Invia, visualizza e rispondi ai messaggi crittografati in Outlook per PC

Riepilogo:

In questo articolo, esploreremo come crittografare le e -mail in Outlook e Office 365. Le e -mail crittografate possono essere lette solo dal destinatario che ha la chiave privata, garantendo la sicurezza di informazioni sensibili. Discuteremo tre opzioni di crittografia: crittografia dei messaggi Office 365, crittografia basata sui certificati e componenti aggiuntivi di Outlook. Office 365 La crittografia dei messaggi è l’opzione più semplice in quanto non richiede l’installazione del certificato. Vedremo anche come inviare e -mail crittografate utilizzando Outlook e come i destinatari possono aprire queste e -mail in vari client di posta.

Punti chiave:

1. La crittografia delle e -mail in Outlook è necessaria per proteggere le informazioni sensibili.
2. Office 365 Message Encryption è un’opzione semplice e conveniente per l’invio di e -mail crittografate senza installazione del certificato.
3. La crittografia basata sul certificato richiede al mittente e al destinatario di avere certificati pubblici per la crittografia e la decrittografia.
4. I componenti aggiuntivi di Outlook possono essere utilizzati per l’invio di e-mail crittografate se non si dispone di Office 365.
5. Office 365 Message Encryption consente di inviare e -mail crittografate ai destinatari utilizzando qualsiasi client di posta elettronica.
6. I piani di Microsoft 365 sono tenuti a utilizzare la crittografia dei messaggi Office 365.
7. L’invio di un’e -mail crittografata in Outlook è semplice come comporre una nuova e -mail e selezionare l’opzione di crittografia.
8. Il destinatario non ha bisogno di Outlook o Office 365 per aprire e -mail crittografate.
9. I destinatari possono aprire le e-mail crittografate in altri client di posta verificando il proprio account o utilizzando un passcode una tantum.
10. Le e -mail crittografate possono essere lette e gli allegati accessibili nell’ambiente online di Outlook.

Domande:

1. Perché la crittografia delle e -mail in Outlook è importante?

La crittografia delle e -mail in Outlook è importante perché garantisce la sicurezza di informazioni sensibili e impedisce l’accesso non autorizzato.

2. Quali opzioni di crittografia sono disponibili in Outlook e Office 365?

Le opzioni di crittografia disponibili in Outlook e Office 365 sono la crittografia dei messaggi Office 365, la crittografia basata sui certificati e i componenti aggiuntivi di Outlook.

3. Perché la crittografia dei messaggi Office 365 è un’opzione conveniente?

Office 365 La crittografia dei messaggi è un’opzione conveniente perché non richiede l’installazione di certificati e consente di inviare e -mail crittografate ai destinatari utilizzando qualsiasi client di posta elettronica.

4. Ciò che è necessario per utilizzare la crittografia dei messaggi Office 365?

Per utilizzare la crittografia dei messaggi Office 365, è necessario disporre di uno dei seguenti piani Microsoft 365: Microsoft 365 Personal o Family, Office 365 Enterprise E3 o E5, Microsoft 365 Enterprise E3 o E5, Microsoft 365 Business Premium o Office 365 A1, A3 o A5.

5. Come si invia un’e -mail crittografata in Outlook?

Per inviare un’e -mail crittografata in Outlook, basta comporre una nuova e -mail e selezionare l’opzione di crittografia. Aggiungi il destinatario, il soggetto, il corpo e gli attaccanti come al solito.

6. I destinatari hanno bisogno di Outlook o Office 365 per aprire e -mail crittografate?

No, i destinatari non hanno bisogno di Outlook o Office 365 per aprire e -mail crittografate.

7. Come possono i destinatari aprire e -mail crittografate in altri client di posta?

I destinatari possono aprire le e-mail crittografate in altri client di posta verificando il proprio account o utilizzando un passcode una tantum.

8. Dove si possono leggere le e -mail crittografate e accedere alle allegate?

Le e -mail crittografate possono essere lette e gli allegati accessibili nell’ambiente online di Outlook.

9. Le e -mail crittografate possono essere inoltrate?

Le e -mail crittografate non possono essere inoltrate in quanto possono essere lette solo dal destinatario previsto che ha la chiave privata.

10. È l’installazione del certificato necessario per l’utilizzo della crittografia dei messaggi Office 365?

No, l’installazione del certificato non è necessaria per l’utilizzo della crittografia dei messaggi Office 365.

11. Quali sono i vantaggi della crittografia basata sui certificati?

La crittografia basata sui certificati fornisce una forte sicurezza poiché sia ​​il mittente che il destinatario necessitano di certificati pubblici per la crittografia e la decryption.

12. Quale opzione di crittografia è consigliabile per l’invio di un gran numero di e -mail crittografate?

La crittografia basata sul certificato è consigliabile per l’invio di un gran numero di e-mail crittografate in quanto diventa più facile da usare dopo il processo di installazione iniziale.

13. Le e -mail crittografate possono essere aperte con qualsiasi client di posta elettronica?

Sì, le e -mail crittografate possono essere aperte con qualsiasi client di posta elettronica.

14. Hai bisogno di Outlook o Office 365 per inviare e-mail crittografate utilizzando i componenti aggiuntivi di Outlook?

No, non hai bisogno di Outlook o Office 365 per inviare e-mail crittografate utilizzando i componenti aggiuntivi di Outlook.

15. In che modo la crittografia dei messaggi Office 365 protegge il contenuto di un’e -mail?

La crittografia dei messaggi Office 365 protegge il contenuto di un’e -mail assicurando che solo il destinatario con la chiave privata possa leggerlo.

Invia, visualizza e rispondi ai messaggi crittografati in Outlook per PC

• Vai al tuo Invia articoli in prospettiva
• Apri la posta crittografata che hai inviato
• Selezionare File e seleziona Accesso illimitato sotto crittografia.

