Συστήματα διαχείρισης SAP & εγγράφων: Ο πλήρης οδηγός για το 2023

Το SAP διαθέτει σύστημα διαχείρισης εγγράφων

Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων (DMS) ενσωματωμένο στα συστήματα SAP είναι το Cusmartext. Προσφέρει γρήγορη πρόσβαση σε πληροφορίες και διαδικασίες, αυξάνοντας τη διαφάνεια στην εταιρεία σας. Με το Cusmartext, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τις διοικητικές διαδικασίες και να διαχειριστείτε όλα τα έγγραφα σε όλο το κύκλο ζωής τους, μειώνοντας τη χειροκίνητη προσπάθεια.

Τα ψηφιακά έγγραφα και οι πληροφορίες στο Cusmartext λαμβάνουν καλύτερη προστασία από την καταστροφή, τη χειραγώγηση και την μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε σύγκριση με τη διαχείριση αρχείων με βάση το χαρτί.

Το Cusmartext είναι επίσης συμβατό με τα Microsoft Systems, μπορεί να συνδεθεί με τις σημειώσεις MS Outlook και IBM και είναι διαθέσιμο σε πολλές γλώσσες.

Οφέλη από τη διαχείριση εγγράφων

• Αυξημένη διαφάνεια και αυτοματοποίηση: Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων βελτιώνουν την ορατότητα και εξορθολογίστε τις ροές εργασίας.
• Μειωμένο φόρτο εργασίας για τα τμήματα: Οι αυτοματοποιημένες διαδικασίες μειώνουν τη χειρωνακτική προσπάθεια για τη διαχείριση των εγγράφων.
• Αναθεώρηση ασφάλειας και υψηλότερο επίπεδο προστασίας δεδομένων: Το DMS εξασφαλίζει ασφαλή αποθήκευση και προστασία εγγράφων.
• Βελτιστοποιημένη αναζήτηση μέσω πλήρους κειμένου: Το DMS επιτρέπει αποτελεσματικές αναζητήσεις εντός εγγράφων.
• Αυτοματοποιημένη δημιουργία εγγράφων: Εξοικονομήστε χρόνο δημιουργώντας έγγραφα γρήγορα και εύκολα.
• Πλήρης έλεγχος των ραντεβού και των προθεσμιών: Παρακολουθήστε σημαντικές ημερομηνίες και προθεσμίες.
• Διαχείριση και σύγκριση έκδοσης: Διαχειριστείτε διαφορετικές εκδόσεις εγγράφων και συγκρίνετε αλλαγές.
• 100% ενσωματωμένο σε συστήματα SAP και Microsoft: Εργαστείτε άψογα με τα υπάρχοντα συστήματα.

ματιά με μια ματιά

• Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων για κάθε τμήμα (HR, νομική, αγορά κ.λπ.) Διαχείριση εγγράφων σε τμήματα.
• Ηλεκτρονική εγγραφή από τον έλεγχο: Εξασφαλίστε τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς και τη διατήρηση ακριβών αρχείων.
• Κατάλληλο για το SAP HANA: Συμβατό με το SAP HANA για βελτιωμένη απόδοση.
• Σάρωση εγγράφων από SAP: Σάρωση και εισαγωγή εγγράφων απευθείας από το SAP.
• Υποστήριξη γραμμωτού κώδικα: Χρησιμοποιήστε barcodes για αποτελεσματική διαχείριση εγγράφων.
• Αυτόματο συνδυασμό μερικών αρχείων για την ολοκλήρωση της προβολής: Πρόσβαση εύκολα σε όλα τα σχετικά έγγραφα για πλήρη προβολή πληροφοριών.
• Αυτόματη δημιουργία μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εγγράφων και συμβολαίων: Εξορθολογίστε τις διαδικασίες δημιουργίας εγγράφων.
• Διορισμός και παρακολούθηση της προθεσμίας: Μείνετε στην κορυφή των σημαντικών ημερομηνιών και προθεσμιών.
• Διαχείριση εργασιών και ροή εργασίας: Παρακολουθήστε τις εργασίες και εξορθολογίστε τις διαδικασίες έγκρισης.
• Η σωστή διεπαφή χρήστη για όλους – SAP, Web, App: Πρόσβαση σε έγγραφα από διάφορες συσκευές και διεπαφές.

Τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά του Cusmartex

Ηλεκτρονική εγγραφή: Το DMS διατηρεί ηλεκτρονικό αρχείο για κάθε διαδικασία, μειώνοντας το κόστος και βελτιώνοντας την αποτελεσματικότητα.

