e procedura di crittografia digitale secondo il principio della chiave pubblica/privata con le firme PKCS#7 (RFC 2315).

In SAP, vengono creati i cosiddetti repository, a cui sono assegnati diversi tipi di documenti. Ai repository viene assegnato un indirizzo di rete e una porta. Tramite questo indirizzo è definito per SAP come server di contenuti, nel nostro caso il server di contenuti Bitfarm-Archiv (BFASAP). Nel server del contenuto bitfarm un incarico dai repository agli archivi definiti nel DMS.

La comunicazione tramite l’interfaccia può essere facoltativamente firmata digitalmente. Firmato per questo SAP invia tutte le richieste al server dei contenuti. Il server di contenuti può utilizzare una chiave pubblica, che viene trasmessa da SAP, per verificare se le richieste sono inalterate.

C’è un’interfaccia per SAP Business One?

Inceptum Business Solutions GmbH di Iserlohn ha recentemente iniziato a offrire un’interfaccia per la soluzione ERP SAP Business One a Bitfarm-Archiv DMS Enterprise. Oltre all’archiviazione automatica dei documenti, altri documenti archiviati possono anche essere integrati nell’interfaccia SAP. Inceptum implementa quindi costantemente il concetto ERP come un sistema leader.

Tuttavia, l’interfaccia con SAP Business non può essere utilizzata per SAP ERP perché utilizza una tecnologia fondamentalmente diversa. Per SAP ERP, Bitfarm-Archiv DMS implementa un server di contenuti per l’interfaccia Archive-Link. I documenti SAP vengono archiviati automaticamente in modo completamente automatizzato, a prova di audit. È anche possibile accedere direttamente da SAP. I clienti ricevono questa connessione direttamente da Bitfarm GmbH.

I prossimi passaggi per la gestione dei documenti con SAP

Il nostro team sarà felice di aiutarti a rispondere alle tue domande su questo argomento. Non esitare a contattarci per un’intervista.

Sei nuovo sull’argomento della gestione dei documenti? Vorremmo invitarti alla nostra serie YouTube, in cui puoi imparare le basi della gestione dei documenti (attiva i sottotitoli in inglese).

Se si desidera testare un sistema di gestione dei documenti nelle tue mani, puoi scaricare qui la nostra versione completa GPL qui.

Ulteriori letture: fonti e collegamenti interessanti

Sei interessato a ulteriori informazioni sui sistemi di gestione di SAP e documenti?

BitFarm Informations Ssysteme GmbH
Spandauer Str. 18
57072 Siegen
Germania

Fai clic qui per scaricare l’ultima versione di Bitfarm-Archiv GPL-Edition.

L’edizione GPL è del tutto gratuita per uso privato e commerciale.

Dai un’occhiata al nostro software qui

Gestione dei documenti SAP

La gestione dei documenti SAP soddisfa ognuno di questi requisiti complicati. Oltre a gestire i documenti, coordina anche l’elaborazione dei documenti. È possibile automatizzare il ciclo di vita completo del documento: dalla creazione di documenti a documentazione. È possibile accedere a ogni documento immediatamente tramite ogni computer all’interno della rete.

Recentemente, la crescente complessità dei prodotti ha portato a strumenti di sviluppo sempre più complicati che hanno portato l’industria a utilizzare soluzioni di gestione dei documenti SAP, ad esempio metodi di progettazione assistita da computer (CAD), oltre a procedure di produzione più sofisticate, ad esempio sistemi di produzione (CAM) assistita da computer (CAM). I metodi CAD e CAM vengono utilizzati per ottimizzare le istanze di produzione e la buona qualità.

Poiché questa procedura diventa più complicata, i sistemi reali per quanto riguarda la gestione dei documenti tecnici interessati devono essere molto più complessi. Vari metodi per spiegare i prodotti (ad esempio schizzi di progettazione, immagini e testi) implicano che vi sia un aumento dei dati tenuti elettronicamente.

Lo standard e l’accessibilità alla documentazione è diventato progressivamente essenziale. Il sistema di gestione dei documenti SAP (DMS) all’interno del sistema SAP offre i seguenti vantaggi:

I principali vantaggi della gestione dei documenti

• Nel caso in cui si collega la gestione dei documenti per aiutare lo sviluppo computerizzato e i sistemi di produzione, si impedisce effettivamente la ridondanza dei dati, conservare la coerenza dei dati e ridurre il carico di lavoro effettivo associato all’immissione e alla modifica dei dati.
• Per utilizzare i database enormi completamente devi davvero essere in grado di scambiare rapidamente i dati . Puoi ottenere i tuoi dati utilizzando istantaneamente strumenti di ricerca elettronica o persino individuare i documenti utilizzando i parametri riconosciuti. Puoi persino cercare e mostrare anche documenti (file di applicazioni iniziali) tramite Internet/Intranet. In base alla riduzione del tempo di accessibilità e alla quantità effettiva di lavoro coinvolto nelle attività di routine, si è in grado di ridurre sostanzialmente le tue cariche.
• È possibile utilizzare la distribuzione dei documenti al fine di diffondere i documenti che vengono gestiti all’interno del sistema di gestione dei documenti SAP (DMS) manualmente o addirittura in base automatica a processi specifici dell’azienda . Questo approccio aiuta a garantire che i lavoratori responsabili o addirittura partner esterni possano osservare ed elaborare informazioni aggiornate al minuto.
• Le leggi e i regolamenti di responsabilità del prodotto più rigorosi implicano che esso’sta diventando sempre più vitale per archiviare i documenti attraverso il ciclo di vita del prodotto. La qualità di un prodotto è costituita dal processo di produzione e dall’ambiente organizzativo completo e anche dal prodotto stesso. Una società che vuole essere certificata per ottenere una gestione della qualità (ISO da 9000 a 9006) potrebbe soddisfare solo severi requisiti di alta qualità attraverso l’uso di funzioni di gestione dei documenti SAP ad alte prestazioni.

Integrazione della gestione dei documenti SAP

L’attuale gestione dei documenti SAP è costituita da una varietà di funzioni per quanto riguarda la gestione dei documenti che potrebbero essere archiviati nel sistema SAP e nei sistemi esterni. La gestione dei documenti SAP fornisce una serie di funzionalità per quanto riguarda la gestione della documentazione del prodotto e garantire lo scambio di dati senza problemi tra le varie applicazioni.

Altre versioni simili alla gestione dei documenti SAP

Questa versione della gestione dei documenti SAP è specifica per SAP. Esistono molti sistemi di gestione dei documenti generici sul mercato.

La profonda integrazione all’interno del sistema SAP offre una serie di funzioni e diverse opzioni tendono ad essere accessibili per la creazione del sistema per soddisfare i requisiti particolari della tua azienda.

SAP ha un sistema di gestione dei documenti

Con il sistema di gestione dei documenti, gli utenti saranno in grado di visualizzare i documenti con facilità all’interno dei loro sistemi SAP.

L’installazione di SAP DMS richiede un po ‘di pianificazione su come vuoi farlo.

Devi dare un po ‘di pensieri a cose come:-

1. Il numero totale di documenti che saranno archiviati mensili.

2. La dimensione media del file di ciascun documento.

3. La capacità del tuo attuale sistema R/3.

4. La tua presente larghezza di banda della rete.

5. Strategia di archiviazione del documento.

6. Piano di backup e recupero.

Sono richiesti ulteriori acquisti di hardware, soprattutto se si dispone di grandi documenti da archiviare.

Con questo in mente, puoi quindi decidere come vuoi farlo.

Puoi farlo in alcuni modi:-

1. Importa i documenti nel sistema R/3.

2. Utilizzare un server di documenti esterno.

3. Avere un PC dedicato in cui tutti i documenti sono archiviati.

La maggior parte delle aziende che intendono DM usate opterà per l’opzione 2 in quanto non vogliono esagerare il database R/3.

Opzioni 1 richiede di configurare l’interfaccia di conversione.

L’interfaccia di conversione consente a R/3 di coprire automaticamente i file e importarli nel database R/3.

Ecco un semplice esempio di archiviazione di documenti nei tuoi PC, solo per avere la sensazione che funziona il DMS SAP:-

Per coloro che utilizzano Citrix, è necessario impostare questo sul server Citrix in cui si trova SAPGUI.

Configurare SM30 – V_TDWE_C1

Metti questo comando nel tuo autoexec.pipistrello

Imposta hostname = pc1234

Riavvia il tuo PC.

È possibile creare/gestire i tuoi documenti nel codice di transazione Cv01n / CV02N

Assegnazione di documenti a un record principale materiale

Accedi a un record principale del materiale in modalità create o modifica e seleziona i dati di base.

Per creare collegamenti ai documenti, scegli Dati aggiuntivi -> Documi dati.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Link ai documenti.

Assegna uno o più documenti al materiale.

Se non sai quale sia il numero del documento, puoi cercarlo utilizzando l’aiuto di ricerca o scegliendo il documento Trova.

Quando si assegna un documento a un materiale, si dispone delle seguenti opzioni:

1. Visualizzazione del documento scegliendolo nella finestra di dialogo Link ai documenti.

2. Visualizzare tutti gli originali del documento posizionando il cursore sul documento e
Scegliere Visualizza originali nella finestra di dialogo Link ai documenti.

Per tornare alla schermata dei dati di base, scegli Continua.