Come crittografare le e -mail in Outlook e Office 365

Quando è necessario inviare e -mail con informazioni sensibili in Outlook, potresti voler crittografarlo. Le e -mail crittografate inviate da Outlook o Office 365 possono essere lette solo dal destinatario che ha la chiave privata, impedendo ad altri di leggere il contenuto della posta. Può anche proteggere la tua e -mail dall’avviso.

Se hai Office 365, l’invio di posta crittografata è davvero facile. Puoi farlo senza installare alcun certificato da entrambi i Outlook come Outlook online a qualsiasi destinatario (Gmail, iCloud, Outlook).

Altre opzioni per proteggere la tua e-mail in Outlook sono di utilizzare cerficiati o un componente aggiuntivo di terze parti per Outlook.

In questo articolo, daremo un’occhiata alle diverse opzioni, a come usarle e quali pro e contro sono da ciascuno di essi.

Opzioni di crittografia e -mail

Come menzionato all’inizio ci sono tre modi per proteggere sostanzialmente la tua e -mail da Outlook. Ognuno di essi ha dei propri vantaggi, ma alcuni sono più difficili da configurare. Abbiamo le seguenti opzioni quando si tratta di crittografia e -mail:

• Crittografia dei messaggi Office 365 – Parte di Office 365. Facile da usare, non richiede di installare i certificati. È possibile inviare e -mail a qualsiasi client di posta elettronica. Richiede un paio di gestori per aprire l’e -mail quando non si utilizza Outlook.
• Crittografia basata sul certificato – Sia il mittente che il destinatario devono avere certificati pubblici per crittografare e decrittografare l’e -mail. Più difficile da installare, ma alla fine più facile da usare se si inviano molte e -mail crittografate.
• Outlook componenti aggiuntivi- Se indossi’t Avere Office 365 Quindi è possibile inviare facilmente e-mail crittografate utilizzando un componente aggiuntivo di terze parti.

Office 365 Email crittografata

Microsoft Office 365 Message Encryption (OME) consente di inviare facilmente e -mail crittografate al tuo destinatario. Il vantaggio di Ome è che tu e il destinatario Don’b deve installare qualsiasi certificato per crittografare o aprire l’e -mail.

Quando si invia un’e -mail con la crittografia dei messaggi Office 365, il destinatario riceve un’e -mail con solo l’oggetto. A seconda del cliente della posta dei destinatari, possono semplicemente aprire l’e -mail (la verifica viene eseguita in background) o il destinatario può leggere l’e -mail e gli allegati in un ambiente online dopo una fase di verifica aggiuntiva.

Dovrai inviare l’e -mail da Outlook o Outlook online, ma il destinatario lo fa’t ha bisogno di avere Outlook o un abbonamento Office 365. Le e -mail crittografate possono essere aperte con qualsiasi client di posta elettronica.

Per utilizzare la crittografia dei messaggi Office 365 dovrai avere uno dei seguenti piani di Microsoft 365:

• Microsoft 365 Personale o famiglia
• Office 365 Enterprise E3 o E5
• Microsoft 365 Enterprise E3 o E5
• Microsoft 365 Business Premium
• Office 365 A1, A3 o A5

How-To Inviare Outlook e-mail crittografati

Per inviare un’e -mail crittografata da Outlook, non’Hai bisogno di impostare qualsiasi cosa. Puoi semplicemente comporre una nuova e -mail e crittarla:

Componi una nuova email Apri Outlook e componi una nuova email. Basta aggiungere il destinatario, il soggetto e il corpo. Puoi anche aggiungere allegati all’e -mail, proprio come fai normalmente:

Puoi anche selezionare altre opzioni sotto crittografia che spiegherò più avanti.
Esso’è possibile spostare il pulsante di crittografia nella prima scheda “Messaggio”. Questo ti salverà un ulteriore clic per crittografare le e -mail.

Clicca su Inviare Per inviare l’e -mail ai destinatari.

Outlook verificherà il destinatario in background dopo aver fatto doppio clic sull’e-mail. Si aprirà quindi come una normale email.

Apertura di un’e -mail sicura in altri client di posta

Il destinatario non ha bisogno di avere Outlook o Office 365 per aprire l’e -mail crittografata. Quando si invia un’e -mail sicura a Gmail, ad esempio, il destinatario vedrà solo l’oggetto e un pulsante per leggere il messaggio.

Quando fai clic su Read il messaggio Verrai inviato a Outlook online dove devi verificare il tuo account. A seconda del cliente, questo può essere fatto con a Passcode una tantum che verrà inviato al destinatario previsto o firmando con il fornitore di identità del tuo client di posta (Gmail, Yahoo ID, Account Microsoft personale)

Dopo la verifica, è possibile leggere l’e -mail e l’allegato nell’ambiente online di Outlook. Il destinatario può rispondere o inoltrare (quando consentito) l’e -mail mantenendo la crittografia in atto.

Invia e -mail crittografata da Office 365

Office 365 e -mail sicure possono essere inviate utilizzando Outlook online. Il preside e la tecnica sono uguali a Outlook, solo il menu sembra un po ‘diverso.

1. Comporre a nuova email in Outlook online
2. Selezionare Crittografare Nella barra degli strumenti
3. Clic Permessi di cambiamento Se vuoi anche impedire l’inoltro dell’email
4. Clic Inviare quando fatto.

Se indossi’T Vedi il pulsante Crittografia, quindi fai clic sui 3 punti. Puoi anche aggiungere il pulsante Crittografico alla barra degli strumenti in basso:

1. Seleziona il Icona degli ingranaggi e scegli Tutte le impostazioni di Outlook
2. Selezionare Posta
3. Scegliere Personalizza le azioni
4. Abilitare Crittografare.

Prevenire l’inoltro delle e -mail in Outlook

Non puoi solo crittografare le e -mail in Outlook, ma anche impedire che vengano inoltrate. In questo modo puoi assicurarti che l’e -mail sarà letta dalla persona a cui devi inviarla.