Πληρούν τις απαιτήσεις συμμόρφωσης: Το Cusmartext σάς βοηθά να ικανοποιήσετε τις εσωτερικές και εξωτερικές απαιτήσεις συμμόρφωσης, εξασφαλίζοντας ασφαλή και συμμορφούμενη διαχείριση εγγράφων.

Αυτοματοποιημένη δημιουργία εγγράφων: Εξοικονομήστε χρόνο και προσπάθεια αυτοματοποιώντας τη δημιουργία διαφόρων τύπων εγγράφων.

Επισκόπηση των διορισμών και των προθεσμιών: Παρακολουθήστε τις περιόδους διατήρησης και διευκολύνετε την έγκαιρη διαγραφή των εγγράφων.

Ενσωμάτωση του λογισμικού μας σε συστήματα SAP και Microsoft: Ενσωματώστε άψογα το cusmartext στα υπάρχοντα συστήματα SAP και Microsoft για αποτελεσματική διαχείριση εγγράφων.

Συστήματα διαχείρισης SAP & εγγράφων: Ο πλήρης οδηγός για το 2023

Με το σύστημα διαχείρισης εγγράφων, οι χρήστες θα μπορούν να βλέπουν με ευκολία τα έγγραφα στα συστήματα SAP τους.

Το SAP διαθέτει σύστημα διαχείρισης εγγράφων

Το Cusmartext είναι το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων (DMS) που είναι πλήρως ενσωματωμένο στα συστήματα SAP. Παρέχει την ταχύτερη πρόσβαση σε οποιεσδήποτε πληροφορίες και διαδικασίες-σε ολόκληρη την εταιρεία, ενημερωμένη και ημερομηνία απόδειξη-αυξάνοντας έτσι τη διαφάνεια στην εταιρεία σας.

Οι ευπροσάρμοστες λειτουργίες της λύσης λογισμικού αυτοματοποιούν τις διαχειριστές διαδικασίες. Διαχειριστείτε όλα τα έγγραφα σε ολόκληρο τον κύκλο ζωής τους – από τη δημιουργία εγγράφων έως την αποθήκευση και τη χρήση μέχρι την οργανωμένη καταστροφή τους – σε κάθε τμήμα και με λιγότερη χειρωνακτική προσπάθεια.

Το λογισμικό DMS θέτει την εταιρεία σας στο σωστό δρόμο προς ένα γραφείο χωρίς χαρτί. Ομοίως, τα ψηφιακά έγγραφα και οι πληροφορίες λαμβάνουν σημαντικά καλύτερη προστασία από την καταστροφή και τη χειραγώγηση, καθώς και την μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση από οποιαδήποτε διαχείριση αρχείων με βάση το χαρτί θα μπορούσε να προσφέρει.

Το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων είναι ενσωματωμένο σε Microsoft και SAP Systems, μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη σύνδεση με MS Outlook και IBM Notes και είναι διαθέσιμο σε πολλές διαφορετικές γλώσσες.

Οφέλη από τη διαχείριση εγγράφων

• Αυξημένη διαφάνεια και αυτοματοποίηση
• Μειωμένο φόρτο εργασίας για τα τμήματα
• Αναθεώρηση της ασφάλειας και το υψηλότερο επίπεδο προστασίας δεδομένων
• Βελτιστοποιημένη αναζήτηση μέσω πλήρους κειμένου
• Αυτοματοποιημένη δημιουργία εγγράφων
• Πλήρης έλεγχος των ραντεβού και των προθεσμιών
• Διαχείριση και σύγκριση έκδοσης
• 100% ενσωματωμένο σε συστήματα SAP και Microsoft

ματιά με μια ματιά

• Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων για κάθε τμήμα (HR, νομική, αγορά κ.λπ.·
• Ηλεκτρονική εγγραφή, i.μι., Ως καταγραφή πελατών, αρχείο παράδοσης, αρχείο προσωπικού.
• Κατάλληλο για το SAP HANA
• Σάρωση εγγράφων από SAP
• Στήριξη γραμμωτού κώδικα
• Αυτόματος συνδυασμός μερικών αρχείων για την ολοκλήρωση της προβολής.
• Αυτόματη δημιουργία μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εγγράφων και συμβολαίων
• Διορισμός και παρακολούθηση της προθεσμίας
• Διαχείριση εργασιών και ροή εργασίας
• Η σωστή διεπαφή χρήστη για όλους – SAP, Web, App

Τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά του Cusmartex

Ηλεκτρονική εγγραφή

Το DMS διατηρεί ένα ηλεκτρονικό αρχείο για κάθε διαδικασία που αποθηκεύει όλα τα έγγραφα, τις συμβάσεις και τις πληροφορίες μιας σύμβασης με δομημένο τρόπο – ανεξάρτητα από το αν υπάρχει ήδη σαρωμένη ή ψηφιακή έκδοση τους στο σύστημα. Αυτό έχει τα ακόλουθα πλεονεκτήματα: Πρώτον, χρησιμοποιώντας μια διαχείριση εγγράφων οδηγεί σε ένα “Γραφείο χωρίς χαρτί”, Χάρη στην ηλεκτρονική αποθήκευση και την αρχειοθέτηση, μειώνοντας έτσι το γραφείο, την αποθήκευση, το χαρτί και το κόστος αρχειοθέτησης. Δεύτερον, το ψηφιακό αρχείο αποτελεί το κεντρικό σημείο πληροφοριών. Δεδομένου ότι οι πληροφορίες αποθηκεύονται κεντρικά, όλοι οι εργαζόμενοι σε ολόκληρη την εταιρεία μπορούν να έχουν πρόσβαση χωρίς χρονική καθυστέρηση ή έρευνα χρησιμοποιώντας μια ποικιλία λειτουργιών αναζήτησης. Αυτό αυξάνει την αποτελεσματικότητα και συνεπώς βελτιστοποιεί τον χρόνο αντίδρασης.

Πληρούν τις απαιτήσεις συμμόρφωσης

Η συμμόρφωση διαδραματίζει σημαντικό ρόλο σε σχέση με τα έγγραφα. Η χρήση ενός DMS διευκολύνει την ικανοποίηση των ιδιοκτησιακών απαιτήσεων, όπως: η ανάθεση ρόλων, ικανοτήτων και δικαιωμάτων πρόσβασης, καθώς και η αρχή του διπλού ελέγχου κατά τη δημιουργία εγγράφων. Επιπλέον, το Cusmartex. Όλα τα έγγραφα και οι πληροφορίες αρχειοθετούνται κατά τρόπο ανθεκτικό στον έλεγχο και σύμφωνα με τις νόμιμες διατάξεις όπως το GDPR ή τα ΔΠΧΠ, τα οποία επίσης θεωρεί η λύση.

Αυτοματοποιημένη δημιουργία εγγράφων

Μια εταιρία’Οι υπάλληλοι της S συχνά ξοδεύουν ένα σημαντικό ποσό της εργάσιμης ημέρας για τη δημιουργία επαναλαμβανόμενων ειδών εγγράφων, αναζητώντας δεδομένα στο σύστημα SAP / ERP, εκτύπωση και αποστολή εν λόγω δεδομένων. Η αυτόματη δημιουργία εγγράφων που παρέχεται από το Cusmartext σάς επιτρέπει να δημιουργείτε αυτόματα έγγραφα όλων των τύπων, όπως συμβάσεις, τιμολόγια, συνοδευτικές επιστολές, έντυπα, απαντήσεις κ.λπ. ως εξατομικευμένα μεμονωμένα ή σειριακά γράμματα για μαζική παραγωγή. Τα ειδικά σχεδιασμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν επίσης να δημιουργηθούν – απευθείας μέσα από οποιοδήποτε μέρος του συστήματος SAP και MS Office.

Επισκόπηση των διορισμών και των προθεσμιών

Παραμένοντας ενήμερους για το πλήθος των διαφόρων περιόδων διατήρησης για έγγραφα (που υπερβαίνουν τα 9000, σύμφωνα με τους κανονισμούς απορρήτου της ομάδας εργασίας του DSAG, η Γερμανό μιλώντας Εταιρεία των χρηστών SAP) είναι προκλητική. Αλλά χάρη στο στοιχείο “Διορισμοί και προθεσμίες” Μπορεί να καθοριστεί σε περιόδους cusmartex, κατοχύρωση και διαγραφή – είτε αυτόματα, με βάση κανόνες είτε για μεμονωμένα έγγραφα. Το ιδιαίτερο πλεονέκτημα: Μόλις λήξει μια περίοδος διατήρησης εγγράφων, η διαγραφή του μπορεί να ενεργοποιηθεί αυτόματα ή, εάν είναι επιθυμητό, ​​υποβάλλονται στον εξουσιοδοτημένο υπάλληλο για επιθεώρηση. Αυτή η διαδικασία παρέχει στους υπεύθυνους για την ασφάλεια μόνο της κατοχής των δεδομένων που έχουν εξουσιοδοτηθεί να κατέχουν – ούτε περισσότερο ούτε λιγότερο.

Ενσωμάτωση του λογισμικού μας σε συστήματα SAP και Microsoft

Το λογισμικό διαχείρισης εγγράφων Cusmartext είναι πλήρως ενσωματωμένο στα συστήματα SAP. Με αυτόν τον τρόπο, εκτός από τη διαχείριση των εγγράφων μεμονωμένα, τα διαφανώς και με συνέπεια τα αντιγράφει σε σχέση με τα πλαίσια της διαδικασίας, της σύμβασης, του κόστους και της απόσπασης.

Χάρη στην απρόσκοπτη ενσωμάτωση στα Microsoft Systems, το Cusmartext και τα προϊόντα της Microsoft συμπληρώνουν τέλεια ο ένας τον άλλον. Αυτό σας επιτρέπει να αποθηκεύσετε απευθείας τυχόν αποθηκευμένα έγγραφα ή πληροφορίες στην εγγραφή από οποιαδήποτε αίτηση MS Office. Ένα σημαντικό χαρακτηριστικό του DMS είναι η διαχείριση του ελέγχου και η σωστή αρχειοθέτηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου-με ένα μόνο κλικ, συμπεριλαμβανομένης της μορφοποίησης κειμένου και των συνημμένων.

Ευρύ πεδίο εφαρμογής του λογισμικού διαχείρισης εγγράφων cusmartext

Το Cusmartext μπορεί να εφαρμοστεί σε όλα τα τμήματα, όπου εμπλέκονται τα έγγραφα. Η Valantic Enterprise Solutions προσφέρει εξειδικευμένες έννοιες βέλτιστης πρακτικής για τη λύση για διάφορα τμήματα όπως το HR, το νομικό, την αγορά, τις πωλήσεις, τη διαχείριση των διπλωμάτων ευρεσιτεχνίας. Μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί ως σύστημα διαχείρισης προστασίας δεδομένων (GDPR). Για το λόγο αυτό, η λύση παρέχει μια αξιόπιστη διευθέτηση των ερωτήσεων, αφού ο υπεύθυνος υπάλληλος είναι μόνο ένα κλικ μακριά από τις πληροφορίες.

Συστήματα διαχείρισης SAP & εγγράφων: Ο πλήρης οδηγός για το 2023

Η διαχείριση εγγράφων μας λαμβάνει μια διασύνδεση πιστοποιήσιμης SAP®. Οι πελάτες που δημιουργούν και επεξεργάζονται έγγραφα στο SAP® μπορούν να τα αποθηκεύουν πλήρως αυτόματα και με τρόπο απόδειξη ελέγχου στο DMS Open Source DMS. Όλα τα σχετικά μεταδεδομένα μεταφέρονται αυτόματα με το έγγραφο. Η διεπαφή περνάει όλες τις δοκιμές SAP® και είναι επίσημα πιστοποιήσιμη. Η διεπαφή μας είναι διαθέσιμη για τις ακόλουθες εκδόσεις SAP:

Η λειτουργία HotSearch στο DMS επιτρέπει επίσης μια αναζήτηση να πραγματοποιηθεί από οποιοδήποτε άλλο λογισμικό στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων. Εάν κάποιος στέκεται σε μια μάσκα του συστήματος ERP, για παράδειγμα σε έναν αριθμό παραγγελίας, τότε όλα τα έγγραφα για αυτήν την παραγγελία μπορούν να εμφανιστούν στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων με απλή πληκτρολόγιο.

Νέο σε αυτό το πλαίσιο είναι η μέθοδος που ενεργοποιεί την αναζήτηση διαβάζοντας απευθείας την οθόνη σε συγκεκριμένη θέση. Αυτό λειτουργεί για τον χρήστη χωρίς αξιοσημείωτη χρονική καθυστέρηση – χάρη στη σύγχρονη τεχνολογία OCR.

Πώς λειτουργούν η αρχειοθέτηση μεταξύ SAP και των συστημάτων διαχείρισης εγγράφων?

Εάν δημιουργηθεί ένα έγγραφο στο SAP, το SAP στέλνει ένα αίτημα HTTP στη διεπαφή διακομιστή περιεχομένου με τη μορφή URL. Σε αυτή τη διεύθυνση URL, η εντολή καθώς και οι απαραίτητες παραμέτρους και προαιρετικά μια υπογραφή μεταφέρονται. Εάν, για παράδειγμα, ένα έγγραφο που δημιουργήθηκε, αυτό είναι ένα αίτημα με πληροφορίες σχετικά με το αποθετήριο, το αναγνωριστικό εγγράφου της SAP, την εξουσιοδότηση πρόσβασης και ούτω καθεξής.