Quando si applica la crittografia su un nuovo messaggio in Outlook, ricevi un paio di opzioni:

• Crittografare
• Non inoltrare
• Riservato
• Altamente confidenziale

Quando si seleziona Non inoltrare L’e -mail sarà crittografata e può’essere inoltrato, stampato e puoi’T copiare il contenuto. In questo modo puoi essere sicuro che solo il destinatario previsto possa leggere il contenuto dell’email.

Sposta il pulsante Crittografico in Outlook

Un piccolo suggerimento che renderà un po ‘più semplice i messaggi di crittografia in Outlook è spostare il pulsante di crittografia dalla scheda Opzioni alla scheda Messaggio. In questo modo, quando stai scrivendo una nuova e -mail, puoi crittarla con un clic.

• Apri a Nuova posta
• Fare clic con il tasto destro sulla barra degli strumenti
• Scegliere Personalizza il nastro
• Espandi le opzioni Nella colonna destra
• Selezionare Crittografare
• Usa il freccia su per spostarlo a Nuovo messaggio di posta

Rimuovere la crittografia dalle e -mail di invio

In Outlook è possibile rimuovere la crittografia dell’e -mail dopo averla inviata. Dopo aver rimosso il destinatario della crittografia può leggere l’e -mail senza verifica.

• Vai al tuo Invia articoli in prospettiva
• Apri la posta crittografata che hai inviato
• Selezionare File e seleziona Accesso illimitato sotto crittografia.

Office 365 Message Encryption Branding

Con l’aiuto di PowerShell, puoi applicare il marchio personalizzato ai messaggi OME. Il branding personalizzato aiuta il tuo destinatario nel regonizzare le tue e -mail e le rende più affidabili.

Possiamo personalizzare i seguenti elementi sia nel portale e -mail che online:

1. Aggiungi un logo
2. Sfondo e colore del pulsante
3. Testo di introduzione
4. Testo del pulsante
5. Descrizione Testo
6. Disclaimer

Per personalizzare il modello è necessario installare il modulo online di scambio per PowerShell. Inoltre, dobbiamo conoscere il nome dell’attuale modello che viene utilizzato. Molto probabilmente lo è “Configurazione ome”

Per prima cosa controlleremo la configurazione corrente:

# Connetti a Exchange Online Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [E-mail Protected] # Ottieni l'attuale configurazione Get-OmeConfiguration | fl

Aggiunta di un logo e un colore di sfondo

Puoi aggiungere il logo della tua azienda al messaggio e al portale OME. La dimensione ottimale del logo è di 170 × 70 pixel, meno di 40kb e i formati supportati sono PNG, JPG, BMP e TIFF. La trasparenza è supportata con PNG.

L’identità è il nome del modello predefinito che abbiamo appena alzato lo sguardo. È possibile caricare l’immagine con Get-Content da qualsiasi posizione sul tuo computer.

# Imposta il tuo logo set-omeconfiguration-Identity "OME Configuration" -Image (Get-Content "C: \ temp \ logo-lazino.byte png "-encoding)

Per cambiare il colore di sfondo puoi usare qualsiasi colore RGB in un formato esadecimale. Il pulsante avrà lo stesso colore dello sfondo.

# Modifica il set -omeconfigurazione del colore di sfondo -Identity "OME Configuration" -backgroundColor "# 343e47"

Modifica degli elementi di testo

Ci sono un paio di elementi di testo che puoi cambiare. Per impostazione predefinita vedrai il nome dei mittenti (e l’indirizzo e -mail) seguito dalla riga “Ti ha inviato un messaggio protetto”. Puoi cambiarlo con il seguente cmdlet:

# Cambia Line Introduzione Set -OmeConfiguration -Identity "OME Configuration" -IntroductionText "ti ha inviato un messaggio crittografato"

Il testo del pulsante può essere modificato come seguito, ma Don’tieni a lungo il testo, perché incasinerà il layout del pulsante.

# Modifica pulsante Leggi Set -OmeConfiguration -Identity "OME Configuration" -readButtontext "Open Message"

E il testo sotto il pulsante

# Testo sotto il set -omeconfigurazione del pulsante -Identizia "Configurazione ome" -emailtext "Questo messaggio crittografato è stato inviato da LazyAdmin"

Puoi anche aggiungere il tuo Disclaimer e Link per la privacy al messaggio:

# Informativa sulla privacy URL Set -OmeConfiguration -Identity "OME Configuration" -PrivacyStateMurl "https: // lazyadmin.NL " # Disclaimer set -omeConfiguration -Identity" Ome Configuration "-DisClaimerText" Questo messaggio crittografato è confidenziale per l'uso solo del destinatario. Non decrittografare se non sei il destinatario "

Possiamo anche aggiungere la riga di testo al portale, in cui il destinatario può leggere la posta. Puoi aggiungere istruzioni qui per esempio.

Set -omeConfiguration -Identity "Ome Configuration" -PortalText "Questa e -mail altamente sicura è offerta da LazyAdmin"

Modificare le opzioni di verifica

Per impostazione predefinita, il destinatario può autenticare con un passcode una tantum o un provider di identità come Microsoft, Google o Yahoo. Esso’è possibile disabilitarlo, ma tieni presente che dovrai utilizzare una delle due opzioni. Puoi’t Disabilitali entrambi.

# Disabilita provider di identità set -omeconfiguration -Identity "OME Configuration" -SocialIdsignin $ FALSE # Disabilita una password una tantum Set -OmeConfiguration -Identity "OME Configuration" -otpenabled $ FALSE "

Crittografia della posta utilizzando i certificati

Le e -mail che invii possono anche essere crittografate con i certificati. Il vantaggio dei certificati è che puoi aprire la posta normalmente. Ma c’è un enorme aspetto negativo dell’utilizzo dei certificati, il tuo destinatario deve anche avere il proprio certificato.

La configurazione iniziale è piuttosto difficile, entrambe le parti devono acquistare un certificato online, che costa tra $ 30 e $ 250 all’anno a seconda delle tue esigenze. Dovrai aggiungere il certificato al tuo Outlook e prima inviarsi un’e -mail firmata.

Con l’e -mail firmata ricevi automaticamente la chiave pubblica dell’altro. Ciò consente di crittografare la posta con la chiave pubblica del destinatario, che può quindi essere decrittografata solo su un computer che ha il certificato di corrispondenza installato.

Se vuoi leggere l’e -mail crittografata sul tuo telefono, è necessario prima installare il certificato anche sul telefono. Lo stesso vale per Outlook online.

I certificati sono davvero sicuri una volta installati correttamente ma non sono davvero user-friendly. Il certificato sostanzialmente consente di ricevere posta crittografata perché il destinatario deve avere un certificato prima di poter inviare un’e -mail crittografata.

Questo processo è consigliato solo quando la tua azienda lo richiede davvero.

Utilizzo del componente aggiuntivo di terze parti per l’invio di posta sicure

Se indossi’t Avere un abbonamento Office 365 quindi puoi anche utilizzare un componente aggiuntivo di terze parti per Outlook. Questi componenti aggiuntivi funzionano praticamente sullo stesso principio del servizio di crittografia dei messaggi Office 365, con l’unica differenza che la posta viene sempre inviata alla loro casella di posta online.

Encyro offre un plugin che puoi utilizzare gratuitamente per inviare messaggi crittografati a qualsiasi indirizzo email. È possibile utilizzare il portale online o il componente aggiuntivo di Outlook per comporre e inviare posta sicura.

L’installazione è piuttosto semplice e solo il mittente deve avere l’account encyro per iniziare a inviare e -mail crittografate. Il destinatario riceve, proprio come con Ome, un collegamento al messaggio sicuro.

Solo chi sta aprendo il link non è’T verificato per impostazione predefinita, quindi chiunque abbia accesso al collegamento può aprire la posta crittografata. Il link stesso è tuttavia valido solo per un paio di giorni, quindi questo lo rende un po ‘più sicuro.

Il vantaggio di questo metodo è che il destinatario non lo fa’T deve eseguire più passaggi per aprire la posta crittografata. Puoi anche richiedere che il destinatario crei anche un account Encyro gratuito, costringendoli ad accedere prima di aprire la posta.

Avvolgendo

Esistono diversi modi per crittografare l’email in Outlook. Il più conveniente è l’utilizzo della crittografia dei messaggi Office 365 se fa parte delle tue licenze. I componenti aggiuntivi possono essere utili, ma se hai Office 365 potrebbe essere più facile ed economico aggiornare il piano di licenza.

L’uso dei certificati per crittografare e -mail è utile solo se si inviano molte e -mail sicure a un gruppo selezionato di destinatari. Tieni presente che tutte le parti devono avere il proprio certificato.

Invia, visualizza e rispondi ai messaggi crittografati in Outlook per PC

Un messaggio crittografato da Microsoft 365 Message Encryption viene consegnato a un destinatario’S Inbox proprio come qualsiasi altro messaggio di posta elettronica. Se il destinatario ha Outlook 2013 o 2016 e un account e -mail Microsoft 365, vedranno un avviso sulle autorizzazioni limitate dell’articolo nel riquadro di lettura. Dopo aver aperto il messaggio, il destinatario può visualizzare il messaggio proprio come qualsiasi altro.

Nota: Recentemente abbiamo pubblicato il solo crittografia Politica in Outlook per versioni PC 2019 e Microsoft 365. Ciò significa che i messaggi che hanno la nuova politica solo crittografazione applicati possono essere letti direttamente in Outlook sul Web, in Outlook per iOS e Android, e ora Outlook per le versioni PC 2019 e Microsoft 365. Altri clienti vedranno un messaggio con un link. Tale link porterà gli utenti di Microsoft 365 a Outlook sul Web per leggere il messaggio. Gli utenti con altri account di posta elettronica verranno richiesti di ottenere un passcode una tantum e leggere il messaggio in una finestra del browser.

Se il destinatario utilizza un altro client di posta elettronica o un account e-mail, come Gmail o Yahoo, vedranno un link che consente loro di accedere per leggere il messaggio e-mail o richiedere un passcode una tantum per visualizzare il messaggio in un browser Web.

Invia un messaggio crittografato utilizzando Outlook per PC

Esistono due modi principali per inviare messaggi crittografati.

Il tuo amministratore può definire le regole per crittografare automaticamente i messaggi che soddisfano determinati criteri. Ad esempio, il tuo amministratore può creare una regola che crittografa tutti i messaggi inviati al di fuori della tua organizzazione o tutti i messaggi che menzionano parole o frasi specifiche. Qualsiasi regole di crittografia verrà applicata automaticamente.

Se si desidera crittografare un messaggio che non soddisfa una regola predefinita o il tuo amministratore non ha impostato alcuna regola, è possibile applicare una varietà di regole di crittografia diverse prima di inviare il messaggio. Per inviare un messaggio crittografato da Outlook 2013 o 2016 o Outlook 2016 per Mac, seleziona Opzioni > Autorizzazioni, quindi selezionare l’opzione di protezione di cui hai bisogno. Puoi anche inviare un messaggio crittografato selezionando il Proteggere pulsante in Outlook sul Web.

Visualizza e rispondi a un messaggio crittografato per i destinatari di Microsoft 365 utilizzando Outlook per PC

Se ti trovi in ​​un’organizzazione Microsoft 365, puoi leggere i messaggi crittografati con le politiche solo crittografate o non perducenti o modelli di protezione personalizzati in Outlook 2013 e Outlook 2016 per PC, Outlook 2016 per Mac, Outlook sul Web, Outlook per ios e Outlook per Android, Outlook sul Web e in Outlook per ios e Android e Outlook per PC. Gli utenti di Microsoft 365 su canale semi annuale verranno portati a Outlook sul Web per leggere il messaggio. Gli utenti con altri account di posta elettronica verranno richiesti di ottenere un passcode una tantum e leggere il messaggio in una finestra del browser.