Το λεγόμενο σώμα του αιτήματος HTTP περιέχει τότε το πραγματικό έγγραφο, συνήθως ως αρχείο PDF. Αυτό το αρχείο αποθηκεύεται στη συνέχεια από τον διακομιστή περιεχομένου στο αρχείο σε μια περιοχή αναθεώρησης και μια καταχώρηση (έγγραφο) δημιουργείται στη βάση δεδομένων Bitfarm.

Το αναγνωριστικό εγγράφου SAP αποθηκεύεται επίσης σε ξεχωριστό πίνακα (SYS_SAP). Τέλος, ο διακομιστής περιεχομένου στέλνει έναν κωδικό επιστροφής ή σφάλματος HTTP πίσω στο SAP.

Εάν το έγγραφο ζητείται από το SAP, η SAP στέλνει ένα αίτημα GET με το αναγνωριστικό του ζητούμενου εγγράφου. Με βάση το αναγνωριστικό SAP, το αντίστοιχο έγγραφο καθορίζεται στη βάση δεδομένων Bitfarm και μεταδίδεται στη SAP στο σώμα της απόκρισης του διακομιστή.

Επιπλέον, η CS επεξεργάζεται περαιτέρω εντολές για την ενημέρωση, την προσθήκη, την αναζήτηση και τη διαγραφή εγγράφων, καθώς και τις διοικητικές εντολές για την αιτία πληροφοριών σχετικά με τον διακομιστή εγγράφων ή περιεχομένου ή για τη μετάδοση των πιστοποιητικών για τα αντίστοιχα αποθετήρια.

Πόσο ασφαλές είναι η διεπαφή μεταξύ του συστήματος διαχείρισης SAP & A?

Η διεπαφή SAP Bitfarm-Archiv είναι ένας διακομιστής περιεχομένου (CS) σύμφωνα με τη διεπαφή περιγραφή ‘SAP Content Server HTTP 4.5 ‘. Εφαρμόστηκε πλήρως σύμφωνα με την περιγραφή της διεπαφής.

Ουσιαστικά, αυτή η διεπαφή είναι μια υπηρεσία ιστού (υπηρεσία διακομιστή ιστού) που μπορεί να λάβει έγγραφα από το SAP μέσω του πρωτοκόλλου HTTP ή να τα στείλει στο SAP κατόπιν αιτήματος. Για το σκοπό αυτό, η SAP στέλνει τα λεγόμενα αιτήματα HTTP στον διακομιστή περιεχομένου για υποβολή ή αίτηση εγγράφων.

Όταν χρησιμοποιείτε αυτήν τη διεπαφή, μόνο γενικά, διεθνή πρότυπα όπως το πρωτόκολλο HTTP 1.1 (RFC 2068), HTML (HyperText-Markup-Language), URL (Uniform Resource Locators, RFC 2396), UTC (Universal Time Coordinated) και Διαδικασία Ψηφιακής Κρυπτογράφησης σύμφωνα με την αρχή του δημόσιου/ιδιωτικού κλειδιού με τις υπογραφές PKCS#7 (RFC 2315).

Στη SAP δημιουργούνται τα λεγόμενα αποθετήρια, στα οποία μπορούν να εκχωρηθούν διαφορετικοί τύποι εγγράφων μπορούν να γίνουν. Τα αποθετήρια έχουν εκχωρηθεί μια διεύθυνση δικτύου και θύρα. Μέσω αυτής της διεύθυνσης ορίζεται για το SAP ως διακομιστή περιεχομένου, στην περίπτωσή μας ο διακομιστής περιεχομένου Bitfarm-Archiv (BFASAP). Στο περιεχόμενο Bitfarm-Server μια αποστολή από αποθετήρια σε αρχεία που ορίζονται στο DMS.

Η επικοινωνία μέσω της διεπαφής μπορεί προαιρετικά να υπογραφεί ψηφιακά. Υπογράφηκε για αυτό το SAP στέλνει όλα τα αιτήματα στον διακομιστή περιεχομένου. Ο διακομιστής περιεχομένου μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα δημόσιο κλειδί, το οποίο μεταδίδεται από το SAP, για να ελέγξει εάν τα αιτήματα είναι αμετάβλητα.

Υπάρχει διεπαφή για το SAP Business One?