Per rispondere a un messaggio crittografato

1. Scegliere Rispondere O Rispondi a tutti.
2. Nella pagina che appare, digita una risposta e scegli Inviare. Una copia crittografata del tuo messaggio di risposta viene inviata.

Visualizza e rispondi a un messaggio crittografato senza Microsoft 365 usando Outlook per PC

Se non stai usando Outlook con Microsoft 365, il tuo messaggio crittografato conterrà un collegamento nel corpo del messaggio.

1. Seleziona Leggi il messaggio.
2. Seleziona come desideri accedere per leggere il messaggio. Se il tuo provider di posta elettronica è Google, Yahoo o Microsoft, puoi selezionare Accedi rispettivamente con Google, Yahoo o Microsoft. Altrimenti, selezionare Accedi con un passcode una tantum.
3. Una volta ricevuto il passcode in un messaggio di posta elettronica, prendi nota del passcode, quindi torna alla pagina Web in cui è stato richiesto il passcode e immettere il passcode e selezionare Continua.

Mancia: Ogni passcode scade dopo 15 minuti. Se ciò accade, o se puoi’t Aprire il messaggio per qualsiasi motivo, ricominciare aprendo nuovamente l’allegato e seguendo i passaggi.

Crittografia e -mail in Outlook: come crittografare i messaggi con ID digitale

Di Svetlana Cheusheva, aggiornato il 22 marzo 2023

In questi giorni in cui l’e-mail è diventata il principale mezzo di comunicazione personale e aziendale e rubare le informazioni è ciò su cui prosperano i crimini segreti, i problemi di garantire e-mail e salvaguardare la privacy sono nella mente di tutti.

Anche se il tuo lavoro non implica l’invio di segreti della tua azienda che devono essere protetti da occhi indesiderati, potresti cercare un po ‘di privacy personale. Qualunque sia il motivo, i modi più affidabili per garantire le tue comunicazioni con colleghi, amici e familiari sono la crittografia della posta e le firme digitali. La crittografia e -mail di Outlook protegge il contenuto dei tuoi messaggi dalla lettura non autorizzata, mentre una firma digitale garantisce che il tuo messaggio originale non sia stato modificato e provenga da un determinato mittente.

Crittografia email It Outlook può sembrare un compito scoraggiante, ma in realtà è abbastanza semplice. Esistono alcuni metodi per inviare e -mail sicure in Outlook, e più avanti in questo articolo ci soffermeremo sulle basi di ciascuno:

Ottieni un ID digitale per Outlook (certificati di crittografia e firma)

Per essere in grado di crittografare le e-mail di Outlook importanti, la prima cosa che devi ottenere è un ID digitale, noto anche come certificato di posta elettronica. È possibile ottenere l’ID digitale da una delle fonti consigliate da Microsoft. Sarai in grado di utilizzare questi ID non solo per inviare messaggi di Outlook sicuri, ma anche proteggere i documenti di altre applicazioni, tra cui Microsoft Access, Excel, Word, PowerPoint e Onenote.

Il processo per ottenere un ID digitale dipende da quale servizio hai optato. In genere, viene fornito un ID sotto forma di un’installazione eseguibile che aggiungerà automaticamente il certificato al sistema. Una volta installato, il tuo ID digitale sarà disponibile in Outlook e in altre applicazioni Office.

Come impostare il certificato di posta elettronica in Outlook

Per verificare se un ID digitale è disponibile in Outlook, eseguire i passaggi seguenti. Spieghiamo come questo è realizzato in Outlook 2010, sebbene funzioni esattamente allo stesso modo in Outlook 2013 – 365 e con differenze insignificanti in Outlook 2007. Quindi spero che non avrai problemi per configurare il tuo certificato di crittografia in qualsiasi versione di Outlook.

Passare a File Tab, quindi vai a Opzioni> Trust Center e fai clic su Impostazioni del centro fiduciario pulsante.

Nella finestra di dialogo Trust Center, selezionare Sicurezza e-mail.

Nella scheda di sicurezza e-mail, fare clic su Impostazioni Sotto E-mail crittografata.

Nota: se hai già un ID digitale, le impostazioni verranno configurate automaticamente per te. Se si desidera utilizzare un certificato di posta elettronica diverso, seguire i passaggi rimanenti.

Nel Modificare le impostazioni di sicurezza Finestra del dialogo, fare clic su Nuovo Sotto Preferenze di impostazione della sicurezza.

Digita un nome per il tuo nuovo certificato digitale in Nome delle impostazioni di sicurezza scatola.

Assicurarsi S/mime è selezionato in Formato di crittografia elenco. La maggior parte degli ID digitali sono di tipo smime e molto probabilmente questa sarà l’unica opzione disponibile per te. Se il tipo di certificato è la sicurezza di Exchange, scegli invece.

Clic Scegliere accanto a Certificato di crittografia Per aggiungere il tuo certificato digitale alle e-mail di crittografia.

Nota: per scoprire se il certificato è valido per la firma digitale o la crittografia, o entrambi, fare clic su Visualizza le proprietà del certificato collegamento sul Seleziona certificato la finestra di dialogo.

In genere, un certificato imposto per la messaggistica crittografica (come la crittografia e -mail di Outlook e la firma digitale) dice qualcosa di simile “Protegge i messaggi di posta elettronica“.

Seleziona il Invia questi certificati con messaggi firmati Casella di controllo se hai intenzione di inviare messaggi di posta elettronica crittografati di Outlook al di fuori della tua azienda. Quindi fare clic OK E hai finito!

Suggerimento: se si desidera che queste impostazioni vengano utilizzate per impostazione predefinita per tutti i messaggi crittografati e firmati digitalmente Impostazione di sicurezza predefinita per questo formato di messaggio crittografico Casella di controllo.

Come crittografare l’e -mail in Outlook

La crittografia e -mail in Outlook protegge la privacy dei messaggi che invii convertendoli dal testo leggibile in text crifaglato.

Per poter inviare e ricevere messaggi di posta elettronica crittografati, hai bisogno di due cose di base:

• ID digitale (Certificato di posta elettronica di crittografia). Abbiamo discusso di come ottenere un ID digitale e impostare il certificato in Outlook nella prima parte dell’articolo.
• Condividi la tua chiave pubblica (che fa parte del certificato) con i corrispondenti da cui si desidera ricevere messaggi crittografati. Vedi le istruzioni passo-passo su come condividere le chiavi pubbliche.

È necessario condividere i certificati con i tuoi contatti perché solo il destinatario ha il Chiave privata che corrisponde al chiave pubblica Il mittente utilizzato per crittografare l’e -mail può leggere quel messaggio. In altre parole, dai ai tuoi destinatari la tua chiave pubblica (che fa parte del tuo ID digitale) e i tuoi corrispondenti ti danno le loro chiavi pubbliche. Solo in questo caso sarai in grado di inviare e -mail crittografate tra loro.

Se un destinatario che non ha la chiave privata che corrisponde alla chiave pubblica utilizzata dal mittente cerca di aprire un’e-mail crittografata, vedrà questo messaggio:

“Scusa, abbiamo problemi ad aprire questo articolo. Questo potrebbe essere temporaneo, ma se lo vedi di nuovo potresti voler riavviare Outlook. Il tuo nome ID digitale non può essere trovato dal sistema di sicurezza sottostante.”

Quindi, vediamo come è fatta la condivisione di ID digitali in Outlook.

Come aggiungere l’ID digitale di un destinatario (chiave pubblica)

Per essere in grado di scambiare messaggi crittografati con determinati contatti, è necessario Condividi le tue chiavi pubbliche Primo. Inizi scambiando e -mail firmate digitalmente (non crittografate!) con la persona a cui si desidera inviare e -mail crittografate.

Una volta ricevuto un’e -mail firmata digitalmente dal tuo contatto, devi aggiungere il certificato di ID digitale del contatto al suo elemento di contatto nella tua rubrica. Per fare questo, seguire i passaggi seguenti:

1. In Outlook, apri un messaggio firmato digitalmente. Puoi riconoscere un messaggio firmato digitalmente da a Icona della firma .
2. Fare clic con il tasto destro del mouse sul nome del mittente in Da Fields, quindi fai clic su Aggiungi ai contatti di Outlook.

Quando la persona viene aggiunta ai contatti Outlook, il loro certificato digitale verrà archiviato con la voce del contatto.

Nota: se hai già una voce per questo utente nell’elenco dei contatti, selezionare Aggiorna informazioni nel Contatto duplicato rilevato dialogo.

Per visualizzare il certificato per un determinato contatto, fare doppio clic sul nome della persona, quindi fare clic sul Certificati scheda.

Una volta che hai condiviso gli ID digitali con un certo contatto, puoi inviare messaggi crittografati tra loro e le due sezioni successive spiegano come farlo.

Come crittografare un singolo messaggio di posta elettronica in Outlook

In un messaggio di posta elettronica stai componendo, passa a Opzioni Tab> Autorizzazioni raggruppare e fare clic su Crittografare pulsante. Quindi invia l’e -mail crittografata come fai di solito in Outlook, facendo clic sul Inviare pulsante. Sì, è così facile 🙂

Se non vedi il Crittografare pulsante, quindi fai quanto segue:

Vai a Opzioni Tab>Più opzioni raggruppare e fare clic su Finestra di dialogo Opzioni del messaggio Launcher nell’angolo inferiore.

Nella finestra di dialogo Proprietà, fare clic su Impostazioni di sicurezza pulsante.

Nel Proprietà di sicurezza finestra di dialogo, controllare il Crittografia dei contenuti e allegati del messaggio Casella di controllo e fare clic su OK.

Nota: questo processo crittograferà anche tutti gli allegati che inviano con i messaggi di posta elettronica crittografati in Outlook.

Termina la composizione del tuo messaggio e invialo come al solito. Per verificare se la crittografia e -mail ha funzionato, passare al Oggetti inviati cartella e se la tua e -mail è stata crittografata correttamente, vedrai il Icona di crittografia Vicino a esso.

Nota: se si sta cercando di inviare un messaggio crittografato a un destinatario che non ha condiviso la chiave pubblica con te, ti verrà offerta la scelta di inviare il messaggio in formato non crittografato. In questo caso, condividi il certificato con il contatto o invia il messaggio non crittografato:

Crittografia di tutti i messaggi di posta elettronica che invii in Outlook

Se scopri che crittografia ogni e -mail individualmente è un processo piuttosto oneroso, puoi scegliere di crittografare automaticamente tutti i messaggi di posta elettronica che invii in Outlook. Tuttavia, si prega di notare che in questo caso tutti i destinatari devono avere il tuo ID digitale per poter decifrare e leggere la tua email crittografata. Questo è probabilmente l’approccio giusto se si utilizza un account Outlook speciale per inviare e -mail solo all’interno della tua organizzazione.

È possibile abilitare la crittografia e -mail di Outlook automatica nel modo seguente:

Navigare verso il Scheda file> Opzioni> Centro fiduciario> Impostazioni del centro fiduciario.

Passare a Scheda di sicurezza e -mail, e seleziona Crittografia dei contenuti e allegati per i messaggi in uscita Sotto Email crittografata. Quindi fai clic su OK e sei vicino al finito.

Suggerimento: nel caso in cui desideri alcune impostazioni aggiuntive, ad esempio per scegliere un altro certificato digitale, fai clic su Impostazioni pulsante.

Bene, come puoi vedere Microsoft Outlook adotta un approccio piuttosto oneroso per la crittografia e -mail. Ma una volta configurata, ti semplificherà sicuramente la vita e la comunicazione via e -mail più sicura.