Η Inceptum Business Solutions GmbH από το Iserlohn ξεκίνησε πρόσφατα να προσφέρει μια διεπαφή για την λύση ERP SAP Business One στο Bitfarm-Archiv DMS Enterprise. Εκτός από την αυτόματη αρχειοθέτηση εγγράφων, άλλα αρχειοθετημένα έγγραφα μπορούν επίσης να ενσωματωθούν στη διεπαφή SAP. Έτσι, η Inceptum εφαρμόζει σταθερά την έννοια του ERP ως κορυφαίο σύστημα.

Ωστόσο, η διεπαφή για το SAP Business One δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί για το SAP ERP επειδή χρησιμοποιεί μια θεμελιωδώς διαφορετική τεχνολογία. Για το SAP ERP, το Bitfarm-Archiv DMS εφαρμόζει έναν διακομιστή περιεχομένου για τη διεπαφή αρχείου σύνδεσης. Τα έγγραφα SAP αρχειοθετούνται αυτόματα με έναν πλήρως αυτοματοποιημένο τρόπο, ανθεκτικό στον έλεγχο. Μπορούν επίσης να έχουν πρόσβαση απευθείας από το SAP. Οι πελάτες λαμβάνουν αυτήν τη σύνδεση απευθείας από το Bitfarm GmbH.

Τα επόμενα βήματα για τη διαχείριση εγγράφων σας με το SAP

Η ομάδα μας θα χαρεί να σας βοηθήσει να απαντήσετε στις ερωτήσεις σας σχετικά με αυτό το θέμα. Μην διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας για συνέντευξη.

Είστε νέοι στο θέμα της διαχείρισης εγγράφων? Θα θέλαμε να σας προσκαλέσουμε στη σειρά μας στο YouTube, όπου μπορείτε να μάθετε τα βασικά στοιχεία της διαχείρισης εγγράφων (ενεργοποιήστε τους αγγλικούς υπότιτλους).

Εάν θέλετε να δοκιμάσετε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων στα χέρια σας, μπορείτε να κατεβάσετε δωρεάν την πλήρη έκδοση GPL εδώ.

Περαιτέρω ανάγνωση: Πηγές και ενδιαφέρουσες συνδέσεις

Ενδιαφέρεστε για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα συστήματα διαχείρισης SAP & εγγράφων?

πληροφορίες bitfarmssysteme gmbh
Spandauer str. 18
57072 Siegen
Γερμανία

Κάντε κλικ εδώ για να κατεβάσετε την τελευταία έκδοση του Bitfarm-Archiv GPL-Edition.

Το GPL-Edition είναι εντελώς δωρεάν για ιδιωτική και εμπορική χρήση.

Ρίξτε μια ματιά στο λογισμικό μας εδώ

Διαχείριση εγγράφων SAP

Η διαχείριση εγγράφων SAP πληροί κάθε μία από αυτές τις περίπλοκες απαιτήσεις. Εκτός από το χειρισμό εγγράφων, συντονίζει επίσης την επεξεργασία εγγράφων. Είναι δυνατόν να αυτοματοποιηθεί ο πλήρης κύκλος ζωής του εγγράφου: απευθείας από τη δημιουργία εγγράφων έως την αποθήκευση εγγράφων. Κάθε έγγραφο θα μπορούσε να προσεγγιστεί αμέσως μέσω κάθε υπολογιστή εντός του δικτύου.

Πρόσφατα, η αυξανόμενη πολυπλοκότητα των προϊόντων είχε οδηγήσει σε όλο και πιο περίπλοκα εργαλεία ανάπτυξης που οδήγησαν τη βιομηχανία να χρησιμοποιούν λύσεις διαχείρισης εγγράφων SAP, για παράδειγμα μεθόδους σχεδιασμού υπολογιστών (CAD), καθώς και πιο εξελιγμένες διαδικασίες παραγωγής, για παράδειγμα συστήματα κατασκευής υπολογιστή (CAM). Οι μέθοδοι CAD και CAM τυχαίνει να χρησιμοποιούνται για τη βελτιστοποίηση των παρουσιών κατασκευής και της καλής ποιότητας.

Επειδή αυτή η διαδικασία γίνεται πιο περίπλοκη, τα πραγματικά συστήματα όσον αφορά το χειρισμό των σχετικών τεχνικών εγγράφων πρέπει να είναι πολύ πιο περίπλοκα. Διάφορες μέθοδοι για την εξήγηση των προϊόντων (για παράδειγμα σχεδιασμό σκίτσα, εικόνες, καθώς και κείμενα) υποδηλώνουν ότι υπάρχει μια αύξηση για τα ηλεκτρονικά διατηρούμενα δεδομένα.

Το πρότυπο καθώς και η προσβασιμότητα στην τεκμηρίωση έχει καταστεί προοδευτικά απαραίτητη. Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων SAP (DMS) στο σύστημα SAP παρέχει τα ακόλουθα οφέλη:

Βασικά οφέλη της διαχείρισης εγγράφων

• Σε περίπτωση που συνδέσετε τη διαχείριση εγγράφων για να βοηθήσετε την ηλεκτρονική ανάπτυξη καθώς και τα συστήματα παραγωγής, αποτρέπετε πραγματικά την απόλυση των δεδομένων, τη διατήρηση της συνέπειας των δεδομένων, καθώς και τη μείωση του πραγματικού φορτίου εργασίας που σχετίζεται με την εισαγωγή και την αλλαγή των δεδομένων σας.
• Προκειμένου να χρησιμοποιήσετε πλήρως τεράστιες βάσεις δεδομένων, πρέπει πραγματικά να είστε σε θέση να ανταλλάξετε γρήγορα δεδομένα και επίσης με ασφάλεια . Μπορείτε να λάβετε τα δεδομένα σας χρησιμοποιώντας αμέσως ηλεκτρονικά εργαλεία αναζήτησης ή ακόμα και εντοπίστε τα έγγραφα που χρησιμοποιούν αναγνωρισμένες παραμέτρους. Μπορείτε ακόμη να αναζητήσετε και επίσης να εμφανίσετε έγγραφα (αρχικά αρχεία εφαρμογών) μέσω του Διαδικτύου/intranet. Με τη μείωση του χρόνου προσβασιμότητας και του πραγματικού ποσού εργασίας που εμπλέκονται στις συνήθεις εργασίες, μπορείτε να μειώσετε σημαντικά τις χρεώσεις σας.
• Είναι δυνατόν να χρησιμοποιηθούν η διανομή εγγράφων προκειμένου να διαδοθεί έγγραφα που αντιμετωπίζονται στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων SAP (DMS) είτε με το χέρι είτε με βάση αυτόματα με βάση τις διαδικασίες που σχετίζονται με την εταιρεία . Αυτή η προσέγγιση βοηθά να διασφαλιστεί ότι οι εργαζόμενοι υπεύθυνοι ή ακόμα και εξωτερικοί εταίροι μπορούν να παρατηρήσουν και να επεξεργαστούν ενημερωμένες πληροφορίες.
• Οι αυστηρότεροι νόμοι και κανονισμοί για την ευθύνη προϊόντων υποδηλώνουν ότι αυτό’είναι όλο και πιο ζωτικής σημασίας για να αρχειοθετήσετε τα έγγραφα μέσω του κύκλου ζωής του προϊόντος. Η ποιότητα ενός προϊόντος αποτελείται από την παραγωγική διαδικασία και το πλήρες οργανωτικό περιβάλλον, καθώς και το ίδιο το προϊόν. Μια εταιρεία που επιθυμεί να γίνει πιστοποιημένη για τη διαχείριση της ποιότητας (ISO 9000 έως 9006) θα μπορούσε να εκπληρώσει μόνο αυστηρές απαιτήσεις υψηλής ποιότητας μέσω της χρήσης λειτουργιών διαχείρισης εγγράφων υψηλής απόδοσης SAP.

Ενσωμάτωση της διαχείρισης εγγράφων SAP

Η πραγματική διαχείριση εγγράφων SAP αποτελείται από ποικίλες λειτουργίες όσον αφορά τη διαχείριση εγγράφων που μπορεί να αποθηκευτούν στο σύστημα SAP σας καθώς και σε εξωτερικά συστήματα. Η διαχείριση εγγράφων SAP σάς παρέχει μια σειρά δυνατοτήτων όσον αφορά τη διαχείριση της τεκμηρίωσης του προϊόντος και τη διασφάλιση ανταλλαγής δεδομένων χωρίς προβλήματα μεταξύ διαφόρων εφαρμογών.

Άλλες εκδόσεις παρόμοιες με τη διαχείριση εγγράφων SAP

Αυτή η έκδοση της διαχείρισης εγγράφων SAP είναι συγκεκριμένη για το SAP. Υπάρχουν πολλά γενικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων στην αγορά.

Η βαθιά ενσωμάτωση στο σύστημα SAP προσφέρει μια σειρά λειτουργιών και αρκετές επιλογές τείνουν να είναι προσβάσιμες σε εσάς για τη δημιουργία του συστήματος για την εκπλήρωση των συγκεκριμένων απαιτήσεων της εταιρείας σας.