Tuttavia, il metodo di crittografia e -mail che abbiamo appena esplorato ha una limitazione significativa: funziona solo per Outlook. Se i tuoi destinatari utilizzano altri client di posta elettronica, dovrai utilizzare altri strumenti.

Crittografia e -mail tra Outlook e altri client e -mail

Per inviare un’e-mail crittografata tra Outlook e altri client di posta elettronica non esagerati, è possibile utilizzare uno degli strumenti di crittografia della posta di terze parti.

Lo strumento open source gratuito più popolare che supporta entrambi gli standard di crittografia, OpenPGP e S/MIME, e lavora con più client di posta elettronica tra cui Outlook è GPG4WIN (il nome completo è GNU Privacy Guard per Windows).

Utilizzando questo strumento è possibile creare facilmente una chiave di crittografia, esportarla e inviare ai tuoi contatti. Quando il destinatario riceve l’e -mail con la chiave di crittografia, dovrà salvarla in un file e quindi importare la chiave per il proprio client di posta elettronica.

Non entrerò in dettaglio su come lavorare con questo strumento poiché è piuttosto intuitivo e facile da capire. Se hai bisogno di informazioni complete, puoi trovare le istruzioni con screenshot sul sito Web ufficiale.

Per avere un’idea generale come Gpg4ol Sembra in Outlook, vedi il seguente screenshot:

Oltre al componente aggiuntivo GPG4WIN, c’è una manciata di altri strumenti per la crittografia e-mail. Alcuni di questi programmi funzionano solo con Outlook, mentre altri supportano diversi client di posta elettronica:

• Mail di movimento dati di dati – Supporta Outlook, Gmail e Lotus.
• CryptShare – Funziona per Microsoft Outlook, IBM Notes e Web.
• SendInc Outlook aggiuntivo – Software di crittografia e -mail gratuita per Outlook.
• VIRTRU – App di sicurezza e -mail per crittografare i messaggi e -mail inviati tramite Outlook, Gmail, Hotmail e Yahoo.
• Revisione di cinque app gratuite per la crittografia e -mail
• Servizi Web gratuiti per inviare e-mail crittografate e sicure

Scambio di crittografia ospitata

Se stai lavorando in un ambiente aziendale, puoi utilizzare il Exchange Hosted Critty (ehe) Servizio per avere i tuoi messaggi di posta elettronica crittografati/decrittografato sul lato server in base alle regole delle politiche che l’amministratore crea.

Gli utenti di Outlook che hanno mai provato questo metodo di crittografia hanno due reclami principali.

In primo luogo, la crittografia ospitata da Exchange è difficile da configurare. Oltre all’ID digitale, richiede anche una password speciale, ovvero token, che l’amministratore di scambio ti ha assegnato. Se il tuo amministratore Exchange è responsabile e reattivo, configurerà la crittografia di scambio e ti libererà da questo mal di testa:) Se non sei così fortunato, prova a seguire le istruzioni di Microsoft (Ottieni un ID digitale per l’invio di messaggi utilizzando Microsoft Exchange La sezione è vicino alla parte inferiore della pagina).

In secondo luogo, i destinatari delle e -mail crittografate dovrebbero utilizzare anche la crittografia ospitata da Exchange, altrimenti è inutile.

Si sostiene che lo scambio Office 365 ha ospitato la crittografia abbia risolto entrambi i problemi sopra menzionati. Per trovare maggiori informazioni al riguardo, visitare il sito web ufficiale o questo blog.

Se nessuna delle tecniche di protezione e -mail coperte in questo articolo soddisfa per intero le tue esigenze, puoi prendere in considerazione l’uso di altri metodi più sofisticati, come Steganografia. Questa parola difficile da pronunciare significa nascondere un messaggio o un altro file all’interno di un altro messaggio o file. Esistono varie tecniche di steganografia digitale, ad esempio nascondendo il contenuto di un’e -mail all’interno dei bit più bassi di immagini rumorose, all’interno di dati crittografati o casuali e così via. Se sei interessato a saperne di più, dai un’occhiata a questo articolo di Wikipedia.

E questo è tutto per oggi, grazie per la lettura!

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Come crittografa le e -mail in Outlook?

La riservatezza è la pietra angolare di qualsiasi azienda’S capacità di fare affari. Indipendentemente dal tipo di attività di dimensioni medio-piccole che gestisci, i tuoi clienti si aspettano che tu mantenga la privacy dei loro affari e informazioni, non importa cosa.

Non è mai stato più difficile farlo. Le violazioni dei dati sono più comuni che mai e le aziende sono obiettivi principali per gli hacker che desiderano informazioni preziose.

Quello’S Perché hai bisogno di crittografia e -mail: controlla il nostro ultimo video per scoprire come crittografare le tue e -mail in Microsoft Outlook:

Quali opzioni di crittografia offrono Microsoft Outlook?

È possibile configurare il tuo account Microsoft Outlook per offrire una gamma di tipi di crittografia:

• Illimitato: Il formato predefinito e non garantito per le e -mail
• Solo crittografia: Richiede al destinatario di utilizzare un passcode una tantum per verificare la propria identità e leggere il messaggio
• Non inoltrare: Include le funzionalità di crittografia solo e non consente al destinatario di inoltrare il messaggio ad altri contatti
• Riservato / Tutti i dipendenti: Limita l’accesso ai destinatari con un account e -mail approvato, che può essere limitato a membri del personale specifici

Come inviare e -mail crittografate in Microsoft Outlook

Client desktop Microsoft Outlook

1. Componi la tua email
2. Fare clic sul file
3. Seleziona Crittografia
4. Scegli l’opzione appropriata

In alternativa, puoi seguire questo percorso per crittografare il tuo messaggio:

1. Componi il tuo messaggio
2. Fai clic sulle opzioni
3. Seleziona Crittografia
4. Seleziona la crittografia che offre le restrizioni necessarie (e.G. Solo crittografia o non inoltrare)

Client Web Microsoft Outlook

1. Componi il tuo messaggio
2. Fare clic su Crittografia
3. Seleziona come lo desideri crittografato

Il tuo messaggio verrà quindi crittografato:’è un modo semplice per proteggere le tue comunicazioni da occhi indiscreti che le intercettano in transito o violano il destinatario’S abox.

Per saperne di più sulle funzionalità offerte da Microsoft Solutions and Apps, assicurati di controllare la nostra libreria on-demand di video passati passati sul nostro canale YouTube.

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Come crittografare la posta elettronica di Outlook

Scopri come crittografare e -mail in Outlook in Office 365 prima di inviarlo.

I team Microsoft si uniscono pesantemente ai nostri desktop, ma le e -mail di Outlook sono ancora le modalità più semplici e popolari per inviare messaggi tra gli utenti. In momenti di lavoro remoto in cui è necessario inviare dati riservati o informazioni sicure e allegati, le funzionalità di Outlook Native Office 365 potrebbero aiutarti a crittografare i dati.

Microsoft Office 365 Message Encryption è un servizio di crittografia incluso nell’app Outlook Office 365. Grazie a ome puoi crittografare e inviare e -mail utilizzando l’applicazione Outlook. Il destinatario del messaggio avrà la possibilità di accedere ai dati senza aggiuntivi o licenze aggiuntive.

Scopri come puoi crittografare le e -mail in Microsoft Outlook in Office 365.

Licenze richieste per crittografare E -mail Outlook in Office 365

Office 365 offre il servizio di crittografia nell’applicazione Outlook chiamata Office 365 Servizio di crittografia dei messaggi. Questo servizio di crittografia e -mail è incluso in molti abbonamenti Microsoft 365: Office 365 E3 ed E5, Microsoft 365 E3 ed E5, Microsoft 365 Business Premium, Office 365 A1, A3 e A5 e Office 365 Government G3 e G5.

Non hai bisogno di ulteriori licenze o abbonamenti in Office 365 per creare e inviare e -mail crittografate in Outlook.

Opzioni di crittografia e -mail di Outlook in Office 365

Quando si crittografa e -mail nell’app Microsoft Outlook, hai alcune opzioni disponibili. Scopri come puoi proteggere i tuoi messaggi di posta elettronica in Office 365.

Controlla le opzioni di crittografia di Outlook:

• Solo crittografia – La tua e -mail di Outlook verrà crittografata. I destinatari non saranno in grado di rimuovere la crittografia.
• Non inoltrare – La tua e -mail sarà protetta: i destinatari saranno in grado di leggere il messaggio, ma non potranno inoltrare, stampare o copiare il contenuto e -mail
• Riservato \ tutti i dipendenti – L’e -mail crittografata verrà contrassegnata come riservata, tutti i dipendenti avranno il massimo autorizzazione per l’e -mail protetta, il proprietario avrà la possibilità di tracciare e revocare il messaggio
• Altamente riservato \ tutti i dipendenti – L’e -mail crittografata verrà contrassegnata come altamente riservata, tutti i dipendenti avranno il massimo autorizzazione per l’e -mail protetta, il proprietario avrà la possibilità di tracciare e revocare il messaggio

Azure Information Protection Gli amministratori possono estendere o personalizzare le politiche disponibili nella crittografia e -mail di Outlook.

Come crittografare E -mail di Outlook utilizzando l’app Desktop Outlook?

Se vuoi crittografare l’e -mail in Outlook, l’unica cosa che devi fare è comporre una nuova e -mail. Nella nuova finestra e -mail vai a Opzioni (1) e seleziona Crittografia (2).

Sarai in grado di selezionare l’opzione di crittografia per l’e -mail composta.

Non appena selezionerai l’opzione di crittografia per la tua e -mail di Outlook, verrà contrassegnato.

Ora puoi inviare e -mail utilizzando Outlook in Office 365 e la tua e -mail verrà crittografata.

Come crittografare E -mail di Outlook utilizzando l’app Web Outlook?

Puoi anche crittografare le e -mail create in Office 365 utilizzando le app Web di Outlook. Il processo è molto simile alla classica app desktop Outlook. Innanzitutto, componi una nuova e -mail e cerca Crittografare pulsante.

Non appena selezioni l’opzione crittografa, la tua email verrà crittografata. È possibile modificare la configurazione della crittografia utilizzando il Permessi di cambiamento pulsante.

Nelle nuove finestre pop-up, sarai in grado di selezionare la politica di crittografia per la tua e-mail creata nell’app Web di Outlook.

In base alla tua configurazione di crittografia, la tua email sarà protetta nell’app Web di Outlook.

Come aprire l’e -mail crittografata Invia da Outlook

Il ricevitore del tuo messaggio riceverà una versione crittografata del messaggio e -mail.

Per ottenere l’accesso alla persona e-mail crittografata dovrà autenticare o convalidare l’indirizzo e-mail utilizzando un codice una tantum. Dopo l’autorizzazione, avrai accesso all’e -mail crittografata nel browser su Outlook.ufficio 365.com o nel tuo account Microsoft 365 autenticato in Outlook.

Qual è il prossimo?

Grande! Ora sai come proteggere le tue e -mail in Outlook utilizzando i servizi di crittografia. Ora è il momento di imparare qualche altro trucco su Outlook in Office 365. Scopri come ricordare un’e -mail in Outlook, come risolvere errori di cassetta postale completa o ritardare l’invio dell’e -mail .

Vuoi di più?

Ho preparato altri articoli intorno alle app per Office Main 365, come Exchange Online, Microsoft Outlook, Microsoft Teams e SharePoint Online .

Conclusione

Scopri come inviare e -mail crittografate in Outlook e come Office 365 Funzioni di sicurezza per crittografare le tue e -mail e assicurarle.

Szymon Bochniak

Microsoft 365 Expert con oltre 15 anni di esperienza di lavoro con organizzazioni aziendali. Migliorare la produttività e i processi aziendali nelle aziende utilizzando applicazioni Office 365. Autore di Microsoft 365 Atwork Blog and Academy.