Το SAP διαθέτει σύστημα διαχείρισης εγγράφων

Με το σύστημα διαχείρισης εγγράφων, οι χρήστες θα μπορούν να βλέπουν με ευκολία τα έγγραφα στα συστήματα SAP τους.

Η εγκατάσταση του SAP DMS απαιτεί λίγο προγραμματισμό για το πώς θέλετε να το κάνετε.

Πρέπει να δώσετε λίγες σκέψεις σε πράγματα όπως:-

1. Ο συνολικός αριθμός των εγγράφων που θα αποθηκεύονται μηνιαίως.

2. Το μέσο μέγεθος αρχείου κάθε εγγράφων.

3. Η χωρητικότητα του παρόντος συστήματος R/3.

4. Το σημερινό σας εύρος ζώνης δικτύου.

5. Στρατηγική αρχειοθέτησης εγγράφων.

6. Σχέδιο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και ανάκτησης.

Απαιτείται πρόσθετη αγορά υλικού, ειδικά εάν έχετε μεγάλο μέρος των εγγράφων για να αποθηκευτείτε.

Με αυτό κατά νου, μπορείτε στη συνέχεια να αποφασίσετε πώς θέλετε να το κάνετε.

Μπορείτε να το κάνετε αυτό με μερικούς τρόπους:-

1. Εισαγάγετε τα έγγραφα στο σύστημα R/3.

2. Χρησιμοποιήστε έναν εξωτερικό διακομιστή εγγράφων.

3. Έχετε ένα αφοσιωμένο υπολογιστή όπου αποθηκεύονται όλα τα έγγραφα.

Οι περισσότερες εταιρείες που σκοπεύουν να χρησιμοποιηθούν DMS θα επιλέξουν την επιλογή 2, καθώς δεν θέλουν να υπερνικήσουν τη βάση δεδομένων R/3.

Οι επιλογές 1 απαιτούν να ρυθμίσετε τη διεπαφή μετατροπής.

Η διασύνδεση μετατροπής επιτρέπει στο R/3 να αποκρύψει αυτόματα τα αρχεία σας και να τα εισαγάγει στη βάση δεδομένων R/3.

Εδώ είναι ένα απλό παράδειγμα αποθήκευσης εγγράφων στους υπολογιστές σας, απλώς για να έχετε μια αίσθηση πώς λειτουργεί το SAP DMS:-

Για όσους χρησιμοποιούν το Citrix, πρέπει να το ρυθμίσετε στο διακομιστή Citrix όπου βρίσκεται το SAPGUI.

Διαμορφώστε SM30 – V_TDWE_C1

Βάλτε αυτήν την εντολή στο AutoExec σας.νυχτερίδα

Set HostName = PC1234

Επανεκκινήστε τον υπολογιστή σας.

Μπορείτε να δημιουργήσετε/να διαχειριστείτε τα έγγραφά σας στον κωδικό συναλλαγής CV01N / CV02N

Ανάθεση εγγράφων σε ένα υλικό κύριο αρχείο

Πρόσβαση σε μια κύρια εγγραφή υλικού σε λειτουργία δημιουργίας ή αλλαγής και επιλέξτε βασικά δεδομένα.

Για να δημιουργήσετε συνδέσμους με έγγραφα, επιλέξτε Πρόσθετα δεδομένα -> δεδομένα εγγράφων.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου σύνδεσης προς τα έγγραφα.

Αντιστοιχίστε ένα ή περισσότερα έγγραφα στο υλικό.

Εάν δεν γνωρίζετε ποιος είναι ο αριθμός του εγγράφου, μπορείτε να το αναζητήσετε χρησιμοποιώντας τη βοήθεια αναζήτησης ή επιλέγοντας το έγγραφο εύρεσης.

Κατά την ανάθεση ενός εγγράφου σε ένα υλικό, έχετε τις ακόλουθες επιλογές:

1. Προβολή του εγγράφου επιλέγοντας το στο παράθυρο διαλόγου σύνδεσης με έγγραφα.

2. Προβολή οποιωνδήποτε πρωτότυπων του εγγράφου τοποθετώντας τον δρομέα στο έγγραφο και
Επιλέγοντας πρωτότυπα οθόνης στο παράθυρο διαλόγου σύνδεσης με έγγραφα.

Για να επιστρέψετε στην οθόνη Basic Data, επιλέξτε Συνέχεια.